HubSpot Funnel Report: La Guía Completa

Si no sabes dónde está perdiendo tu Pipeline, estás adivinando. Los funnel reports de HubSpot te muestran exactamente dónde los contactos abandonan, qué porcentaje avanza en cada etapa y en qué concentrar tu tiempo. Esta guía explica cómo crear uno, leer los números y actuar en base a lo que encuentras.

¿Qué es un funnel report de HubSpot?

Un funnel report en HubSpot es una visualización que muestra cuántos contactos, deals o empresas pasan por una serie definida de etapas, junto con la tasa de conversión entre cada una.

Piénsalo como una herramienta de medición para tu Pipeline. Defines las etapas (por ejemplo, Lead → MQL → SQL → Opportunity → Cliente), HubSpot cuenta cuántos registros alcanzan cada etapa y calcula el abandono entre ellas.

El resultado es un gráfico de barras que muestra:

• Volumen: cuántos registros alcanzaron cada etapa

• Tasas de conversión: qué porcentaje pasó de una etapa a la siguiente

• Abandono: el número absoluto y relativo de registros perdidos en cada transición

Funnel reports vs. pipeline reports

Estos dos conceptos se confunden con frecuencia. Aquí está la diferencia:

Un pipeline report muestra dónde están actualmente tus deals en las etapas del Pipeline. Es una instantánea de tu Pipeline activo.

Un funnel report muestra cómo se han movido los deals (o contactos) con el tiempo. Indica qué porcentaje pasó por cada transición. Eso lo convierte en un informe de eficiencia de procesos.

Ambos son útiles. Pero si quieres entender por qué ganas o pierdes, el funnel report te da datos más accionables.

¿Quién puede usar los funnel reports de HubSpot?

Los funnel reports están disponibles en:

• Marketing Hub Professional y Enterprise: funnels de contactos y etapas del ciclo de vida

• Sales Hub Professional y Enterprise: funnels de etapas de deals

• CRM Suite Professional y Enterprise: ambos

No están disponibles en los planes Free o Starter. Si estás en Starter, tendrás que actualizar o crear una aproximación manual con otros tipos de informes.

Los dos tipos de funnel reports de HubSpot

Antes de crear nada, entiende la diferencia entre los dos modos de funnel report. Aquí es donde la mayoría se confunde.

Modo “Todas las etapas”

Un contacto o deal se cuenta en cada etapa solo si pasó por todas las etapas anteriores en orden.

Ejemplo: Si tu funnel es Lead → MQL → SQL, un contacto que fue directamente de Lead a SQL (saltándose MQL) no aparecerá en la barra de MQL.

Usa esto cuando tu proceso es estrictamente lineal y quieres medir qué tan bien funciona toda tu secuencia.

Modo “Cualquier etapa”

Un contacto o deal se cuenta en cada etapa si alguna vez alcanzó esa etapa, independientemente de si pasó por las etapas anteriores.

Ejemplo: Ese mismo contacto que se saltó MQL aparecería tanto en la barra de Lead como en la de SQL.

Usa esto para obtener una imagen más completa del alcance total en cada etapa, independientemente de cómo llegaron.

Ninguno es mejor por naturaleza. Responden preguntas diferentes. La mayoría de equipos debería empezar con “Todas las etapas” para encontrar las fugas reales del proceso, y luego usar “Cualquier etapa” para entender el rendimiento total.

Cómo crear un funnel report en HubSpot

Así es como crear un funnel report desde cero.

Paso 1: Ir a Informes

Navega a Informes en la navegación superior. Haz clic en Crear informe en la parte superior derecha.

Paso 2: Elegir funnel report

En la biblioteca de informes, despázate hasta Funnel o búscalo. Selecciona Funnel de las plantillas. Verás opciones para contactos, deals o empresas. Elige la que corresponda a tu objetivo.

Paso 3: Definir tus etapas

Esta es la parte más importante. Añade las etapas que quieres rastrear en secuencia.

Para un funnel de ciclo de vida de contactos, tus etapas podrían ser:

• Suscriptor → Lead → Lead Cualificado para Marketing → Lead Cualificado para Ventas → Opportunity → Cliente

Para un funnel de etapas de deals, usarías las etapas reales de tu Pipeline:

• Llamada de descubrimiento programada → Demo completada → Propuesta enviada → Contrato enviado → Closed Won

Puedes añadir hasta 10 etapas por funnel report.

Importante: HubSpot solo cuenta un contacto o deal en una etapa si tiene una marca de tiempo para esa etapa. Asegúrate de que tus etapas del ciclo de vida y las etapas de deals estén siendo marcadas en tu CRM. De lo contrario, los datos de tu funnel serán inexactos.

Paso 4: Definir el período de fechas

Especifica el período que quieres analizar. Te recomiendo empezar con los últimos 90 días para obtener suficiente volumen. Si tu ciclo de ventas es largo, ve a 6 o 12 meses.

El período de fechas se aplica a cuando los contactos entraron en la primera etapa. Estás viendo cohortes, no totales históricos.

Paso 5: Elegir tu modo

Selecciona “Todas las etapas” o “Cualquier etapa” como se describió anteriormente.

Paso 6: Aplicar filtros (opcional)

Puedes filtrar el funnel por cualquier propiedad de contacto o deal. Las más comunes: fuente de lead (para comparar el rendimiento por canal), propietario del contacto (para comparar comerciales), sector o tamaño de empresa (para ver qué segmentos convierten mejor) y fecha de creación (para rastrear cohortes a lo largo del tiempo).

Paso 7: Guardar y añadir al dashboard

Dale al informe un nombre descriptivo (por ejemplo, “Funnel del ciclo de vida de contactos - Q1 2025”) y guárdalo. Añádelo a tu dashboard principal de ventas o marketing para tenerlo visible de un vistazo.

Cómo leer un funnel report de HubSpot

Una vez que hayas creado el informe, esto es lo que debes mirar.

El gráfico de barras

Cada barra representa una etapa. La altura muestra el recuento. El número dentro o debajo de la barra muestra tanto el recuento como la tasa de conversión desde la etapa anterior.

Un funnel saludable se vuelve progresivamente más pequeño de izquierda a derecha. Eso es normal. Lo que buscas son caídas drásticas.

Tasas de conversión entre etapas

HubSpot muestra el porcentaje de conversión entre etapas adyacentes. Si estás convirtiendo el 60% de los leads en MQLs, eso es un hecho. Si es bueno o malo depende de tu sector, modelo de negocio y base histórica.

Dicho esto, aquí hay referencias aproximadas para calibrar. Lead a MQL: 20-40% es común para negocios con fuerte inbound. MQL a SQL: 30-50% es saludable. SQL a Opportunity: 40-70% (una gran caída aquí generalmente indica que la cualificación de ventas está mal). Opportunity a Closed Won: 20-40% es típico para SaaS B2B.

Análisis de abandono

El dato más valioso no es la tasa de conversión. Es el recuento de abandono. Si pierdes 500 leads en la etapa MQL, eso es un problema de $X. Calcula el impacto en ingresos de corregir esa etapa. Eso te da una hoja de ruta priorizada.

Cómo desglosar un funnel report por propiedad

Una de las funciones más útiles de los funnel reports de HubSpot es el desglose por propiedad. Te permite visualizar tu funnel segmentado por una propiedad específica de contacto o deal, todo en una sola vista.

En lugar de crear cinco funnels filtrados por separado para comparar canales, puedes añadir un desglose y ver todos los canales uno al lado del otro en el mismo gráfico.

Qué hace el desglose por propiedad

Cuando aplicas un desglose, HubSpot divide cada etapa del funnel en segmentos basados en los valores de la propiedad que elijas. Por ejemplo, si desglosas por Fuente de lead, cada barra se divide en búsqueda orgánica, anuncios pagados, directo, email, redes sociales, etc.

Esto hace inmediatamente obvio si los leads orgánicos convierten mejor que los leads pagados. Sin tener que salir del informe.

Cómo añadir un desglose en HubSpot

En el constructor de funnel reports (el nuevo journey funnel builder):

1. Crea las etapas de tu funnel de manera normal 2. En el panel derecho, busca la opción Desglosar o Agrupar por 3. Selecciona la propiedad por la que quieres desglosar (por ejemplo, Fuente de lead, Propietario del deal, Sector, Pipeline) 4. Ejecuta el informe. Cada barra de etapa ahora estará segmentada por valor de propiedad

Buenas propiedades para desglosar: fuente de lead (rendimiento del canal de principio a fin), propietario del deal (qué comerciales cierran a tasas más altas), sector o tamaño de empresa (qué segmentos convierten mejor) y Pipeline (si gestionas múltiples Pipelines).

Desglose vs. filtro: ¿cuál es la diferencia?

Es fácil confundirlos. Un filtro restringe los datos a los registros que cumplen una condición (por ejemplo, solo contactos donde Fuente de lead = Orgánico). Un desglose muestra todos los registros pero los segmenta visualmente por valor de propiedad (por ejemplo, todos los contactos, con cada barra dividida por Fuente de lead). Usa un filtro para aislar un segmento. Usa un desglose para comparar múltiples segmentos a la vez.

Qué hacer con tus datos de funnel

Así es como usar realmente lo que encuentras.

Alto abandono en Lead → MQL

Esto normalmente significa que estás atrayendo el tráfico equivocado, o que tu definición de MQL es demasiado estricta. Comprueba si tus leads provienen de canales que coinciden con tu ICP, si tu puntuación MQL está descartando leads buenos de forma demasiado agresiva, y si tus secuencias de nurturing están haciendo avanzar a las personas con suficiente rapidez. Soluciones: ajusta el targeting de las campañas pagadas, mejora los emails de nurturing, revisa la configuración de lead scoring en HubSpot.

Alto abandono en MQL → SQL

Este es un problema de traspaso entre marketing y ventas. O marketing está enviando leads que ventas no considera listos, o ventas no está haciendo Follow-up con suficiente rapidez.

Soluciones: acuerda la definición de SQL en un SLA escrito, comprueba con qué rapidez responde ventas a los traspasos de MQL (las fechas de vencimiento de tareas de HubSpot ayudan aquí) y revisa qué están haciendo los MQLs antes del traspaso.

Alto abandono en Opportunity → Closed Won

Este es un problema de ejecución de ventas. El lead llegó lo suficientemente lejos como para ser considerado serio, pero algo falló en el proceso de ventas.

Soluciones: ejecuta informes de duración de etapas de deals para ver dónde se estancan, escucha grabaciones de llamadas de deals perdidos y realiza un análisis de victorias/derrotas sobre las propiedades de los deals.

Funnel reports para etapas de deals vs. etapas del ciclo de vida

Puedes crear funnel reports tanto para etapas de deals como para etapas del ciclo de vida. Aquí está cuándo usar cada uno:

Los funnels de etapas del ciclo de vida son mejores para rastrear el proceso completo de marketing y ventas desde la concienciación hasta el cliente. Abarcan todo el ciclo de ingresos y te dan una vista de marketing a ingresos.

Los funnels de etapas de deals son mejores para analizar la eficiencia del proceso de ventas. Son más granulares y están vinculados al rendimiento específico del Pipeline.

La mayoría de los equipos de operaciones de ingresos maduros usan ambos: un funnel de ciclo de vida para informes ejecutivos y análisis de canales, y un funnel de etapas de deals para coaching del equipo de ventas y mejora de procesos.

Errores comunes con los funnel reports de HubSpot

Usar funnel reports con datos sucios

Los funnel reports son tan buenos como las marcas de tiempo de tus etapas. Si tu equipo está actualizando manualmente las etapas del ciclo de vida o las etapas de deals sin un proceso confiable, tu funnel estará lleno de agujeros.

Antes de crear funnel reports, audita tus datos. Comprueba qué porcentaje de tus contactos tienen fechas de etapas del ciclo de vida completadas. Si es inferior al 70%, soluciona primero el problema de higiene de datos.

Ignorar la dimensión temporal

Un funnel de instantánea es útil, pero comparar funnels a lo largo del tiempo es donde se vuelve poderoso. Crea el mismo funnel para Q1 vs. Q2 y observa cómo cambiaron las tasas de conversión. Así es como mides si tus mejoras están funcionando realmente.

Tratar el funnel como un proceso lineal

La mayoría de los clientes no siguen un camino limpio A→B→C. Vuelven atrás, se reenganchan, se saltan etapas. El modo “Todas las etapas” mostrará una imagen más limpia que puede ser engañosa para ciclos de compra complejos. Usa “Cualquier etapa” para tenerlo en cuenta.

No segmentar

Un funnel agregado oculta más de lo que revela. Siempre desglosa tu funnel por al menos una o dos dimensiones: fuente de lead, comercial, sector, tamaño del deal. La tasa de conversión agregada es un promedio de rendimientos muy diferentes debajo.

Integrar los funnel reports en tu proceso habitual

Un funnel report que miras una sola vez es decoración. Convértelo en un hábito regular. Cada semana, revisa tu funnel de etapas de deals durante la reunión del equipo de ventas y marca cualquier etapa que caiga semana tras semana. Cada mes, revisa el funnel completo del ciclo de vida por canal con marketing y reasigna el presupuesto hacia lo que mejor convierte. Cada trimestre, compara el rendimiento del funnel con el trimestre anterior y establece objetivos de tasa de conversión por etapa. Añade tus informes más importantes a un dashboard compartido para que ambos equipos trabajen siempre con los mismos números.

HubSpot Funnel Reports y Hublead

Si usas Hublead para capturar leads de LinkedIn directamente en HubSpot, los funnel reports se vuelven aún más útiles. Puedes filtrar tu funnel específicamente por contactos que llegaron a través de prospección en LinkedIn y ver exactamente cómo convierten en comparación con otras fuentes.

Este tipo de análisis de funnel a nivel de canal es lo que te ayuda a decidir si vale la pena apostar más por el Outbound en LinkedIn. O si cambiar el esfuerzo a otro lugar. Consulta la guía completa de integración de HubSpot y LinkedIn para configurarlo.

Funnel reports legacy vs. el nuevo journey funnel builder

HubSpot tiene dos sistemas de funnel reports: el constructor de funnels legacy (más antiguo) y el nuevo journey funnel builder (actual). Si llevas tiempo usando HubSpot, puede que tengas informes creados en el sistema legacy que funcionan de manera diferente.

El legacy funnel builder

El constructor legacy tenía dos modos: “Todas las etapas” y “Cualquier etapa” (descritos anteriormente en esta guía). Características principales:

Los eventos solo necesitaban ocurrir dentro del período de fechas, sin requerir un orden secuencial. No había límites de período de fechas. Los contactos podían completar etapas fuera de orden y aun así ser contados en todas las etapas.

El nuevo journey funnel builder

El nuevo constructor (actualmente en beta, con lanzamiento gradual a todas las cuentas) funciona de manera diferente:

• La finalización de etapas debe ser secuencial: si un contacto se salta la etapa 2 y va directamente a la etapa 3, no será contado en la etapa 2

• Período de retrospectiva máximo de 5 años (puede ser menor para cuentas de alto volumen)

• Etapas opcionales: puedes marcar cualquier etapa como opcional, lo que significa que los contactos no tienen que pasar por ella para continuar

• Informes generados por IA: usa Breeze AI para describir el funnel que quieres en lenguaje natural y HubSpot lo creará

Por qué tus cifras pueden ser diferentes

Si tu cuenta ha migrado al nuevo constructor, puede que veas recuentos más bajos en cada etapa. Esto es esperado. El nuevo constructor requiere la finalización secuencial de etapas, por lo que los contactos que completaron etapas fuera de orden ahora estarán excluidos de las etapas intermedias.

Si tus recuentos cayeron significativamente, observa cuántos contactos estaban completando etapas fuera de orden. Usa la función de etapas opcionales para las etapas que se omiten con frecuencia. Y ajusta tu período de fechas ya que el nuevo constructor es más preciso sobre cuándo los contactos entraron en cada etapa.