Domina las Propiedades de Deals en HubSpot

Las propiedades de deals en HubSpot son esenciales para rastrear de forma efectiva la información de tus oportunidades y optimizar tu Pipeline de ventas. Aprovechar estas propiedades en tu cuenta de HubSpot mejora la gestión de ventas, la claridad del Pipeline y las previsiones de ingresos.

Puntos clave

• Usa propiedades de deals predeterminadas y personalizadas para obtener datos de ventas completos.
• Configura las etapas de deal para un seguimiento preciso de ventas y previsiones de ingresos.
• Automatiza la gestión de deals para mejorar la consistencia y reducir el trabajo manual.

Entendiendo las Propiedades de Deals en HubSpot

Las propiedades de deals en HubSpot ofrecen detalles fundamentales para seguir el progreso de tu equipo de ventas. Los deals representan transacciones activas vinculadas a contactos, empresas y artículos de línea, lo que los hace esenciales para prever el annual recurring revenue (ARR), el monthly recurring revenue (MRR) y el total contract value.

Propiedades de Deals Predeterminadas vs. Personalizadas

Propiedades de Deals Predeterminadas

• Nombre del deal
• Importe del deal
• Fecha de cierre
• Propietario del deal
• Etapa del deal
• Pipeline
• Probabilidad del deal

Estas propiedades forman el núcleo del seguimiento de deals y permiten monitorear con precisión desde la creación hasta el cierre del deal.

Propiedades de Deals Personalizadas: las propiedades personalizadas te permiten rastrear datos adicionales específicos de tu negocio. Por ejemplo, puedes rastrear "Annual Contract Value (ACV)" o "Recurring Revenue Deal Type" para refinar tus previsiones.

Usar Propiedades de Contacto Integrar las propiedades de contacto con los deals proporciona información más profunda sobre los Leads y mejora las estrategias de ventas. Rastrea información demográfica como empresa, cargo y correo electrónico para mejorar la puntuación de Leads y el alcance segmentado.

Propiedades de Deals Personalizadas

Las propiedades de deals personalizadas en HubSpot te permiten capturar datos más allá de los predeterminados, adaptando tu CRM a tu proceso de ventas y necesidades de negocio únicos. Algunos ejemplos:

• Annual Contract Value (ACV) o Total Contract Value: rastrea los ingresos del contrato durante 12 meses para prever el annual recurring revenue con precisión.
• Monthly Recurring Revenue (MRR): monitorea flujos de ingresos predecibles para tipos de deals basados en suscripción.
• Ajustes de Probabilidad del Deal: ajusta la probabilidad predeterminada para reflejar tus tasas de cierre reales en cada etapa del Pipeline.
• Tipo de Deal de Ingresos Recurrentes: clasifica los deals como únicos, por suscripción o por uso para una atribución de ingresos más precisa.

Utilizando las Propiedades de Contacto

1. Planifica Antes de Crear: Mapea tus etapas de deal e identifica las brechas en las propiedades de deals (por ejemplo, "ACV", "MRR", "Total Value"). Usa convenciones de nombres consistentes; evita espacios o caracteres especiales en los nombres de API.
2. Archiva Antes de Eliminar: Para eliminar una propiedad, archívala primero (para no perder los registros de deals existentes) y luego elimínala cuando ningún deal use ese campo.
3. Asigna Varios Propietarios: Aunque la propiedad predeterminada de propietario del deal en HubSpot solo admite un propietario, crea una propiedad personalizada de tipo usuario "Propietarios adicionales" si los deals requieren múltiples responsables (por ejemplo, socio destacado, ejecutivo de cuentas o CSM).
4. Aprovecha las Integraciones: Completa las propiedades personalizadas con herramientas conectadas. Por ejemplo, importa datos firmográficos de LinkedIn usando nuestra integración de LinkedIn con HubSpot, o sincroniza las fechas de creación de deals desde tu software de cotización.

Usando las Etapas de Deal en HubSpot para un Seguimiento Efectivo

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Las etapas de deal en HubSpot te ofrecen una visión clara de tu Pipeline de deals, desde la creación hasta el cierre ganado o perdido. Al mapear cada etapa del Pipeline en un hito diferenciado, como Cita Programada, Propuesta Enviada o Decisor Convencido, puedes:

• Visualizar tu embudo de ventas: ver exactamente en qué punto se encuentra cada deal para que tu equipo sepa en qué etapa enfocarse a continuación.
• Prever ingresos con confianza: cada etapa tiene una probabilidad de deal (por ejemplo, 60 % en "Presentación Programada"). Ajusta estos porcentajes para que coincidan con tus tasas de cierre históricas y obtener previsiones de ingresos más precisas.
• Detectar y solucionar cuellos de botella: si los deals se estancan en una etapa concreta, puedes analizar las propiedades de esa etapa, como el tiempo promedio en la etapa, para detectar brechas en el proceso.

Personaliza tu Pipeline

• Edita las etapas de deal predeterminadas o agrega etapas personalizadas (Configuración > Objetos > Deals > Pipelines). Usa nombres intuitivos como "Demo Completada" para evitar confusiones.
• Establece propiedades obligatorias en las etapas clave (por ejemplo, exige el campo "Decisor" antes de pasar a "Contrato Enviado").
• Automatiza acciones en los cambios de etapa: activa tareas de Follow-up, actualiza la fecha de cierre o asigna un nuevo propietario del deal mediante Workflows de HubSpot.

Al adaptar las etapas de deal de HubSpot a tu proceso de ventas único, alineas tu Pipeline de deals con los flujos de trabajo reales, mejorando la precisión de las previsiones y simplificando tu camino hacia el cierre de deals.

Configurar las Etapas de Deal

Configurar las etapas de deal en HubSpot implica los siguientes pasos:

1. Crea nuevos Pipelines que coincidan con tu proceso de ventas para asegurarte de que cada deal pueda seguir las etapas correctas y tener la configuración predeterminada adecuada.
2. Ve a Objetos > Deals en el menú de configuración.
3. Accede al editor de Pipelines.
4. Agrega o personaliza las etapas de deal para adaptarlas a tus Workflows de ventas específicos.

Puedes recuperar las propiedades de deals de tu cuenta de HubSpot para asegurarte de que cada etapa esté configurada y rastreada correctamente.

Agregar una etapa de deal es sencillo. Estos son los pasos:

1. Ve a 'Ventas' > 'Deals'
2. Haz clic en '+ Agregar una etapa de deal.'
3. Define las etapas que mejor representen tu proceso de ventas, asegurándote de que cada etapa esté claramente definida y etiquetada de forma adecuada.

Al configurar tus etapas de deal de manera cuidadosa, creas un camino estructurado que guía a tu equipo de ventas a través de cada fase del ciclo de ventas, desde el contacto inicial hasta el cierre del deal.

Editar y Gestionar Etapas de Deal

Mantener tu Pipeline de deals optimizado implica editar regularmente tus etapas de deal en HubSpot y sus configuraciones. En tu HubSpot Sales Hub, ve a Configuración > Objetos > Deals > Pipelines, abre tu Pipeline y luego:

• Renombra o reordena las etapas haciendo clic en el nombre de la etapa; usa etiquetas claras y orientadas a la acción como "Propuesta Enviada" o "Demo Completada".
• Ajusta las probabilidades de deal para que coincidan con tus tasas de cierre (por ejemplo, 50 % en "Calificado para Comprar"), de modo que tus previsiones de ingresos sean precisas.
• Configura la automatización de la fecha de cierre para restablecer o conservar las fechas cuando un deal cambia de etapa, manteniendo cronogramas confiables.
• Elimina o archiva etapas pasando el cursor sobre ellas y seleccionando "Eliminar", pero primero reasigna los deals existentes para evitar pérdida de datos.

Aprovecha los Workflows de HubSpot (Starter en adelante) para automatizar acciones en los cambios de etapa y reducir el trabajo manual:

• Crea tareas de Follow-up cuando un deal entra en una etapa determinada.
• Envía notificaciones internas al propietario del deal o a los miembros relevantes del equipo de ventas.
• Actualiza propiedades como "Contract Value" o "Próximos Pasos" automáticamente.
• Mueve deals a nuevas etapas según criterios personalizados para que ninguna oportunidad se estanque.

Al ajustar tus etapas del Pipeline desde la creación hasta el cierre del deal y automatizar las acciones rutinarias, optimizarás tu proceso de ventas, aumentarás la productividad del equipo y cerrarás más deals.

Asignar y Gestionar Propietarios de Deals

Asignar y gestionar propietarios de deals en HubSpot es fundamental para garantizar la responsabilidad y la clara titularidad de cada deal. Esta práctica no solo mejora la eficiencia de tu proceso de ventas, sino que también establece un punto de contacto claro para cada deal, potenciando la comunicación y la colaboración dentro del equipo.

Al contar con una persona dedicada responsable del progreso de cada deal, te aseguras de que ninguna oportunidad de venta pase desapercibida.

Asignar Propietarios de Deals

Puedes asignar propietarios de deals de forma individual o masiva, según tus necesidades. Para asignar un propietario individualmente, ve a la pestaña 'Deals', completa la información clave como el nombre del deal y el Pipeline, y selecciona un propietario en el menú desplegable. Esto garantiza que cada deal tenga una persona dedicada responsable de su progreso, mejorando la responsabilidad y el enfoque.

Para la asignación masiva, sigue estos pasos:

1. Ve a la página de índice del registro.
2. Selecciona los registros que quieres asignar.
3. Usa la opción 'Asignar'.
4. También puedes hacerlo desde la sección CRM > Deals seleccionando los deals y eligiendo un propietario en el menú desplegable.

La asignación masiva es especialmente útil para equipos grandes o cuando gestionas un alto volumen de deals, ya que garantiza que todos estén asignados correctamente sin intervención manual.

Reasignar Deals

Reasignar deals es fundamental cuando hay cambios en el equipo o la estructura de ventas. Este proceso garantiza que todos los deals activos tengan propietarios responsables que puedan continuar interactuando con los prospectos y cerrar las ventas. Para reasignar un deal, accede al registro, edita el campo de propietario del deal y selecciona el nuevo propietario de la lista de usuarios. Este proceso simple pero efectivo garantiza la continuidad y mantiene el impulso de tus esfuerzos de venta.

La reasignación efectiva es esencial para mantener un proceso de ventas fluido, especialmente durante períodos de transición en tu equipo. Al asegurarte de que cada deal tenga un propietario dedicado, evitas lapsos en la comunicación y mantienes tu Pipeline de ventas en movimiento.

Automatizar la Creación y Gestión de Deals

Automatizar la creación y gestión de deals en HubSpot puede mejorar significativamente la consistencia de los datos y simplificar los procesos de ventas. Al aprovechar las capacidades de automatización de HubSpot, puedes asegurarte de que los deals se creen y gestionen con mínima intervención manual, permitiendo que tu equipo de ventas se enfoque en actividades más estratégicas.

La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores, garantizando que tus datos sean precisos y estén actualizados.

Crear Deals Automáticamente

La creación automática de deals mediante Workflows puede basarse en disparadores y condiciones específicas, como el envío de formularios o cambios en el estado del Lead. Por ejemplo, un Workflow puede configurarse para crear un deal cuando un Lead envía un formulario o llega a cierta etapa del embudo de ventas. Esto garantiza que no se pierda ninguna oportunidad potencial y que los deals se creen de forma oportuna según criterios predefinidos.

Además, los Workflows pueden usarse para reasignar deals automáticamente, lo que permite una distribución eficiente basada en disparadores específicos o criterios de inscripción. Esta función es especialmente útil para equipos de ventas grandes u organizaciones con procesos de ventas complejos. Al automatizar la creación y reasignación de deals, puedes asegurarte de que tu Pipeline de ventas permanezca dinámico y receptivo a las condiciones cambiantes.

Gestionar Deals Automatizados

Gestionar eficazmente los deals automatizados implica configurar acciones de automatización personalizadas basadas en las etapas del deal. Estas pueden incluir:

• Notificar a los miembros del equipo cuando un deal alcanza una etapa determinada
• Crear tareas para que los miembros del equipo las completen en etapas específicas
• Enviar correos electrónicos automatizados a los prospectos en diferentes etapas del deal
• Actualizar propiedades de deals según acciones o disparadores específicos

Introducir un retraso entre los disparadores del Workflow y las acciones puede ayudar a garantizar que los procesos internos de HubSpot no interfieran con la gestión automatizada de deals.

Para evitar conflictos y garantizar un funcionamiento fluido, es esencial monitorear y ajustar tus Workflows regularmente. Al configurar acciones de automatización personalizadas, puedes gestionar tus deals automatizados de manera más efectiva, asegurando que tu proceso de ventas siga siendo eficiente y que no se omita ningún paso crítico.

Analizar Métricas y Rendimiento de Deals

Analizar las métricas y el rendimiento de deals en HubSpot es fundamental para identificar patrones, tendencias y oportunidades para la toma de decisiones basada en datos. Al aprovechar las herramientas de análisis de HubSpot, puedes obtener información valiosa sobre tu proceso de ventas, incluyendo:

• Tasas de conversión en cada etapa del embudo de ventas
• Tamaño promedio del deal y velocidad del deal
• Tasas de cierre y pérdida
• Duración del ciclo de ventas
• Métricas de rendimiento del equipo de ventas

Estos datos te ayudan a optimizar estrategias y mejorar el rendimiento general.

Este enfoque basado en datos te permite tomar decisiones informadas que pueden impactar significativamente en el éxito de tus ventas.

Métricas Clave de Deals

Las métricas clave de deals incluyen:

• Total contract value: mide los ingresos totales esperados de un deal, proporcionando una imagen clara del ingreso potencial.
• Probabilidad del deal: indica la probabilidad de cerrar un deal según su etapa actual, lo que ayuda a prever las ventas con mayor precisión.
• Annual contract value: representa el valor total de un contrato a lo largo de un año.
• Win rate: mide el porcentaje de deals ganados sobre el total de deals gestionados.
• Customer lifetime value promedio: calcula los ingresos promedio generados por un cliente durante toda su relación con tu negocio.

Algunas métricas clave para rastrear en ventas son:

• Annual contract value (ACV): mide los ingresos generados por año a partir de un contrato, ofreciendo información sobre la rentabilidad a largo plazo y el annual recurring revenue.
• Monthly recurring revenue: estrechamente relacionado con el ACV, esta métrica se enfoca en los ingresos generados mensualmente, proporcionando una comprensión más inmediata de la salud financiera de tu empresa.
• Win rate: calcula la proporción de deals exitosos sobre el total de oportunidades, ofreciendo una instantánea de tu eficacia en ventas.
• Customer lifetime value (CLV) promedio: mide los ingresos totales esperados de un cliente a lo largo de su relación con tu empresa, destacando la importancia de la retención de clientes y la estrategia a largo plazo.

Uso de Informes y Paneles de Control

Los informes y paneles de control de HubSpot son herramientas invaluables para rastrear el rendimiento de ventas y visualizar métricas clave. Estas herramientas te permiten:

• Transformar datos brutos en información accionable
• Monitorear el progreso y realizar ajustes basados en datos en tus tácticas de ventas
• Configurar paneles personalizados para mostrar métricas como el valor de nuevas oportunidades, el valor ponderado del Pipeline de ventas y las ventas totales frente a los objetivos

Al utilizar estas herramientas, tendrás una visión completa de tu rendimiento de ventas.

Crear y monitorear informes en HubSpot te permite:

• Rastrear indicadores clave de rendimiento (KPI)
• Medir tu éxito frente a los objetivos definidos
• Generar informes detallados que destaquen tendencias
• Identificar cuellos de botella
• Optimizar tus estrategias de ventas
• Rastrear la efectividad de campañas específicas
• Monitorear el rendimiento general de ventas

Estas herramientas proporcionan los datos necesarios para impulsar la mejora continua y alcanzar tus objetivos de negocio.

Importar y Exportar Registros de Deals

Importar y exportar registros de deals en HubSpot ofrece los siguientes beneficios:

• Facilita la transferencia de datos sin problemas entre plataformas
• Permite análisis o informes externos
• Garantiza que los datos de tus deals estén actualizados y accesibles, independientemente de las herramientas o sistemas que uses

Al dominar las funciones de importación y exportación, puedes mantener una base de datos limpia y eficiente, mejorando tu capacidad para analizar y actuar sobre tus datos de ventas.

Importar Registros de Deals

Importar registros de deals requiere preparación cuidadosa y atención al detalle. Antes de importar, asegúrate de que tus archivos estén correctamente configurados con todos los campos obligatorios y cumplan los requisitos de formato de HubSpot, como los tipos de archivo aceptables y los límites de tamaño. El proceso de importación incluye los siguientes pasos:

1. Ve a la configuración de Importación y Exportación de HubSpot.
2. Inicia una importación desde tu computadora.
3. Mapea correctamente las columnas de tu archivo .csv a las propiedades de HubSpot para garantizar que los datos se asignen a los campos correctos.

La herramienta de importación de HubSpot ofrece las siguientes funciones:

• Mapear automáticamente las propiedades de los archivos importados a las propiedades de HubSpot si tienen nombres similares
• Asignar propietarios de deals durante el proceso de importación mapeando la columna de propietario a la propiedad correspondiente en HubSpot
• Importar registros mediante un solo archivo con todos los objetos/actividades asociados o varios archivos con un objeto/actividad cada uno, ofreciendo flexibilidad en la gestión de importaciones

Exportar Registros de Deals

Exportar registros de deals desde HubSpot es un proceso sencillo que implica los siguientes pasos:

1. Ve a Ventas > Deals.
2. Usa el menú desplegable de acciones de tabla para seleccionar 'Exportar vista'.
3. Selecciona propiedades y filtros específicos para incluir solo los datos de deals relevantes.
4. Elige incluir todas las propiedades o solo las que aparecen en las columnas de tu vista actual, según tus necesidades de análisis o informes.

HubSpot te permite exportar registros de deals por Pipeline seleccionando el Pipeline deseado en el menú desplegable antes de exportar. Esta función es especialmente útil para organizaciones con múltiples Pipelines de ventas, asegurando que los datos exportados estén organizados y sean significativos. Al exportar, puedes elegir el formato de archivo que mejor se adapte a tus necesidades, como CSV o Excel, facilitando la integración con otras herramientas y sistemas.

Mejores Prácticas para Mantener Datos de Deals Limpios

Mantener datos de deals limpios es esencial para informes precisos y el éxito general. Implementar auditorías de datos regulares, eliminar y fusionar deals duplicados, y establecer pautas claras de entrada de datos son prácticas fundamentales para garantizar que tu base de datos sea precisa y eficiente.

Al mantener datos limpios, puedes mejorar la confiabilidad de tus análisis de ventas y tomar decisiones más informadas.

Auditorías de Datos Regulares

Las auditorías de datos regulares son fundamentales para mantener un proceso de ventas limpio y eficiente. Estos son los pasos clave durante una auditoría de datos:

1. Identifica información de deals desactualizada o incorrecta.
2. Revisa tu Pipeline de deals en busca de duplicados, valores faltantes y anomalías.
3. Verifica si hay campos en blanco en las propiedades críticas.
4. Identifica y soluciona cualquier anomalía en las combinaciones de propiedades.

Siguiendo estos pasos, puedes garantizar la integridad de tu base de datos y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.

Limpiar y preparar tus datos en HubSpot implica los siguientes pasos:

1. Eliminar duplicados: identifica y elimina las entradas duplicadas en tus datos para garantizar la precisión.
2. Resolver valores faltantes: completa los valores faltantes en tus datos para evitar brechas en el análisis.
3. Realizar auditorías de datos regulares: revisa y actualiza tus datos regularmente para mantener la precisión y la efectividad en tus estrategias de ventas.

Siguiendo estos pasos, puedes garantizar que tus datos estén limpios y listos para el análisis en HubSpot.

Eliminar y Fusionar Deals Duplicados

Eliminar y fusionar deals duplicados puede simplificarse usando las herramientas de gestión de duplicados de HubSpot, que garantizan una base de datos limpia y eficiente. Estas herramientas ayudan a identificar deals duplicados y facilitan su fusión o eliminación, manteniendo la integridad de tus datos. Los errores tipográficos comunes deben corregirse al gestionar deals duplicados para garantizar consistencia y precisión.

Al usar las herramientas de gestión de duplicados de HubSpot, puedes gestionar eficientemente los deals duplicados y mantener una base de datos limpia. Esta práctica no solo mejora la precisión de los datos, sino que también mejora la eficiencia general de tu proceso de ventas, garantizando que tu equipo pueda enfocarse en oportunidades de venta genuinas.