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Salesforce-Follow-up-Task nach einer LinkedIn-Unterhaltung erstellen, mit Hublead

Ein Record-Triggered Flow, der dem Vertriebler bei jeder protokollierten LinkedIn-Unterhaltung einen Follow-up-Task in Salesforce anlegt, einen pro Person, nie doppelt.

Bastien Paul26. Oktober 20264 Min. Lesezeit

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Salesforce-Flow
  1. WennHublead protokolliert LinkedIn-TaskNachricht der letzten 7 Tage
  2. DannOffenes Follow-up prüfenEins pro Person
  3. DannTask für den VertrieblerFällig in 2 Tagen

Was du bekommst

  • Einen Follow-up-Task in Salesforce bei jeder protokollierten LinkedIn-Unterhaltung
  • Ein offenes Follow-up pro Person, nicht eins pro Nachricht
  • Nächste Schritte in der Salesforce-Taskliste des Vertrieblers, dort, wo auch der Rest der Pipeline liegt

Voraussetzungen

  • Hublead mit Salesforce verbunden. Ein Salesforce-Admin installiert Hublead einmal in der Org, danach klickt jeder Vertriebler in der Erweiterung auf Connect Salesforce
  • Vertriebler, die ihre Unterhaltungen synchronisieren: Eine Unterhaltung wird synchronisiert, wenn der Vertriebler sie auf LinkedIn öffnet, automatisch bei aktivem Auto-Sync oder über den Button Sync messages
  • Ein Salesforce-Admin oder ein User, der Flows erstellen und aktivieren darf

Problem

Eine LinkedIn-Unterhaltung endet mit „Lass uns nächste Woche sprechen“, und der nächste Schritt existiert nur im Kopf des Vertrieblers. Salesforce hat die Unterhaltung, aber keinen Task, also hängt das Follow-up vom Gedächtnis ab. Je voller die Woche, desto mehr davon gehen verloren.

  1. Öffne einen von Hublead protokollierten Task

    Öffne einen Lead oder Contact, dessen LinkedIn-Unterhaltung synchronisiert wurde, und öffne einen seiner LinkedIn-Tasks. Hublead protokolliert synchronisierte Nachrichten als Tasks mit dem Status Completed, datiert im Due Date. Kopiere den Subject und prüfe, ob Assigned To der Vertriebler ist, der die Unterhaltung geführt hat: Der Flow verwendet beides. Steht dort ein anderer User, setzt du Assigned To ID in Schritt 5 stattdessen auf {!$Record.CreatedById}.

  2. Erstelle einen Record-Triggered Flow auf Task

    Geh zu Setup → Process Automation → Flows → New Flow und wähle Record-Triggered Flow. Setze:

    • Object: Task
    • Trigger the Flow When: A record is created
    • Optimize the Flow for: Actions and Related Records

  3. Behalte nur aktuelle LinkedIn-Nachrichten

    Setze Condition Requirements auf Formula Evaluates to True und füge Folgendes ein, mit dem Subject, den du in Schritt 1 kopiert hast:

    AND(CONTAINS({!$Record.Subject}, "paste the Subject here"), NOT(ISBLANK({!$Record.WhoId})), {!$Record.ActivityDate} >= TODAY() - 7)

    Der letzte Teil überspringt Nachrichten, die älter als 7 Tage sind. So erzeugt die erste Synchronisierung einer langen Unterhaltung keine Follow-ups für Nachrichten vom letzten Jahr.

  4. Überspringe Personen, die schon ein Follow-up haben

    Füge ein Element Get Records auf Task hinzu, mit den Bedingungen Name ID equals {!$Record.WhoId}, Subject equals Follow up on LinkedIn conversation und Closed equals False, und behalte nur den ersten Datensatz. Füge dann eine Decision mit einem Outcome hinzu, No open follow-up: Der Datensatz aus Get Records Is Null True.

  5. Erstelle den Follow-up-Task

    Füge auf dem Pfad No open follow-up ein Create Records für einen Task hinzu:

    • Subject: Follow up on LinkedIn conversation. Er darf den Hublead-Subject nicht enthalten, sonst würde der Flow auf seine eigenen Tasks auslösen
    • Assigned To ID: {!$Record.OwnerId}
    • Name ID: {!$Record.WhoId} und Related To ID: {!$Record.WhatId}
    • Due Date Only: eine Formel-Ressource vom Datentyp Date, TODAY() + 2
    • Status: Not Started

  6. Teste und aktiviere ihn

    Klick auf Debug und führe den Flow auf einem aktuellen, von Hublead protokollierten Task aus. Speichere ihn dann mit Save als LinkedIn conversation follow-up und klick auf Activate. Synchronisiere eine Unterhaltung auf LinkedIn und prüfe den Datensatz: Der Follow-up-Task ist da, fällig in zwei Tagen.

Ergebnis

Jede mit Salesforce synchronisierte LinkedIn-Unterhaltung endet jetzt mit einem datierten nächsten Schritt in der Taskliste des Vertrieblers, außer es ist schon einer offen. Follow-ups hängen nicht mehr vom Gedächtnis ab, und ein Manager sieht, welche überfällig sind.

Schluss mit Copy-Paste von LinkedIn nach Salesforce

Lege Lead oder Contact samt Account direkt vom Profil an und protokolliere die Unterhaltung als Tasks, ohne LinkedIn zu verlassen.

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Bevor du den Flow aktivierst

Löst er aus, sobald ein Interessent antwortet?

Er löst aus, wenn die Unterhaltung in Salesforce protokolliert wird, also wenn der Vertriebler sie auf LinkedIn öffnet: automatisch bei aktivem Auto-Sync oder über den Button Sync messages. Für Salesforce gibt es keine Hintergrundsynchronisierung, also ist eine Antwort, die der Vertriebler noch nicht geöffnet hat, auch noch nicht in Salesforce.

Warum nicht ein Follow-up pro Nachricht?

Eine Synchronisierung kann mehrere Tasks für dieselbe Person protokollieren. Die Prüfung mit Get Records hält ein einziges offenes Follow-up pro Person, so bekommt der Vertriebler einen Task pro Unterhaltung.

Kann ich statt eines Tasks eine Benachrichtigung schicken?

Ja. Erstelle einen Benachrichtigungstyp unter Setup → Notification Builder → Custom Notifications und ersetze dann Create Records durch die Aktion Send Custom Notification, mit Recipient IDs auf einer Textsammlungsvariable, die {!$Record.OwnerId} enthält.

Funktioniert das mit LinkedIn-Einladungen?

Nein. Einladungen und InMails werden für Salesforce derzeit nicht erfasst. Der Flow läuft auf synchronisierten Nachrichten.

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