So nutzt du den HubSpot Prospecting Agent: Der ultimative Leitfaden für Sales-Teams

Ich habe noch keinen Sales Rep getroffen, der Prospecting wirklich liebt. 

Und damit meine ich nicht nur, eine Liste von Kontakten in eine Sequenz aufzunehmen und die Hände von der ganzen Sache abzuziehen. Das ist der einfache Teil.

Ich meine das Finden, Qualifizieren und Segmentieren von Kontakten und den mühsamen Prozess, sie über verschiedene Kanäle zu erreichen, bis du ein begeistertes "Ja" oder eine zugeschlagene Tür erhältst. 

HubSpots Prospecting Agent kann dir dabei helfen, zumindest ein bisschen. Der HubSpot Prospecting Agent kann dich zwar nicht vollständig ersetzen, aber er ist sehr effektiv darin, Routineaufgaben von deinem Schreibtisch zu nehmen und dir beim effizienten Prospecting zu helfen. In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie du den HubSpot Prospecting Agent einrichtest, worauf du achten solltest, und wie du ihn effektiv nutzt.

Was ist der HubSpot Prospecting Agent?

Stell dir vor, du hättest einen KI-gestützten Kollegen, der dir helfen könnte, Prospects zu recherchieren, E-Mails zu verfassen und Nachrichten zur richtigen Zeit zu versenden - jedes Mal.

Das ist im Grunde genommen der HubSpot Prospecting Agent.

Der HubSpot Prospecting Agent ist ein KI-gestütztes Sales-Automation-Tool, das in HubSpots CRM integriert ist und dir bei Recherche, Nachrichtenentwürfen und dem Versenden von Nachrichten an Prospects helfen kann. Er ist Teil der Breeze AI Suite, HubSpots Sammlung von KI-gestützten Marketing- und Sales-Tools, die Aufgaben automatisieren und Inhalte generieren. 

Der Prospecting Agent ist für Sales Hub Professional und Enterprise Benutzer verfügbar und kann halb- oder vollautomatisch laufen, je nachdem wie viel Aufsicht dein Team haben möchte. 

Speziell kannst du den Prospecting Agent für Folgendes nutzen…

• Unternehmens- und Kontaktinformationen aus HubSpot CRM Daten, öffentlichen Quellen wie LinkedIn Profilen, Unternehmenswebseiten, Nachrichtenartikeln und Finanzierungsankündigungen sammeln, um ein umfassendes Bild jedes Prospects zu erstellen.
• Benutzerdefinierte Outreach-Nachrichten basierend auf Prospect-Daten, deinem Sales-Profil und den spezifischen Schmerzenspunkten und Wertangeboten, die du definierst, erstellen.
• Follow-up E-Mails automatisch zeitplanen und versenden, basierend auf Engagement-Mustern, wobei du Momentum erhältst, ohne dass deine Sales Reps manuell eingreifen müssen.
• Identifizieren, wenn Prospects antworten, und die Outreach-Sequenz entsprechend anpassen, automatische Follow-ups stoppen und die Konversation für einen Rep zur Übernahme kennzeichnen.

Der Prospecting Agent kann zwar (noch) keine Anrufe für dich tätigen und entgegennehmen, aber er kann eine große Last von deinem täglichen Workflow nehmen und dir ermöglichen, dich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Wie man den HubSpot Prospecting Agent einrichtet

Die Einrichtung des Prospecting Agents ist einfach, aber du solltest darauf achten, den Anweisungen zu folgen, damit A) die Ausgabe gut ist und B) das Tool in deinem CRM nicht eigene Wege geht. Die Einrichtung sollte in weniger als 30 Minuten abgeschlossen sein. Folge einfach den Schritten unten:

1. Durchlaufe die Einrichtung des Prospecting Agents
2. Aktiviere KI-Datenquellen
3. Verbinde dein E-Mail Versand-Konto
4. Richte deine Ausschlusslisten ein

1. Durchlaufe die Einrichtung des Prospecting Agents

Klicke in deinem HubSpot Account im Seitenmenü auf Sales und wähle dann Prospecting Agent. 

Sobald du auf der Seite des Prospecting Agents bist, klicke auf den Button "Agent einrichten" oben rechts, um den Konfigurationsguru zu starten.

Du wirst aufgefordert, ein Sales Profil zu erstellen, deine Website zur Analyse einzugeben und die Branchen auszuwählen, in die du verkaufst, sowie die Personas, die du ansprichst. 

Breeze wird automatisch Informationen über deine Produkte und Dienstleistungen basierend auf deiner Website zusammenfassen. Überprüfe und bearbeite diese Informationen für dieses Sales Profil nach Bedarf. 

Dann musst du auswählen, in wessen Namen der Prospecting Agent E-Mails versenden wird. Du kannst entweder vom Kontakt-Besitzer oder von einem bestimmten Benutzer in deinem Portal aus versenden.

Als Nächstes kannst du die Calls to Action konfigurieren, die der Prospect Agent verwendet, sowie alle Dokumente oder Anhänge, die er in einer E-Mail versendet. 

Und schließlich kannst du Nachrichten überprüfen und genehmigen, bevor sie versendet werden (zu Anfang empfohlen), oder sie automatisch versenden. Du kannst auch den Ton konfigurieren, der verwendet wird, und deine Brand Voice. 

Überspringe diesen Teil nicht, du willst, dass diese Nachrichten wie du klingen! Und wenn du unten auf der Seite auf Weitere Optionen anzeigen klickst, sehen Sie zwei weitere Einstellungen zum Konfigurieren:

• Outreach-Häufigkeit: Du kannst die Mindestanzahl von Tagen zwischen E-Mails und die maximale Anzahl von E-Mails pro Registrierung einstellen. Ich würde mit den Standardoptionen beginnen und sie basierend auf der Leistung anpassen. 
• E-Mail Versand-Fenster: Du kannst den Prospecting Agent einstellen, um E-Mails nur während der Geschäftszeiten zu versenden, um deine Chancen zu erhöhen, gesehen zu werden, und das Risiko zu minimieren, als Spam markiert zu werden.

Sobald diese eingerichtet sind, ist dein Prospecting Agent fast bereit, live zu gehen! Arbeite nur die verbleibenden Schritte durch, um sicherzustellen, dass er auf alles zugreifen kann, das er in deinem Portal braucht.

2. Aktiviere KI-Datenquellen

Bevor du den Prospecting Agent ausführst, stelle sicher, dass er Zugriff auf alle Informationen hat, die er zur Recherche und Personalisierung benötigt. 

Gehe zu Einstellungen > Account Verwaltung > KI und aktiviere die folgenden Umschalter:

• Benutzern Zugriff auf Generative KI Tools und Features geben
• CRM Daten
• Kunden-Konversationsdaten
• Dateienzugriff

Wenn einer dieser Umschalter ausgeschaltet ist, kann der Agent E-Mails nicht ordnungsgemäß personalisieren und wird generische Inhalte ausgeben, die Prospects abstoßen. Also führe den Prospecting Agent nicht aus, ohne diese zu aktivieren!

Klicke dann auf die Registerkarte Datenquellen und stelle sicher, dass alle dort aufgeführten Informationen korrekt sind.

3. Verbinde dein E-Mail Versand-Konto

Der Prospecting Agent versendet E-Mails von deinem verbundenen Posteingang in deinem Namen, damit diese E-Mails aussehen, als würden sie von dir stammen. Wenn du einen verbundenen Posteingang hast, sollte das bereits aktiviert sein. 

Wenn nicht, gehe zu Einstellungen > Allgemein > E-Mail und klicke auf "Persönliche E-Mail verbinden." Folge dem Authentifizierungs-Flow, um deinen Posteingang zu verbinden, und du bist fertig. Scrolle dann zum Abschnitt Prospecting Agent und aktiviere das Kontrollkästchen "Agent-Zugriff aktivieren." Ansonsten kann der Prospecting Agent keine E-Mails für dich versenden.

4. Richte deine Ausschlusslisten ein

Abschließend ist es an der Zeit, einige Schutzmaßnahmen für die Verhaltensweise und Interaktion des Prospecting Agents mit Kontakten einzurichten. 

Sobald das Sales Profil erstellt ist, klicke auf Agent Einrichtung oben rechts auf dem Bildschirm:

Klicke dann auf die Registerkarte Ausschlusslisten:

Lade Listen von Kontakten hoch, die niemals Prospecting E-Mails erhalten sollen, wie Konkurrenten, bestehende Kunden, Partner, Mitarbeiter und jeden, der sich von E-Mails abgemeldet hat.

Jetzt bist du fertig! Als Nächstes ist es Zeit, Kontakte und Unternehmen zu registrieren, damit du auf Autopilot Prospects ansprechen kannst.

Wie man Kontakte und Unternehmen in den HubSpot Prospecting Agent registriert

Jetzt, wo du eingerichtet bist, ist es Zeit, an die Arbeit zu gehen... oder Breeze für dich arbeiten zu lassen. Es gibt drei Wege, wie du Prospects in den Prospecting Agent zur Pflege registrieren kannst:

1. Manuell
2. Automatisch basierend auf Regeln
3. Automatisch basierend auf Workflows

1. Manuelle Registrierung

Mit der manuellen Registrierung kannst du bestimmte Kontakte oder Unternehmen für den Agent zum Prospecting auswählen. Das gibt dir die meiste Kontrolle darüber, wer Outreach erhält und welches Sales Profil sie erleben. 

Folge diesen Schritten, um Kontakte manuell zu registrieren:

1. Gehe zur Seite des Prospecting Agents in HubSpot
2. Klicke auf das Dropdown "Registrieren" oben rechts
3. Wähle "Kontakte manuell registrieren" oder "Unternehmen manuell registrieren."
4. Nutze Such-Filter, um Kontakte zu finden, die deinem Ideal Customer Profile (ICP) entsprechen.
5. Aktiviere die Kontrollkästchen neben den Kontakten, die du registrieren möchtest
6. Klicke "Weiter" und wähle, welches Sales Profil für diese Gruppe verwendet werden soll
7. Klicke "Registrieren", um zu bestätigen

Und schon bist du fertig!

2. Automatische Registrierung Basierend auf Regeln

Bei der automatischen Registrierung werden bis zu 10 Kontakte gleichzeitig recherchiert; der Rest bleibt in einem "In Warteschlange" Status. So richtest du es ein:

1. Gehe zur Seite des Prospecting Agents in HubSpot
2. Klicke auf "Agent Einrichtung" und dann auf die Registerkarte "Automatische Registrierungen"
3. Passe die verfügbaren Regeln an (zum Beispiel, um die Registrierung zu starten, wenn eine Seite besucht wird, wähle die Seite aus, die du als Trigger haben möchtest)
4. Wähle, welches Sales Profil für Kontakte gilt, die diese Regeln erfüllen
5. Schalte die Regelsatz "Ein."

Neue Kontakte, die deine Kriterien erfüllen, werden automatisch fortlaufend registriert.

3. Workflow-Basierte Registrierung für Komplexe Kriterien

Du kannst Kontakte auch in den Prospecting Agent über einen Workflow registrieren, um noch mehr Automation Power zu haben!

Erstelle einen neuen Workflow, um Kontakte oder Unternehmen zu registrieren, und wähle die Aktion "In Prospecting Agent registrieren". Das ermöglicht es dir, Kontakte mit fein abgestimmten Kriterien wie zum Beispiel zu registrieren:

• Mit dir auf LinkedIn verbunden (du benötigst einen Hublead Account, damit das LinkedIn Aktivitäten zurück zu HubSpot synchronisiert)
• Engagement mit Marketing oder Sales Inhalten auf deiner Website
• Wiedereinstellung von ruhenden Leads

Sobald du die Aktion zur Registrierung des Prospecting Agents zum Workflow hinzufügst, musst du das Sales Profil (das du in Schritt 1 erstellt hast), die Sales Methode und setzen, ob du Nachrichten automatisch versendest oder auf Genehmigung wartest.

Tipps für Erfolg mit dem HubSpot Prospecting Agent

Der HubSpot Prospecting Agent ist unglaublich nützlich, aber er ist keine Magie. Du musst darauf achten, die Dinge richtig einzurichten, sonst riskierst du, deine Prospect-Liste zu verbrauchen und auf eine leere Pipeline zu schauen. 

Achte darauf, diese bewährten Verfahren zu befolgen, um deine Ergebnisse zu verbessern:

• Beginne mit guten Daten: Der Prospecting Agent kann E-Mails personalisieren, aber er ist nur so gut wie die Daten, die du ihm gibst. Bevor du jemanden registrierst, stelle sicher, dass du dem Prospect Agent Zugriff auf dein CRM gewährt hast und dass deine Kontakte genaue, aktuelle Informationen haben.
• Definiere dein Value Proposition und ICP klar: Vage Sales Profile führen zu vagen Outreach. Sag dem Agent genau, was du verkaufst, an wen du es verkaufst und welche Probleme du in spezifischer, ergebnisorientierter Sprache lösst.
• Lege Brand Voice Ton-Richtlinien fest: Ohne Ton-Richtung wird der Agent zu etwas, das sich anfühlt wie, nun ja, eine KI. Wähle, ob dein Outreach als gesprächig, technisch oder formell klingen soll, und gleiche es ab, wie dein Sales Team tatsächlich mit Prospects spricht.
• Richte benutzerdefinierte Anweisungen und Schutzmaßnahmen ein: Gib dem Agent spezifische Regeln, wie "Erwähne niemals Preise in der ersten E-Mail", "Referenziere immer den Namen des Unternehmens des Prospects", oder "Vermeide Jargon, es sei denn, der Titel des Kontakts ist technisch." Stelle dir vor, es wie das Coaching eines neuen SDR vor; je spezifischer deine Richtung ist, desto schneller rampen sie hoch.

Und vor allem achte auf deine Zahlen. Der Prospecting Agent kann Wunder wirken, aber das Einzige, das zählt, ist, ob Kontakte auf dein Outreach antworten und Anrufe buchen. Nur weil es KI-gestützt ist, bedeutet das nicht, dass du nicht aufpassen und optimieren musst, während du vorgehst.

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Der HubSpot Prospecting Agent ist ein Geschenk für beschäftigte Sales Reps, aber denk daran, dass der Erfolg bei Outbound weniger darüber geht, eine einzige magische Vorlage, Blitzeinschlag in einer Flasche zu haben, oder das letzte KI Tool zu haben. 

Es geht mehr darum, Nachrichten und Touchpoints zu orchestrieren. Identifiziere deine Top Prospects, wähle deine Kanäle aus und koordiniere deine Touchpoints, um ihre Aufmerksamkeit zu erlangen.

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