So verwendest du den HubSpot Prospecting Agent: Der ultimative Leitfaden für Sales-Teams

Ich habe noch keinen Vertriebler getroffen, der Prospecting liebt. 

Und ich meine nicht nur, eine Liste von Kontakten in eine Sequence einzutragen und die Hände in den Schoß zu legen. Das ist der einfache Teil.

Ich meine das Finden, Qualifizieren und Segmentieren von Kontakten und den mühsamen Prozess, über mehrere Kanäle auf sie zuzugehen, bis du ein begeistertes „Ja“ oder eine Absage bekommst. 

Der HubSpot Prospecting Agent kann das zumindest ein wenig lösen. Obwohl er dich nicht vollständig ersetzen kann, ist er effektiv darin, zeitraubende Aufgaben von deinem Teller zu nehmen und dir zu helfen, effizienter zu prospecten. In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie du den HubSpot Prospecting Agent einrichtest, worauf du achten musst, und wie du ihn effektiv einsetzen kannst.

Was ist der HubSpot Prospecting Agent?

Stell dir vor, du hättest einen KI-gestützten Teamkollegen, der dir bei der Recherche von Prospects, dem Verfassen von E-Mails und dem Versenden von Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt helfen kann – jedes Mal.

Das ist, kurz gesagt, der HubSpot Prospecting Agent.

Der HubSpot Prospecting Agent ist ein KI-gestütztes Sales-Automatisierungstool, das in HubSpots CRM integriert ist und dir bei der Recherche, dem Verfassen und dem Versenden von Nachrichten an Prospects helfen kann. Er ist Teil der Breeze AI-Suite, HubSpots Sammlung von KI-gestützten Marketing- und Sales-Tools, die Aufgaben automatisieren und Inhalte generieren. 

Der Prospecting Agent ist für Sales Hub Professional- und Enterprise-Nutzer verfügbar und kann halb-autonom oder vollständig autonom betrieben werden, je nachdem, wie viel Kontrolle dein Team möchte. 

Konkret kannst du den Prospecting Agent nutzen, um…

• Unternehmens- und Kontaktinformationen aus HubSpot-CRM-Daten und öffentlichen Quellen wie LinkedIn-Profilen, Unternehmenswebsites, Nachrichtenartikeln und Finanzierungsankündigungen zu sammeln, um ein umfassendes Bild jedes Prospects zu erstellen.
• Individuelle Outreach-Nachrichten basierend auf Prospect-Daten, deinem Selling Profile und den spezifischen Schmerzpunkten und Value Propositions zu erstellen, die du definierst.
• Follow-up-E-Mails automatisch basierend auf Engagement-Mustern zu planen und zu versenden, ohne dass deine Sales-Mitarbeiter manuell eingreifen müssen.
• Zu erkennen, wann Prospects antworten, und die Outreach-Sequence entsprechend anzupassen – automatisierte Follow-ups zu stoppen und das Gespräch für einen Vertriebler zu markieren.

Auch wenn der Prospecting Agent keine Anrufe für dich tätigen und empfangen kann (noch nicht), kann er deinen täglichen Workflow erheblich entlasten und dir ermöglichen, dich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren.

So richtest du den HubSpot Prospecting Agent ein

Der Prospecting Agent ist einfach einzurichten, aber achte darauf, die Schritte sorgfältig zu befolgen, damit A) der Output gut ist und B) das Tool nicht unkontrolliert in deinem CRM agiert. Du solltest die Einrichtung in unter 30 Minuten abschließen können. Folge einfach den Schritten unten:

1. Führe die Einrichtung des Prospecting Agent durch
2. Aktiviere KI-Datenquellen
3. Verbinde dein E-Mail-Versandkonto
4. Richte deine Ausschlusslisten ein

1. Führe die Einrichtung des Prospecting Agent durch

Klicke in deinem HubSpot-Konto in der Seitenleiste auf „Sales“ und wähle dann Prospecting Agent. 

Sobald du auf der Prospecting-Agent-Seite bist, klicke auf die Schaltfläche „Agent einrichten“ in der oberen rechten Ecke, um den Konfigurations-Wizard zu starten.

Du wirst aufgefordert, ein Selling Profile einzurichten, deine Website für die Analyse einzugeben und die Branchen sowie die Personas auszuwählen, die du ansprichst. 

Breeze fasst automatisch Informationen über deine Produkte und Dienstleistungen basierend auf deiner Website zusammen. Überprüfe und bearbeite diese Informationen für das Selling Profile nach Bedarf. 

Dann musst du auswählen, in wessen Namen der Prospecting Agent E-Mails sendet. Du kannst entweder vom Kontaktinhaber oder von einem bestimmten Nutzer in deinem Portal senden.

Als Nächstes kannst du die Calls to Action konfigurieren, die der Prospecting Agent verwendet, sowie alle Dokumente oder Anhänge, die er in einer E-Mail sendet. 

Und schließlich kannst du Nachrichten vor dem Versenden überprüfen und genehmigen (empfohlen am Anfang) oder sie automatisch senden. Du kannst auch den Ton und deine Brand Voice konfigurieren. 

Überspringe diesen Teil nicht – du möchtest, dass diese Nachrichten wie du klingen! Und wenn du unten auf der Seite auf Weitere Optionen anzeigen klickst, siehst du zwei weitere Einstellungen:

• Outreach-Frequenz: Du kannst die Mindestanzahl von Tagen zwischen E-Mails und die maximale Anzahl von E-Mails pro Enrollment festlegen. Ich würde mit den Standardoptionen beginnen und sie basierend auf der Performance anpassen. 
• E-Mail-Versandfenster: Du kannst den Prospecting Agent so einstellen, dass er nur während der Geschäftszeiten E-Mails sendet, um deine Chancen zu verbessern, gesehen zu werden, und das Risiko zu minimieren, als Spam markiert zu werden.

Sobald diese eingestellt sind, ist dein Prospecting Agent fast bereit! Arbeite die verbleibenden Schritte durch, um sicherzustellen, dass er auf alles zugreifen kann, was er in deinem Portal benötigt.

2. Aktiviere KI-Datenquellen

Bevor du den Prospecting Agent startest, stelle sicher, dass er Zugang zu allen Informationen hat, die er für Recherche und Personalisierung benötigt. 

Gehe zu Einstellungen > Kontoverwaltung > KI und aktiviere die folgenden Schalter:

• Nutzern Zugang zu generativen KI-Tools und -Funktionen gewähren
• CRM-Daten
• Kundengespräch-Daten
• Datei-Datenzugriff

Wenn einer dieser Schalter deaktiviert ist, kann der Agent E-Mails nicht richtig personalisieren und produziert generischen Content, der Prospects abschreckt. Starte den Prospecting Agent also nicht ohne diese aktiviert zu haben!

Klicke dann auf den Tab Datenquellen und stelle sicher, dass alle dort angezeigten Informationen korrekt sind.

3. Verbinde dein E-Mail-Versandkonto

Der Prospecting Agent sendet E-Mails von deinem verbundenen Posteingang in deinem Namen, sodass diese E-Mails so aussehen, als kämen sie von dir. Wenn du bereits einen verbundenen Posteingang hast, sollte dies bereits aktiviert sein. 

Falls nicht, gehe zu Einstellungen > Allgemein > E-Mail und klicke auf „Persönliche E-Mail verbinden.“ Folge dem Authentifizierungsablauf, um deinen Posteingang zu verbinden. Scrolle dann nach unten zum Abschnitt Prospecting Agent und aktiviere das Kästchen „Agent-Zugang aktivieren.“ Andernfalls kann der Prospecting Agent keine E-Mails für dich senden.

4. Richte deine Ausschlusslisten ein

Zum Schluss ist es Zeit, einige Leitplanken für das Verhalten des Prospecting Agent und seine Interaktion mit Kontakten einzurichten. 

Sobald das Selling Profile erstellt ist, klicke in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Agent-Setup:

Klicke dann auf den Tab Ausschlusslisten:

Lade Listen von Kontakten hoch, die niemals Prospecting-E-Mails erhalten sollten, wie Wettbewerber, bestehende Kunden, Partner, Mitarbeiter und alle, die sich von E-Mails abgemeldet haben.

Jetzt bist du startklar! Als Nächstes ist es Zeit, Kontakte und Unternehmen einzutragen, damit du auf Autopilot prospecten kannst.

So trägst du Kontakte und Unternehmen in den HubSpot Prospecting Agent ein

Sobald du eingerichtet bist, ist es Zeit, loszulegen… oder Breeze die Arbeit für dich erledigen zu lassen. Es gibt drei Möglichkeiten, Prospects in den Prospecting Agent für das Nurturing einzutragen:

1. Manuell
2. Automatisiert basierend auf Regeln
3. Automatisiert basierend auf Workflows

1. Manuelle Eintragung

Die manuelle Eintragung ermöglicht es dir, bestimmte Kontakte oder Unternehmen für den Agent auszuwählen. Das gibt dir die meiste Kontrolle darüber, wer Outreach erhält und welches Selling Profile angewendet wird. 

Folge diesen Schritten, um Kontakte manuell einzutragen:

1. Gehe zur Prospecting-Agent-Seite in HubSpot
2. Klicke auf das Dropdown „Eintragen“ oben rechts
3. Wähle „Kontakte manuell eintragen“ oder „Unternehmen manuell eintragen.“
4. Verwende Suchfilter, um Kontakte zu finden, die deinem Ideal Customer Profile (ICP) entsprechen.
5. Setze Häkchen neben den Kontakten, die du eintragen möchtest
6. Klicke auf „Weiter“ und wähle, welches Selling Profile für diese Gruppe verwendet werden soll
7. Klicke auf „Eintragen“ zur Bestätigung

Fertig!

2. Automatisierte Eintragung basierend auf Regeln

Bei der automatisierten Eintragung werden bis zu 10 Kontakte gleichzeitig recherchiert; der Rest bleibt im Status „In Warteschlange“. So richtest du es ein:

1. Gehe zur Prospecting-Agent-Seite in HubSpot
2. Klicke auf „Agent-Setup“ und dann auf den Tab „Automatisierte Eintragungen“
3. Passe die verfügbaren Regeln an (um z. B. beim Besuch einer Seite einzutragen, wähle die gewünschte Seite als Trigger)
4. Wähle, welches Selling Profile für Kontakte gilt, die diese Regeln erfüllen
5. Schalte das Regelset auf „An.“

Neue Kontakte, die deinen Kriterien entsprechen, werden fortlaufend automatisch eingetragen.

3. Workflow-basierte Eintragung für komplexe Kriterien

Du kannst Kontakte auch über einen Workflow in den Prospecting Agent eintragen, um noch mehr Automatisierungsleistung zu erhalten!

Erstelle einen neuen Workflow zum Eintragen von Kontakten oder Unternehmen und wähle die Aktion „In Prospecting Agent eintragen“. So kannst du Kontakte mit fein abgestimmten Kriterien eintragen, wie zum Beispiel:

• Eine LinkedIn-Verbindung mit dir (du benötigst dafür ein Hublead-Konto, um LinkedIn-Aktivitäten zurück zu HubSpot zu synchronisieren)
• Engagement mit Marketing- oder Sales-Inhalten auf deiner Website
• Reaktivierung inaktiver Leads

Sobald du die Aktion zum Eintragen in den Prospecting Agent hinzugefügt hast, musst du das Selling Profile (das du in Schritt 1 erstellt hast), die Selling Method festlegen und entscheiden, ob Nachrichten automatisch gesendet oder auf Genehmigung gewartet werden soll.

Tipps für den Erfolg mit dem HubSpot Prospecting Agent

Obwohl der HubSpot Prospecting Agent unglaublich nützlich ist, ist er kein Wundermittel. Du musst sorgfältig darauf achten, die Einrichtung richtig vorzunehmen, sonst riskierst du, eine Prospect-Liste zu verbrennen und vor einer leeren Pipeline zu stehen. 

Befolge diese Best Practices, um deine Ergebnisse zu verbessern:

• Beginne mit guten Daten: Der Prospecting Agent kann E-Mails personalisieren, aber er ist nur so gut wie die Daten, die du ihm gibst. Bevor du jemanden einträgst, stelle sicher, dass du dem Prospecting Agent Zugang zu deinem CRM gewährt hast und dass deine Kontakte genaue, aktuelle Informationen haben.
• Definiere deine Value Proposition und dein ICP klar: Vage Selling Profiles führen zu vagem Outreach. Teile dem Agent genau mit, was du verkaufst, an wen du es verkaufst und welche Probleme du in spezifischer, ergebnisorientierter Sprache löst.
• Lege Richtlinien für Brand Voice und Ton fest: Ohne Tonanleitung greift der Agent auf etwas zurück, das klingt wie, nun ja, eine KI. Wähle, ob dein Outreach gesprächig, technisch oder formell klingen soll, und stimme es darauf ab, wie dein Sales-Team tatsächlich mit Prospects spricht.
• Richte benutzerdefinierte Anweisungen und Leitplanken ein: Gib dem Agent spezifische Regeln, wie „Nenne niemals Preise in der ersten E-Mail“, „Erwähne immer den Unternehmensnamen des Prospects“ oder „Vermeide Fachjargon, es sei denn, der Titel des Kontakts ist technisch.“ Denk daran wie das Coaching eines neuen SDRs – je spezifischer deine Anleitung, desto schneller kommt er auf Touren.

Und vor allem: Achte auf deine Zahlen. Der Prospecting Agent kann Wunder wirken, aber das Einzige, was zählt, ist, ob Kontakte auf dein Outreach reagieren und Anrufe buchen. Nur weil er KI-gestützt ist, bedeutet das nicht, dass er keine Aufmerksamkeit und Optimierung von dir braucht.

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Der HubSpot Prospecting Agent ist ein Segen für beschäftigte Sales-Mitarbeiter, aber denke daran, dass Erfolg im Outbound weniger von einem einzelnen magischen Template, einem Zufallstreffer oder dem ultimativen KI-Tool abhängt. 

Es geht mehr darum, Nachrichten und Touchpoints zu orchestrieren. Identifiziere deine Top-Prospects, wähle deine Kanäle und koordiniere deine Touchpoints, um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen.

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