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Créer une tâche de relance Salesforce après une conversation LinkedIn avec Hublead

Un Flow record-triggered qui crée une Task de relance dans Salesforce pour le commercial à chaque conversation LinkedIn enregistrée, une par personne, jamais en double.

Bastien Paul26 octobre 20264 min de lecture

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Flow Salesforce
  1. QuandHublead enregistre une Task LinkedInMessage des 7 derniers jours
  2. AlorsVérifier s'il y a une relance ouverteUne par personne
  3. AlorsCréer une Task pour le commercialÉchéance dans 2 jours

Ce que vous obtenez

  • Une Task de relance dans Salesforce à chaque conversation LinkedIn enregistrée
  • Une seule relance ouverte par personne, pas une par message
  • Les prochaines étapes dans la liste de tâches Salesforce du commercial, là où se trouve déjà le reste du pipeline

Prérequis

  • Hublead connecté à Salesforce. Un admin Salesforce installe Hublead dans l'org une seule fois, puis chaque commercial clique sur Connect Salesforce dans l'extension
  • Des commerciaux qui synchronisent leurs conversations : une conversation se synchronise quand le commercial l'ouvre sur LinkedIn, automatiquement si l'auto-sync est activée, ou avec le bouton Sync messages
  • Un admin Salesforce, ou un utilisateur qui peut créer et activer des Flows

Problème

Une conversation LinkedIn se termine sur « on en reparle la semaine prochaine », et l'étape suivante reste dans la tête du commercial. Salesforce a la conversation, mais aucune tâche : la relance dépend de la mémoire. Plus la semaine est chargée, plus il en passe à la trappe.

  1. Ouvrez une Task enregistrée par Hublead

    Ouvrez un Lead ou un Contact dont la conversation LinkedIn a été synchronisée, puis ouvrez l'une de ses Tasks LinkedIn. Hublead enregistre les messages synchronisés sous forme de Tasks au statut Completed, datées dans la Due Date. Copiez le Subject et vérifiez que Assigned To correspond bien au commercial qui a mené la conversation : le Flow utilise les deux. S'il affiche un autre utilisateur, renseignez plutôt Assigned To ID avec {!$Record.CreatedById} à l'étape 5.

  2. Créez un Flow record-triggered sur Task

    Allez dans Setup → Process Automation → Flows → New Flow et choisissez Record-Triggered Flow. Réglez :

    • Object : Task
    • Trigger the Flow When : A record is created
    • Optimize the Flow for : Actions and Related Records

  3. Ne gardez que les messages LinkedIn récents

    Réglez Condition Requirements sur Formula Evaluates to True et collez la formule suivante, avec le Subject copié à l'étape 1 :

    AND(CONTAINS({!$Record.Subject}, "paste the Subject here"), NOT(ISBLANK({!$Record.WhoId})), {!$Record.ActivityDate} >= TODAY() - 7)

    La dernière partie ignore les messages de plus de 7 jours : la première synchronisation d'une longue conversation ne crée donc pas de relances pour des messages de l'an dernier.

  4. Ignorez les personnes qui ont déjà une relance

    Ajoutez un élément Get Records sur Task, avec les conditions Name ID equals {!$Record.WhoId}, Subject equals Follow up on LinkedIn conversation et Closed equals False, en ne gardant que le premier enregistrement. Ajoutez ensuite une Decision avec un seul résultat, No open follow-up : l'enregistrement issu de Get Records Is Null True.

  5. Créez la Task de relance

    Sur le chemin No open follow-up, ajoutez Create Records pour une Task :

    • Subject : Follow up on LinkedIn conversation. Il ne doit pas contenir le Subject Hublead, sinon le Flow se déclencherait sur ses propres Tasks
    • Assigned To ID : {!$Record.OwnerId}
    • Name ID : {!$Record.WhoId} et Related To ID : {!$Record.WhatId}
    • Due Date Only : une ressource formule de type Date, TODAY() + 2
    • Status : Not Started

  6. Testez-le et activez-le

    Cliquez sur Debug et lancez le Flow sur une Task récente enregistrée par Hublead, puis faites Save sous le nom LinkedIn conversation follow-up et cliquez sur Activate. Synchronisez une conversation sur LinkedIn et vérifiez l'enregistrement : la Task de relance est là, à échéance dans deux jours.

Résultat

Chaque conversation LinkedIn synchronisée avec Salesforce se termine désormais par une prochaine étape datée dans la liste de tâches du commercial, sauf si une relance est déjà ouverte. Les relances ne dépendent plus de la mémoire, et un manager voit lesquelles sont en retard.

Arrêtez de copier-coller LinkedIn dans Salesforce

Créez le Lead ou le Contact et son Account depuis le profil, et enregistrez la conversation en Tasks, sans quitter LinkedIn.

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Avant d'activer le Flow

Se déclenche-t-il dès qu'un prospect répond ?

Il se déclenche quand la conversation est enregistrée dans Salesforce, c'est-à-dire quand le commercial l'ouvre sur LinkedIn : automatiquement si l'auto-sync est activée, ou avec le bouton Sync messages. Il n'y a pas de synchronisation en arrière-plan sur Salesforce : une réponse que le commercial n'a pas ouverte n'est donc pas encore arrivée dans Salesforce.

Pourquoi pas une relance par message ?

Une synchronisation peut enregistrer plusieurs Tasks pour la même personne. La vérification Get Records garde une seule relance ouverte par personne : le commercial reçoit une tâche par conversation.

Puis-je envoyer une notification au lieu d'une tâche ?

Oui. Créez un type de notification dans Setup → Notification Builder → Custom Notifications, puis remplacez Create Records par l'action Send Custom Notification, avec Recipient IDs réglé sur une variable de collection de texte qui contient {!$Record.OwnerId}.

Fonctionne-t-il avec les invitations LinkedIn ?

Non. Les invitations et les InMails ne sont pas suivis sur Salesforce aujourd'hui. Le Flow s'exécute sur les messages synchronisés.

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