HubSpot Pipeline Management: Tácticas Probadas para Ventas

¿El éxito en ventas es solo cuestión de marcar números, enviar mensajes de texto y correos electrónicos, verdad?

Ojalá fuera así. Quizás llegas lejos haciendo lo anterior sin parar 24/7. Pero créeme, después de una semana de mensajes directos, correos, mensajes instantáneos y todo lo demás, A) te agotarás y B) perderás el rastro de tus leads y dónde están en el proceso de ventas. 

La respuesta es la gestión del pipeline.

No es el tema estrella en INBOUND, pero créeme, una buena gestión del pipeline es clave para ejecutar eficazmente tu estrategia de ventas. En este artículo, te daré un desglose paso a paso de cómo configurar y gestionar un pipeline de ventas en HubSpot que mantenga tu agenda y tu CRM llenos.

¿Qué es la gestión del pipeline?

Las herramientas de HubSpot para la gestión del pipeline te dan una vista panorámica de tu embudo de ventas y proceso. Eso significa saber cuántas oportunidades activas tienes y dónde se encuentran en el proceso de ventas.

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¿Por qué molestarse con la gestión del pipeline?

Como dije, la gestión del pipeline no es el tema más emocionante en ventas, pero dominarla es esencial. Sin un buen control de tu pipeline, todo se convierte en conjeturas y, tarde o temprano, tu suerte se agotará. 

Te guiaré por los pasos esenciales de configuración del pipeline, consejos prácticos de automatización y los insights analíticos necesarios para mantener tu motor de ventas funcionando sin problemas.

Etapas de negociación predeterminadas de HubSpot

Antes de que empieces a preocuparte de que estoy a punto de darte tarea, no te preocupes. HubSpot hace que la gestión del pipeline sea increíblemente sencilla para empezar, gracias a una tonelada de funcionalidad integrada y etapas predeterminadas.

Al iniciar sesión en la vista de negocios de HubSpot, tendrás un pipeline predeterminado configurado con las siguientes etapas:

• Cita programada
• Calificado para comprar
• Presentación programada
• Tomador de decisiones convencido
• Contrato enviado
• Cerrado ganado
• Cerrado perdido

HubSpot te brinda un montón de otras propiedades valiosas, como:

• Puntuaciones de negocios
• Tipos de negocios
• Razones de cierre ganado/perdido
• Probabilidad de pronóstico
• Fecha de próxima actividad

En serio, es así de fácil. Pero la parte divertida comienza cuando empiezas a personalizarlo para TU proceso de ventas. Te mostraré cómo hacerlo a continuación.

Cómo personalizar tu pipeline de ventas de HubSpot

Podrías llegar bastante lejos con la configuración predeterminada del pipeline de HubSpot, pero es una solución de talla única que necesitarás adaptar a tu proceso de ventas y clientes.

Afortunadamente, HubSpot lo hace muy fácil. Todo lo que necesitas hacer es:

• Definir etapas personalizadas
• Establecer probabilidades e hitos
• Configurar tus reportes para seguir el progreso

Definir etapas de negociación personalizadas

La primera forma de mejorar tu embudo de ventas en HubSpot es crear etapas de negociación personalizadas. 

Estas deben mapear exactamente tu proceso de ventas, así que da un paso atrás para examinar el flujo que llevas a cada prospecto desde el descubrimiento hasta la firma del contrato, y asegúrate de que eso esté reflejado en HubSpot. Para personalizar tus etapas de negociación, simplemente ve a la configuración de negocios y selecciona pipelines del menú:

Un buen comienzo para una empresa SaaS B2B podría ser:

• Llamada de contacto: 10%
• Discovery completado: 20%
• Demo programado: 40%
• Demo completado: 60%
• Propuesta enviada: 80%
• Compromiso verbal: 90%
• Cerrado ganado / Cerrado perdido: 100%

Pero siéntete libre de ajustarlo a tu flujo exacto. Consulta mi guía sobre las etapas del embudo de ventas aquí.

Establecer probabilidades e hitos

Probablemente notaste otra configuración además de las etapas de negociación en sí: las probabilidades en cada etapa.

Esto no es tanto una cuestión de conjetura como mirar atrás en tu historial de negocios para juzgar la probabilidad de cierre según dónde se encuentra un prospecto en tu embudo. Idealmente, cuanto más avanzado esté un prospecto, más probable es que cierre. 

Reportar sobre el movimiento y la velocidad de los negocios

En ventas, todo son números.

Llamadas realizadas, invitaciones de LinkedIn enviadas, negocios creados y duración del negocio. HubSpot es una potencia de reportes de ventas que te permite extraer datos de diferentes fuentes para proporcionar un desglose visual de tu pipeline de ventas y su salud. 

Personalmente, me gusta seguir los negocios y las siguientes métricas:

• Cuántos negocios están en progreso
• Ingresos previstos
• Progresión de negocios por etapa
• Ratio de ganancias/pérdidas

Cómo automatizar la comunicación y la gestión del pipeline en HubSpot

La gestión manual del pipeline está bien si solo tienes unos pocos asuntos entre manos, pero ¿qué pasa si haces 50 llamadas al día o envías 100 solicitudes de LinkedIn cada semana?

La automatización va a ser tu mejor amiga. Afortunadamente, HubSpot tiene un montón de excelentes herramientas de automatización de ventas, como:

• Tareas automatizadas
• Sequences
• Workflows

Recordatorios y tareas automatizados

Las tareas son una función de HubSpot para crear y programar pendientes en tu CRM. Las tareas pueden asociarse con un contacto, empresa o registro de negocio, lo que las convierte en una excelente manera de programar y planificar el trabajo para mantenerte responsable.

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Hay tres tipos principales de tareas que puedes crear en HubSpot:

• Llamada
• Correo electrónico
• Pendiente (que técnicamente puede ser cualquier cosa)

Y si tienes la integración de Sales Navigator:

• Enviar un InMail
• Solicitud de conexión

Me gusta usar tareas para mantenerme organizado y asegurarme de tener un próximo paso definido para cada prospecto. Las colas de tareas, la sincronización de calendario y otras funciones avanzadas pueden ayudarte a mantener todo en orden y a cada prospecto avanzando.

Consulta mi guía para usar HubSpot Tasks para un recorrido completo.

Outreach personalizado con Sequences

La personalización no tiene que significar elaborar cada correo electrónico laboriosamente. Al usar HubSpot Sequences, ¡puedes configurar mensajes predefinidos para enviar a prospectos fríos, oportunidades cálidas y negocios que intentas llevar a la línea de meta!

Las Sequences te permiten enviar una serie de correos electrónicos personalizados a leads calificados para ventas o prospectos fríos a lo largo del tiempo, automatizando tu Outreach a escala.

Me gusta usar HubSpot Sequences para lo siguiente:

• Automatizar correos electrónicos
• Crear tareas
• Enviar InMails de LinkedIn

Consulta mis 10 HubSpot Sequences favoritas aquí.

Automatización a escala con Workflows

Correos electrónicos automatizados, creación de tareas… ¿no es eso lo que ya hacen los HubSpot Workflows?

Sí, las Sequences son similares a los Workflows, pero son herramientas distintas. Si bien tanto las Sequences como los Workflows pueden enviar una serie automatizada de correos electrónicos a los contactos en tu CRM, los Workflows son mucho más poderosos; soportan más acciones, lógica de ramificación más compleja y algunas otras características especiales.

Las Sequences son excelentes para una serie simple de mensajes o tareas, pero los Workflows pueden usarse de manera un poco más dinámica. Por ejemplo, los Workflows podrían usarse para:

• Enviar una serie de mensajes basados en la actividad de un prospecto en tu sitio web
• Desencadenar mensajes basados en la actividad de LinkedIn
• Distribuir contenido durante un largo período de tiempo, con lógica de ramificación basada en el comportamiento del prospecto

Juntos, los Workflows y las Sequences pueden ayudarte a enviar el mensaje correcto en el momento correcto, aumentando tus posibilidades de ser escuchado y atendido.

Cómo reportar sobre tu pipeline de ventas en HubSpot

Has hecho el trabajo de crear, personalizar y automatizar tu pipeline de ventas. Ahora hablemos de los reportes.

Ya sea que estés gestionando un equipo de comerciales o quieras seguir tu rendimiento individual, HubSpot tiene herramientas de reporte y dashboards para ayudarte a identificar qué funciona y qué no. Y eso significa un proceso de ventas más inteligente y eficiente para que tu equipo lo siga. 

El cielo es el límite para lo que puedes reportar en HubSpot, pero como mínimo, recomiendo configurar los siguientes dashboards:

• Actividades de ventas por comercial
• Rendimiento de negocios
• Un resumen de cuentas objetivo

Eso te llevará bastante lejos en el reporte de tu pipeline de ventas; consulta mis dashboards de ventas favoritos para un recorrido de mis mejores reportes.

Mejores prácticas de gestión del pipeline

Antes de cerrar, te dejaré algunas mejores prácticas para guiarte mientras construyes y gestionas tu pipeline en HubSpot.

Recuerda: HubSpot es una gran herramienta, pero solo es tan buena como tú. HubSpot solo no te transformará como comercial o gerente, pero puede empoderarte para trabajar de manera más inteligente. Para mantenerte en el camino, recomiendo lo siguiente:

• Realizar auditorías regulares
• Enfocarse en oportunidades de alto valor
• Automatizar tanto como sea posible, dentro de lo razonable
• Mantenerse ágil

Realizar auditorías regulares

Tu trabajo comienza después de configurar tu pipeline. El pipeline es solo tu proceso de prospección y movimiento de negocios, y ese proceso debe evolucionar con el tiempo. 

Tómate el tiempo para auditar tus procesos al menos un par de veces al año, o una vez por trimestre si tienes suficiente volumen para recopilar datos significativos. Los mejores equipos de ventas que he conocido nunca estaban satisfechos con el status quo, y las auditorías regulares aseguran que tú tampoco lo estarás.

Priorizar cuentas objetivo

Si tienes 25 oportunidades en este momento, ¿preferirías dedicar una cantidad igual de tiempo a cada una o enfocarte en las más grandes y con mayor probabilidad de cierre?

Obviamente, es la segunda opción.

A esto lo llamamos ventas basadas en cuentas; es la práctica de clasificar y priorizar oportunidades de la manera más estratégica posible. Al enfocar los esfuerzos en prospectos que más se parecen a tus oportunidades más exitosas, aumentas tus posibilidades de cumplir cuotas y cerrar negocios.

Automatizar con razón

Con Workflows, tareas y Sequences, no hay razón para hacer todo manualmente en HubSpot.

Al combinar las funciones de automatización integradas de HubSpot con herramientas de enriquecimiento de datos y herramientas de automatización de LinkedIn, nada te impide aumentar tu proceso de ventas para ejecutar Outbound a escala. Sin embargo, no te apresures a automatizar todo de inmediato. Recomiendo refinar y automatizar tu proceso pieza a pieza.

Consulta mi guía de automatización de ventas en HubSpot para un recorrido completo.

Mantenerse ágil

Esto va de la mano con realizar auditorías regulares, pero vale la pena mencionarlo.

El hecho de que tu proceso haya sido tu proceso durante unos meses o años no significa que siempre tenga que serlo. Los mejores comerciales rara vez son sorprendidos desprevenidos. Se mantienen atentos para adaptarse a lo que se les presenta. 

Ya sea un nuevo canal, una nueva función o una limitación de LinkedIn o cambios en la IA, el mundo a tu alrededor va a cambiar. En lugar de preguntar "¿cómo sigo haciendo lo que hago?", pregunta "¿cómo puedo adaptarme o hacer las cosas de manera diferente?"

El éxito en ventas comienza con destacarse y ser notado, y los comerciales que permanecen ágiles tienen las mejores posibilidades de tener éxito.

Domina la gestión del pipeline con el HubSpot Outbound Handbook para 

La gestión del pipeline es solo el punto de partida. Ahora necesitas llenar tu pipeline con leads calificados y oportunidades calientes.

Para eso, necesitas una estrategia de Outbound.

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