Maîtriser les propriétés de deals HubSpot

Les propriétés de deals HubSpot sont essentielles pour suivre efficacement les informations sur les deals et optimiser ton Pipeline de vente. Tirer parti de ces propriétés dans ton compte HubSpot améliore la gestion commerciale, la clarté du Pipeline et les prévisions de chiffre d'affaires.

Points clés

• Utilise les propriétés de deals par défaut et personnalisées pour des données de vente complètes.
• Configure les étapes de deals pour un suivi précis des ventes et des prévisions de chiffre d'affaires.
• Automatise la gestion des deals pour améliorer la cohérence et réduire le travail manuel.

Comprendre les propriétés de deals HubSpot

Les propriétés de deals HubSpot fournissent des détails cruciaux pour suivre les progrès de ton équipe commerciale. Les deals représentent des transactions actives liées aux contacts, entreprises et éléments de ligne, ce qui les rend essentiels pour la prévision du revenu annuel récurrent (ARR), du revenu mensuel récurrent (MRR) et de la valeur totale du contrat.

Propriétés de deals par défaut vs personnalisées

Propriétés de deals par défaut

• Nom du deal
• Montant du deal
• Date de clôture
• Propriétaire du deal
• Étape du deal
• Pipeline
• Probabilité du deal

Ces propriétés forment le cœur du suivi des deals, permettant un monitoring précis de la création jusqu'à la clôture du deal.

Propriétés de deals personnalisées : elles te permettent de suivre des données supplémentaires spécifiques aux besoins de ton entreprise. Par exemple, tu pourrais suivre la « Valeur annuelle du contrat (ACV) » ou le « Type de deal à revenu récurrent » pour affiner tes prévisions.

Utiliser les Propriétés de contact : intégrer les propriétés de contact aux deals fournit des insights plus profonds sur les leads, améliorant les stratégies de vente. Suis les informations démographiques telles que l'entreprise, l'intitulé de poste et l'email pour améliorer le lead scoring et l'outreach ciblé.

Propriétés de deals personnalisées

Les propriétés de deals personnalisées dans HubSpot te permettent de capturer des données au-delà des valeurs par défaut, adaptant ton CRM à ton processus de vente et à tes besoins métier uniques. Exemples :

• Valeur annuelle du contrat (ACV) ou Valeur totale du contrat : suis le chiffre d'affaires contractuel sur 12 mois pour des prévisions précises de revenu annuel récurrent.
• Revenu mensuel récurrent (MRR) : surveille les flux de revenus prévisibles pour les types de deals par abonnement.
• Surcharges de Probabilité du deal : ajuste la probabilité par défaut pour refléter tes taux de clôture réels à chaque étape du Pipeline.
• Type de deal à revenu récurrent : classe les deals en one-time, abonnement ou usage pour une attribution des revenus plus précise.

Utiliser les propriétés de contacts

1. Planifier avant de créer : Cartographie tes étapes de deals et identifie les lacunes dans les propriétés de deals (ex. « ACV », « MRR », « Valeur totale »). Utilise des conventions de nommage cohérentes — évite les espaces ou les caractères spéciaux dans les noms API.
2. Archiver puis supprimer : Pour supprimer une propriété, archive-la d'abord (pour que les enregistrements de deals existants ne soient pas perdus), puis supprime-la une fois qu'aucun deal ne reste dans ce champ.
3. Assigner plusieurs propriétaires : Bien que la propriété propriétaire du deal par défaut de HubSpot ne supporte qu'un seul propriétaire, crée une propriété de type utilisateur « Propriétaires supplémentaires » personnalisée si les deals nécessitent plusieurs responsables (ex. hall of famer partner, account executive ou CSM).
4. Tirer parti des intégrations : Alimente les propriétés personnalisées via les outils connectés. Par exemple, importe les firmographiques depuis LinkedIn grâce à notre Intégration HubSpot LinkedIn, ou synchronise les dates de création de deals depuis ton logiciel de devis.

Utiliser les étapes de deals HubSpot pour un suivi efficace

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Les étapes de deals HubSpot te donnent une vue claire de ton Pipeline de deals, de la création d'un nouveau deal jusqu'au deal gagné ou perdu. En associant chaque étape du Pipeline à une étape clé distincte — comme Rendez-vous planifié, Proposition envoyée ou Décideur convaincu — tu peux :

• Visualiser ton funnel de vente : voir exactement où se situe chaque deal, pour que ton équipe commerciale sache sur quelle étape se concentrer ensuite.
• Prévoir le chiffre d'affaires avec confiance : chaque étape a une probabilité de deal (ex. 60 % à « Présentation planifiée »). Ajuste ces pourcentages pour correspondre à tes taux de clôture historiques et obtenir des prévisions de chiffre d'affaires plus précises.
• Repérer et corriger les goulots d'étranglement : si des deals stagnent à une étape particulière, tu peux analyser les propriétés de l'étape — comme le temps moyen dans l'étape — pour identifier les lacunes du processus.

Personnaliser ton Pipeline

• Modifie les étapes de deals par défaut ou ajoute des étapes personnalisées (Paramètres > Objets > Deals > Pipelines). Utilise des noms intuitifs comme « Démo effectuée » pour réduire la confusion.
• Définis des propriétés obligatoires à des étapes clés (ex. exige le champ « Décideur » avant de passer à « Contrat envoyé »).
• Automatise les actions lors des changements d'étape : déclenche des tâches de Follow-up, mets à jour la date de clôture ou assigne un nouveau propriétaire de deal via les workflows HubSpot.

En adaptant les étapes de deals HubSpot à ton processus de vente unique, tu alignes ton Pipeline de deals sur les workflows réels, améliorant la précision des prévisions et optimisant ton chemin vers la clôture des deals.

Configurer les étapes de deals

La configuration des étapes de deals dans HubSpot comprend les étapes suivantes :

1. Crée de nouveaux Pipelines qui correspondent à ton processus de vente pour t'assurer que chaque deal peut suivre les étapes correctes et avoir les paramètres par défaut appropriés.
2. Navigue vers Objets > Deals dans le menu des paramètres.
3. Accède à l'éditeur de Pipeline.
4. Ajoute ou personnalise les étapes de deals pour correspondre à tes workflows de vente spécifiques.

Tu peux récupérer les propriétés de deals de ton compte HubSpot pour t'assurer que chaque étape est correctement configurée et suivie.

Ajouter une étape de deal est simple. Voici comment :

1. Va dans « Ventes » > « Deals »
2. Clique sur « + Ajouter une étape de deal ».
3. Définis les étapes qui représentent le mieux ton processus de vente, en t'assurant que chaque étape est clairement définie et correctement libellée.

En configurant soigneusement tes étapes de deals, tu crées un chemin structuré qui guide ton équipe commerciale à travers chaque phase du cycle de vente, du premier contact à la clôture du deal.

Modifier et gérer les étapes de deals

Pour optimiser ton Pipeline de deals, il faut modifier régulièrement les étapes de deals HubSpot et leurs paramètres. Dans ton HubSpot Sales Hub, navigue vers Paramètres > Objets > Deals > Pipelines, ouvre ton Pipeline, puis :

• Renomme ou réorganise les étapes en cliquant sur le nom de l'étape — utilise des libellés clairs et orientés action comme « Proposition envoyée » ou « Démo effectuée ».
• Ajuste les probabilités de deals pour correspondre à tes taux de victoire (ex. 50 % à « Qualifié pour l'achat »), pour que tes prévisions de chiffre d'affaires restent précises.
• Configure l'automatisation des dates de clôture pour réinitialiser ou conserver les dates lors du déplacement d'un deal entre les étapes, maintenant des délais fiables.
• Supprime ou archive les étapes en les survolant et en sélectionnant « Supprimer », mais réassigne d'abord tous les deals existants pour éviter la perte de données.

Tire parti des workflows HubSpot (Starter et supérieur) pour automatiser les actions lors des changements d'étape et réduire le travail manuel :

• Crée des tâches de Follow-up quand un deal entre dans une étape donnée.
• Envoie des notifications internes au propriétaire du deal ou aux membres concernés de l'équipe commerciale.
• Mets à jour automatiquement des propriétés comme « Valeur du contrat » ou « Prochaines étapes ».
• Déplace les deals vers de nouvelles étapes selon des critères personnalisés, garantissant qu'aucune opportunité ne stagne.

En affinant les étapes de ton Pipeline de la création à la clôture des deals et en automatisant les actions routinières, tu optimiseras ton processus de vente, boosteras la productivité de l'équipe et convertiras plus de deals en deals gagnés.

Assigner et gérer les propriétaires de deals

Assigner et gérer les propriétaires de deals dans HubSpot est essentiel pour garantir la responsabilité et une propriété claire de chaque deal. Cette pratique améliore non seulement l'efficacité de ton processus de vente, mais fournit également un point de contact clair pour chaque deal, améliorant la communication et la collaboration au sein de ton équipe.

En ayant une personne dédiée responsable de l'avancement de chaque deal, tu peux t'assurer qu'aucune opportunité de vente ne passe entre les mailles.

Assigner des propriétaires de deals

L'attribution des propriétaires de deals peut se faire individuellement ou en masse, selon tes besoins. Pour assigner un propriétaire de deal individuellement, navigue vers l'onglet « Deals », remplis les informations clés comme le nom du deal et le Pipeline, et sélectionne un propriétaire dans le menu déroulant. Cela garantit que chaque deal a une personne dédiée responsable de son avancement, améliorant la responsabilité et la concentration.

Pour l'attribution en masse, tu peux suivre ces étapes :

1. Navigue vers la page d'index de l'enregistrement.
2. Sélectionne les enregistrements que tu veux assigner.
3. Utilise l'option « Assigner ».
4. Cela peut également être fait depuis la section CRM > Deals en sélectionnant les deals et en choisissant un propriétaire dans le menu déroulant.

L'attribution en masse est particulièrement utile pour les grandes équipes ou lors de la gestion d'un volume élevé de deals, garantissant que tous les deals sont correctement assignés sans intervention manuelle.

Réassigner des deals

La réassignation des deals est cruciale lors de changements dans l'équipe commerciale ou la structure. Ce processus garantit que tous les deals actifs ont des propriétaires responsables qui peuvent continuer à engager les prospects et conclure les ventes. Pour réassigner un deal, accède à l'enregistrement du deal, modifie le champ propriétaire du deal et sélectionne le nouveau propriétaire dans la liste des utilisateurs. Ce processus simple mais efficace assure la continuité et maintient le momentum de tes efforts de vente.

Une réassignation efficace est essentielle pour maintenir un processus de vente fluide, surtout pendant les périodes de transition au sein de ton équipe. En t'assurant que chaque deal a un propriétaire dédié, tu peux prévenir les lacunes de communication et maintenir ton Pipeline de vente en mouvement.

Automatiser la création et la gestion des deals

Automatiser la création et la gestion des deals dans HubSpot peut considérablement améliorer la cohérence des données et optimiser les processus de vente. En tirant parti des capacités d'automatisation de HubSpot, tu peux t'assurer que les deals sont créés et gérés avec un minimum d'intervention manuelle, permettant à ton équipe commerciale de se concentrer sur des activités plus stratégiques.

L'automatisation fait non seulement gagner du temps, mais réduit également le risque d'erreurs, garantissant que tes données restent précises et à jour.

Créer des deals automatiquement

La création automatique de deals via des workflows peut être basée sur des déclencheurs et des conditions spécifiques, comme les soumissions de formulaires ou les changements de statut des leads. Par exemple, un workflow peut être configuré pour créer un deal lorsqu'un lead soumet un formulaire ou atteint une certaine étape du funnel de vente. Cela garantit qu'aucune opportunité potentielle n'est manquée et que les deals sont créés rapidement selon des critères prédéfinis.

De plus, les workflows peuvent être utilisés pour réassigner automatiquement les deals, permettant une distribution efficace basée sur des déclencheurs spécifiques ou des critères d'inscription. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les grandes équipes commerciales ou les organisations avec des processus de vente complexes. En automatisant la création et la réassignation des deals, tu peux t'assurer que ton Pipeline de vente reste dynamique et réactif aux conditions changeantes.

Gérer les deals automatisés

Gérer efficacement les deals automatisés implique de configurer des actions d'automatisation personnalisées basées sur les étapes de deals. Cela peut inclure :

• Notifier les membres de l'équipe quand un deal atteint une certaine étape
• Créer des tâches pour les membres de l'équipe à accomplir à des étapes spécifiques
• Envoyer des emails automatisés aux prospects à différentes étapes du deal
• Mettre à jour les propriétés du deal selon des actions ou déclencheurs spécifiques

Introduire un délai entre les déclencheurs de workflow et les actions peut aider à garantir que les processus internes de HubSpot n'interfèrent pas avec la gestion automatisée des deals.

Pour éviter les conflits et assurer un fonctionnement fluide, il est essentiel de surveiller et d'ajuster régulièrement tes workflows. En configurant des actions d'automatisation personnalisées, tu peux gérer tes deals automatisés plus efficacement, garantissant que ton processus de vente reste efficient et qu'aucune étape critique n'est oubliée.

Analyser les métriques et les performances des deals

Analyser les métriques et les performances des deals dans HubSpot est crucial pour identifier les patterns, tendances et opportunités de prise de décision data-driven. En tirant parti des outils analytiques de HubSpot, tu peux obtenir des insights précieux sur ton processus de vente, notamment :

• Les taux de conversion à chaque étape du funnel de vente
• La taille moyenne des deals et la vélocité des deals
• Les taux de victoire et de perte
• La durée du cycle de vente
• Les métriques de performance de l'équipe commerciale

Ces insights peuvent t'aider à optimiser les stratégies et à améliorer les performances globales.

Cette approche data-driven te permet de prendre des décisions éclairées qui peuvent avoir un impact significatif sur ton succès commercial.

Métriques de deals clés

Les métriques de deals clés incluent :

• Valeur totale du contrat : mesure le chiffre d'affaires total attendu d'un deal, donnant une image claire du revenu potentiel.
• Probabilité du deal : indique la probabilité de clôturer un deal selon son étape actuelle, t'aidant à prévoir les ventes avec plus de précision.
• Valeur annuelle du contrat : représente la valeur totale d'un contrat sur un an.
• Taux de victoire : mesure le pourcentage de deals gagnés sur le nombre total de deals poursuivis.
• Valeur vie client moyenne : calcule le chiffre d'affaires moyen généré par un client sur l'ensemble de sa relation avec ton entreprise.

Ces métriques sont essentielles pour suivre et analyser le succès de tes deals et les performances globales de vente.

Quelques métriques clés à suivre dans les ventes :

• Valeur annuelle du contrat (ACV) : mesure le chiffre d'affaires généré par an par un contrat, offrant des insights sur la rentabilité à long terme et le revenu annuel récurrent.
• Revenu mensuel récurrent : étroitement lié à l'ACV, cette métrique se concentre sur le chiffre d'affaires généré mensuellement, fournissant une compréhension plus immédiate de la santé financière de ton entreprise.
• Taux de victoire : calcule la proportion de deals réussis sur le nombre total d'opportunités, fournissant un aperçu de ton efficacité commerciale.
• Valeur vie client moyenne (CLV) : mesure le chiffre d'affaires total attendu d'un seul client sur sa relation avec ton entreprise, soulignant l'importance de la rétention client et de la stratégie à long terme.

Utiliser les rapports et les dashboards

Les rapports et dashboards de HubSpot sont des outils inestimables pour suivre les performances commerciales et visualiser les métriques clés. Ces outils te permettent de :

• Transformer les données brutes en insights actionnables
• Surveiller les progrès et faire des ajustements data-driven à tes tactiques de vente
• Configurer des dashboards personnalisés pour afficher des métriques telles que la valeur des nouvelles opportunités, la valeur pondérée du Pipeline de vente et les ventes totales par rapport aux objectifs

En utilisant ces outils, tu peux avoir une vue complète de tes performances commerciales.

Créer et surveiller des rapports dans HubSpot te permet de :

• Suivre les indicateurs clés de performance (KPI)
• Mesurer ton succès par rapport aux objectifs définis
• Générer des rapports détaillés qui mettent en évidence les tendances
• Identifier les goulots d'étranglement
• Optimiser tes stratégies de vente
• Suivre l'efficacité de campagnes spécifiques
• Surveiller les performances commerciales globales

Ces outils fournissent les insights nécessaires pour conduire une amélioration continue et atteindre tes objectifs métier.

Importer et exporter les enregistrements de deals

Importer et exporter les enregistrements de deals dans HubSpot offre les avantages suivants :

• Facilite le transfert de données fluide entre les plateformes
• Permet une analyse ou un reporting externe
• Garantit que tes données de deals restent à jour et accessibles, quel que soit les outils ou systèmes que tu utilises.

En maîtrisant les fonctions d'import et d'export, tu peux maintenir une base de données propre et efficiente, améliorant ta capacité à analyser et agir sur tes données de vente.

Importer des enregistrements de deals

L'importation d'enregistrements de deals nécessite une préparation minutieuse et une attention aux détails. Avant d'importer, assure-toi que tes fichiers sont correctement configurés avec tous les champs requis et répondent aux exigences de formatage de HubSpot, comme les types de fichiers acceptables et les limites de taille. Le processus d'importation comprend les étapes suivantes :

1. Navigue vers les paramètres Import & Export de HubSpot.
2. Lance une importation depuis ton ordinateur.
3. Mappe correctement les colonnes de ton fichier .csv aux propriétés HubSpot pour t'assurer que les données sont correctement attribuées aux bons champs.

L'outil d'importation de HubSpot offre les fonctionnalités suivantes :

• Mappage automatique des propriétés des fichiers importés vers les propriétés HubSpot si elles portent des noms similaires
• Attribution des propriétaires de deals lors du processus d'importation en mappant la colonne propriétaire vers la propriété correspondante dans HubSpot
• Importation d'enregistrements via un seul fichier contenant tous les objets/activités associés ou plusieurs fichiers avec un objet/activité chacun, offrant de la flexibilité dans la gestion de tes importations de données.

Exporter des enregistrements de deals

L'exportation d'enregistrements de deals depuis HubSpot est un processus simple qui comprend les étapes suivantes :

1. Navigue vers Ventes > Deals.
2. Utilise le menu déroulant Actions du tableau pour sélectionner « Exporter la vue ».
3. Sélectionne des propriétés et des filtres spécifiques pour t'assurer d'inclure uniquement les données de deals pertinentes.
4. Choisis d'inclure soit toutes les propriétés, soit uniquement celles affichées dans les colonnes de ta vue actuelle, selon tes besoins d'analyse ou de reporting.

HubSpot te permet d'exporter les enregistrements de deals par Pipeline en sélectionnant le Pipeline souhaité dans le menu déroulant avant d'exporter. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les organisations avec plusieurs Pipelines de vente, garantissant que tes données exportées sont organisées et pertinentes. Lors de l'exportation, tu peux choisir le format de fichier qui correspond le mieux à tes besoins, comme CSV ou Excel, facilitant l'intégration avec d'autres outils et systèmes.

Bonnes pratiques pour maintenir des données de deals propres

Maintenir des données de deals propres est essentiel pour un reporting précis et un succès global. Réaliser des audits de données réguliers, supprimer et fusionner les deals en double, et établir des directives claires de saisie de données sont des pratiques critiques pour garantir que ta base de données reste précise et efficiente.

En maintenant des données propres, tu peux améliorer la fiabilité de tes insights commerciaux et prendre des décisions plus éclairées.

Audits de données réguliers

Les audits de données réguliers sont cruciaux pour maintenir un processus de vente propre et efficace. Voici quelques étapes clés à suivre lors d'un audit de données :

1. Identifier les informations de deals obsolètes ou incorrectes.
2. Examiner ton Pipeline de deals pour les doublons, les valeurs manquantes et les anomalies.
3. Vérifier les propriétés critiques pour les valeurs vides.
4. Identifier et traiter les anomalies dans les combinaisons de propriétés.

En suivant ces étapes, tu peux garantir l'intégrité de ta base de données et prendre des décisions éclairées basées sur des données précises.

Nettoyer et préparer tes données dans HubSpot comprend les étapes suivantes :

1. Supprimer les doublons : identifie et supprime les entrées en double dans tes données pour garantir la précision.
2. Traiter les valeurs manquantes : remplis les valeurs manquantes dans tes données pour éviter les lacunes dans ton analyse.
3. Réaliser des audits de données réguliers : révise et mets à jour régulièrement tes données pour maintenir la précision et l'efficacité de tes stratégies de vente.

En suivant ces étapes, tu peux t'assurer que tes données sont propres et prêtes pour l'analyse dans HubSpot.

Supprimer et fusionner les deals en double

La suppression et la fusion des deals en double peuvent être simplifiées à l'aide des outils de gestion des doublons de HubSpot, garantissant une base de données propre et efficiente. Ces outils aident à identifier les deals en double et facilitent leur fusion ou suppression, maintenant l'intégrité de tes données. Les fautes d'orthographe courantes doivent être corrigées lors du traitement des deals en double pour garantir la cohérence et la précision.

En utilisant les outils de gestion des doublons de HubSpot, tu peux gérer efficacement les deals en double et maintenir une base de données propre. Cette pratique améliore non seulement la précision des données, mais améliore également l'efficacité globale de ton processus de vente, garantissant que ton équipe peut se concentrer sur les véritables opportunités de vente.