Cómo usar el agente de prospección de HubSpot: La guía definitiva para equipos de ventas

Todavía no he conocido a ningún vendedor que ame la prospección. 

Y no me refiero solo a inscribir una lista de contactos en una secuencia y lavar las manos del asunto. Esa es la parte fácil.

Me refiero a encontrar, calificar y segmentar contactos y al agotador proceso de contactarlos en múltiples canales hasta obtener un "sí" entusiasta o que te cierren la puerta en la cara. 

El agente de prospección de HubSpot puede solucionar eso, al menos en parte. Si bien el agente de prospección de HubSpot no puede reemplazarte por completo, es efectivo para quitarte tareas rutinarias y ayudarte a prospectar con eficiencia. En esta guía, te explico cómo configurar el agente de prospección de HubSpot, qué tener en cuenta y cómo usarlo de manera efectiva.

¿Qué es el agente de prospección de HubSpot?

Imagina que tienes un compañero potenciado con IA que puede ayudarte a investigar prospectos, redactar correos y enviar mensajes en el momento justo, siempre.

Eso, en pocas palabras, es el agente de prospección de HubSpot.

El agente de prospección de HubSpot es una herramienta de automatización de ventas con IA integrada en el CRM de HubSpot que puede ayudarte a investigar, redactar mensajes y enviarlos a tus prospectos. Es parte del conjunto Breeze AI, la colección de herramientas de marketing y ventas con IA de HubSpot que automatizan tareas y generan contenido. 

El agente de prospección está disponible para usuarios de Sales Hub Professional y Enterprise, y puede funcionar de forma semiautónoma o totalmente autónoma, según el nivel de supervisión que quiera tu equipo. 

Específicamente, puedes usar el agente de prospección para…

• Recopilar información de empresas y contactos a partir de los datos del CRM de HubSpot, fuentes públicas como perfiles de LinkedIn, sitios web de empresas, artículos de noticias y anuncios de financiamiento, para construir una imagen completa de cada prospecto.
• Crear mensajes de Outreach personalizados basados en los datos del prospecto, tu perfil de ventas y los puntos de dolor y propuestas de valor específicos que defines.
• Programar y enviar correos de Follow-up automáticamente según los patrones de interacción, manteniendo el impulso sin necesidad de intervención manual de tus vendedores.
• Identificar cuándo los prospectos responden y ajustar la secuencia de Outreach en consecuencia, deteniendo los Follow-ups automatizados y marcando la conversación para que un vendedor tome el relevo.

Aunque el agente de prospección no puede hacer ni recibir llamadas por ti (todavía), puede aligerar tu flujo de trabajo diario, permitiéndote enfocarte en tareas de mayor valor.

Cómo configurar el agente de prospección de HubSpot

El agente de prospección es fácil de configurar, pero ten cuidado de seguir las instrucciones para que A) los resultados sean buenos y B) la herramienta no se descontrole en tu CRM. Deberías poder configurarlo en menos de 30 minutos. Solo sigue los pasos a continuación:

1. Completa la configuración del agente de prospección
2. Activa las fuentes de datos de IA
3. Conecta tu cuenta de envío de correo
4. Configura tus listas de exclusión

1. Completa la configuración del agente de prospección

En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Ventas en el menú lateral y luego selecciona Agente de prospección. 

Una vez en la página del agente de prospección, haz clic en el botón "Configurar agente" en la esquina superior derecha para comenzar el asistente de configuración.

Se te pedirá que configures un perfil de ventas, ingreses tu sitio web para análisis, y selecciones las industrias a las que vendes y los perfiles que buscas. 

Breeze resumirá automáticamente la información sobre tus productos y servicios basándose en tu sitio web. Revisa y edita esta información para tu perfil de ventas según sea necesario. 

Luego, deberás seleccionar en nombre de quién enviará correos el agente de prospección. Puedes enviar desde el propietario del contacto o desde un usuario específico de tu portal.

A continuación, puedes configurar las llamadas a la acción que usa el agente de prospección y los documentos o adjuntos que envía en un correo. 

Y finalmente, puedes revisar y aprobar los mensajes antes de que se envíen (recomendado al inicio) o enviarlos automáticamente. También puedes configurar el tono que se usa y la voz de tu marca. 

¡No te saltes esta parte, quieres que estos mensajes suenen como tú! Y si haces clic en Mostrar opciones adicionales en la parte inferior de la página, verás dos configuraciones más:

• Frecuencia de Outreach: Puedes establecer el número mínimo de días entre correos y el número máximo de correos por inscripción. Te recomiendo empezar con las opciones predeterminadas y ajustarlas según el rendimiento. 
• Ventana de envío de correos: Puedes configurar el agente de prospección para que envíe correos solo durante el horario laboral, para mejorar tus posibilidades de ser visto y minimizar el riesgo de ser marcado como spam.

Una vez configurado todo esto, ¡tu agente de prospección está casi listo para funcionar! Solo completa los pasos restantes para asegurarte de que pueda acceder a todo lo que necesita en tu portal.

2. Activa las fuentes de datos de IA

Antes de ejecutar el agente de prospección, asegúrate de que tenga acceso a toda la información que necesita para la investigación y personalización. 

Ve a Configuración > Gestión de cuenta > IA y activa los siguientes interruptores:

• Dar a los usuarios acceso a herramientas y funciones de IA generativa
• Datos del CRM
• Datos de conversaciones con clientes
• Acceso a datos de archivos

Si alguno de estos interruptores está desactivado, el agente no podrá personalizar los correos correctamente y generará contenido genérico que aleja a los prospectos. ¡Así que no ejecutes el agente de prospección sin tenerlos activados!

Luego, haz clic en la pestaña Fuentes de datos y asegúrate de que toda la información allí sea correcta.

3. Conecta tu cuenta de envío de correo

El agente de prospección envía correos desde tu bandeja de entrada conectada en tu nombre, para que parezca que los correos provienen de ti. Si ya tienes una bandeja de entrada conectada, deberías tener esto habilitado. 

Si no, ve a Configuración > General > Correo electrónico y haz clic en "Conectar correo personal". Sigue el flujo de autenticación para conectar tu bandeja de entrada. Luego desplázate hasta la sección Agente de prospección y marca la casilla para "Habilitar acceso del agente". De lo contrario, el agente de prospección no podrá enviar correos por ti.

4. Configura tus listas de exclusión

Por último, es hora de establecer algunas barreras de protección para el comportamiento del agente de prospección con los contactos. 

Una vez creado el perfil de ventas, haz clic en Configuración del agente en la esquina superior derecha de la pantalla:

Luego haz clic en la pestaña Listas de exclusión:

Sube listas de contactos que nunca deben recibir correos de prospección, como competidores, clientes actuales, socios, empleados y cualquier persona que haya optado por no recibir correos.

¡Ya está todo listo! Ahora es hora de inscribir contactos y empresas para prospectar en piloto automático.

Cómo inscribir contactos y empresas en el agente de prospección de HubSpot

Una vez configurado, es hora de ponerse a trabajar… o dejar que Breeze trabaje por ti. Hay tres formas de inscribir prospectos en el agente de prospección para su seguimiento:

1. Manualmente
2. Automatizado según reglas
3. Automatizado mediante Workflows

1. Inscripción manual

La inscripción manual te permite seleccionar contactos o empresas específicas para que el agente los prospecte. Esto te da mayor control sobre quién recibe el Outreach y qué perfil de ventas experimenta. 

Sigue estos pasos para inscribir contactos manualmente:

1. Ve a la página del agente de prospección en HubSpot
2. Haz clic en el desplegable "Inscribir" en la esquina superior derecha
3. Selecciona "Inscribir contactos manualmente" o "Inscribir empresas manualmente"
4. Usa filtros de búsqueda para encontrar contactos que coincidan con tu perfil de cliente ideal (ICP)
5. Marca las casillas junto a los contactos que quieres inscribir
6. Haz clic en "Siguiente" y selecciona qué perfil de ventas usar para este grupo
7. Haz clic en "Inscribir" para confirmar

¡Y listo!

2. Inscripción automatizada basada en reglas

Con la inscripción automatizada, se investigarán hasta 10 contactos a la vez; el resto permanecerá en estado "En cola". Así es como configurarla:

1. Ve a la página del agente de prospección en HubSpot
2. Haz clic en "Configuración del agente" y luego en la pestaña "Inscripciones automáticas"
3. Personaliza las reglas disponibles (por ejemplo, para inscribir cuando se visita una página, selecciona la página que quieres como disparador)
4. Selecciona qué perfil de ventas aplica a los contactos que cumplen estas reglas
5. Activa el conjunto de reglas

Los nuevos contactos que cumplan tus criterios se inscribirán automáticamente de forma continua.

3. Inscripción basada en Workflows para criterios complejos

¡También puedes inscribir contactos en el agente de prospección mediante un Workflow para mayor automatización!

Crea un nuevo Workflow para inscribir contactos o empresas y selecciona la acción "Inscribir en el agente de prospección". Esto te permite inscribir contactos con criterios muy precisos como:

• Conectarse contigo en LinkedIn (necesitarás una cuenta de Hublead para sincronizar las actividades de LinkedIn de vuelta a HubSpot)
• Interactuar con contenido de marketing o ventas en tu sitio web
• Volver a captar Leads inactivos

Una vez que añadas la acción de inscripción en el agente de prospección, deberás configurar el perfil de ventas (que creaste en el paso 1), el método de ventas y si enviar mensajes automáticamente o esperar aprobación.

Consejos para tener éxito con el agente de prospección de HubSpot

Si bien el agente de prospección de HubSpot es increíblemente útil, no es magia. Debes configurarlo correctamente, de lo contrario arriesgas quemar tu lista de prospectos y quedarte con un Pipeline vacío. 

Sigue estas buenas prácticas para mejorar tus resultados:

• Empieza con buenos datos: El agente de prospección puede personalizar correos, pero su calidad depende de los datos que le des. Antes de inscribir a alguien, asegúrate de haber dado al agente acceso a tu CRM y de que tus contactos tengan información precisa y actualizada.
• Define claramente tu propuesta de valor y tu ICP: Los perfiles de ventas vagos generan Outreach vago. Dile al agente exactamente qué vendes, a quién le vendes y qué problemas resuelves, con un lenguaje específico y orientado a resultados.
• Establece pautas de tono para la voz de la marca: Sin orientación de tono, el agente usará un estilo que suena, bueno, como una IA. Elige si tu Outreach debe ser conversacional, técnico o formal, y que coincida con cómo tu equipo de ventas realmente habla con los prospectos.
• Configura instrucciones personalizadas y barreras de protección: Dale al agente reglas específicas, como "nunca menciones precios en el primer correo", "siempre menciona el nombre de la empresa del prospecto" o "evita la jerga a menos que el cargo del contacto sea técnico". Piensa en ello como entrenar a un nuevo SDR; cuanto más específicas sean tus instrucciones, más rápido se adaptará.

Y sobre todo, presta atención a tus números. El agente de prospección puede hacer maravillas, pero lo único que importa es si los contactos responden a tu Outreach y reservan llamadas. Solo porque esté potenciado con IA no significa que no necesites prestar atención y optimizar sobre la marcha.

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El agente de prospección de HubSpot es un salvavidas para los vendedores ocupados, pero recuerda que el éxito en el Outbound no se trata de una plantilla mágica, de dar en el clavo o de tener la mejor herramienta de IA. 

Se trata más de orquestar mensajes y puntos de contacto. Identifica a tus mejores prospectos, elige tus canales y coordina tus puntos de contacto para captar su atención.

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