Crea una tarea de seguimiento en Salesforce tras una conversación de LinkedIn con Hublead
Un Flow activado por registro que da al comercial una Task de seguimiento en Salesforce cada vez que se registra una conversación de LinkedIn, una por persona, sin duplicados.
Bastien Paul26 de octubre de 20264 min de lectura
Flow de Salesforce
- CuandoHublead registra una Task de LinkedInMensaje de los últimos 7 días
- EntoncesBusca un seguimiento abiertoUno por persona
- EntoncesCrea una Task para el comercialVence en 2 días
Qué obtienes
- Una Task de seguimiento en Salesforce cada vez que se registra una conversación de LinkedIn
- Un solo seguimiento abierto por persona, no uno por mensaje
- Los siguientes pasos en la lista de tareas de Salesforce del comercial, donde ya está el resto del pipeline
Requisitos previos
- Hublead conectado a Salesforce. Un administrador de Salesforce instala Hublead en la org una sola vez y después cada comercial hace clic en Connect Salesforce en la extensión
- Comerciales que sincronizan sus conversaciones: una conversación se sincroniza cuando el comercial la abre en LinkedIn, automáticamente si el auto-sync está activado, o con el botón Sync messages
- Un administrador de Salesforce, o un usuario que pueda crear y activar Flows
Problema
Una conversación de LinkedIn termina con un «hablamos la semana que viene» y el siguiente paso se queda en la cabeza del comercial. Salesforce tiene la conversación, pero ninguna tarea, así que el seguimiento depende de la memoria. Cuanto más cargada va la semana, más seguimientos se pierden.
-
1. Abre una Task registrada por Hublead
Abre un Lead o un Contact cuya conversación de LinkedIn se haya sincronizado y abre una de sus Tasks de LinkedIn. Hublead registra los mensajes sincronizados como Tasks con el estado Completed, fechadas en el Due Date. Copia el Subject y comprueba que el Assigned To es el comercial que tuvo la conversación: el Flow usa ambos. Si muestra otro usuario, en el paso 5 pon Assigned To ID en
{!$Record.CreatedById}. -
2. Crea un Flow activado por registro sobre Task
Ve a Setup → Process Automation → Flows → New Flow y elige Record-Triggered Flow. Configura:
- Object: Task
- Trigger the Flow When: A record is created
- Optimize the Flow for: Actions and Related Records
-
3. Quédate solo con los mensajes de LinkedIn recientes
Pon Condition Requirements en Formula Evaluates to True y pega, con el Subject que copiaste en el paso 1:
AND(CONTAINS({!$Record.Subject}, "paste the Subject here"), NOT(ISBLANK({!$Record.WhoId})), {!$Record.ActivityDate} >= TODAY() - 7)La última parte descarta los mensajes de más de 7 días, para que la primera sincronización de una conversación larga no cree seguimientos por mensajes del año pasado.
-
4. Descarta a quien ya tiene un seguimiento
Añade un elemento Get Records sobre Task, con las condiciones Name ID equals
{!$Record.WhoId}, Subject equalsFollow up on LinkedIn conversationy Closed equalsFalse, guardando solo el primer registro. Después añade un elemento Decision con un resultado, No open follow-up: el registro de Get Records Is NullTrue. -
5. Crea la Task de seguimiento
En la rama No open follow-up, añade Create Records para una Task:
- Subject:
Follow up on LinkedIn conversation. No debe contener el Subject de Hublead, o el Flow se activaría con sus propias Tasks - Assigned To ID:
{!$Record.OwnerId} - Name ID:
{!$Record.WhoId}y Related To ID:{!$Record.WhatId} - Due Date Only: un recurso de fórmula con tipo de datos Date,
TODAY() + 2 - Status: Not Started
- Subject:
-
6. Pruébalo y actívalo
Haz clic en Debug y ejecuta el Flow sobre una Task reciente registrada por Hublead, luego Save con el nombre LinkedIn conversation follow-up y haz clic en Activate. Sincroniza una conversación en LinkedIn y revisa el registro: ahí está la Task de seguimiento, con vencimiento en dos días.
Resultado
Cada conversación de LinkedIn sincronizada con Salesforce termina ahora con un siguiente paso fechado en la lista de tareas del comercial, salvo que ya haya uno abierto. Los seguimientos dejan de depender de la memoria y un manager puede ver cuáles están vencidos.
Deja de copiar y pegar LinkedIn en Salesforce
Crea el Lead o el Contact y su Account desde el perfil, y registra la conversación como Tasks, sin salir de LinkedIn.
Antes de activar el Flow
¿Se activa en cuanto responde un prospecto?
Se activa cuando la conversación se registra en Salesforce, es decir, cuando el comercial la abre en LinkedIn: automáticamente si el auto-sync está activado, o con el botón Sync messages. En Salesforce no hay sincronización en segundo plano, así que una respuesta que el comercial no ha abierto todavía no ha llegado a Salesforce.
¿Por qué no un seguimiento por mensaje?
Una sola sincronización puede registrar varias Tasks para la misma persona. La comprobación con Get Records mantiene un único seguimiento abierto por persona, así que el comercial recibe una tarea por conversación.
¿Puedo enviar una notificación en lugar de una tarea?
Sí. Crea un tipo de notificación en Setup → Notification Builder → Custom Notifications y sustituye Create Records por la acción Send Custom Notification, con Recipient IDs apuntando a una variable de colección de texto que contenga {!$Record.OwnerId}.
¿Funciona con las invitaciones de LinkedIn?
No. Las invitaciones y los InMails no se registran en Salesforce por ahora. El Flow se ejecuta sobre los mensajes sincronizados.
Más workflows sobre la actividad de LinkedIn
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Campaign de Salesforce
- CuandoAbres un prospecto en LinkedIn
- EntoncesAñádelo a la Campaign
Informe de Salesforce
- CuandoSe sincroniza un mensaje de LinkedIn
- EntoncesAgrupa por comercial y semana
Vista de HubSpot
- CuandoLast LinkedIn Message Received hace más de 21 días
- EntoncesGuardar la vista «Cooling LinkedIn leads»
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