HubSpot Pipeline-Management: bewährte Taktiken für Sales

Erfolg im Sales ist einfach nur eine Sache von Nummern wählen, SMS raushauen und E-Mails verschicken, oder?

Wenn es so einfach wäre. Du kommst vielleicht weit, wenn du das 24/7 auf Repeat machst. Aber glaub mir: nach einer Woche DMs, E-Mails, Instant-Messages und allem anderen wirst du A) ausgebrannt sein und B) den Überblick über deine Leads und ihren Platz im Sales-Prozess verlieren. 

Die Antwort heißt Pipeline-Management.

Das ist nicht das Headliner-Thema auf der INBOUND, aber glaub mir: gutes Pipeline-Management ist der Schlüssel, um deine Sales-Strategie wirksam umzusetzen. In diesem Artikel gebe ich dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du in HubSpot eine Sales-Pipeline aufsetzt und managst, die deinen Kalender und dein CRM voll hält.

Was ist Pipeline-Management?

HubSpots Tools fürs Pipeline-Management geben dir den Überblick aus der Vogelperspektive über deinen Sales-Funnel und -Prozess. Das heißt: zu wissen, wie viele aktive Opportunities du hast und wo sie im Sales-Prozess stehen.

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Warum sich überhaupt mit Pipeline-Management beschäftigen?

Wie gesagt: Pipeline-Management ist nicht das aufregendste Thema im Sales, aber es sauber hinzubekommen ist essenziell. Ohne einen guten Griff auf deine Pipeline läuft alles auf Raten hinaus – und früher oder später geht dir das Glück aus. 

Ich führe dich durch die wichtigsten Schritte beim Pipeline-Setup, praxisnahe Automatisierungstipps und die analytischen Insights, die du brauchst, damit deine Sales-Maschine rund läuft.

HubSpot Standard-Deal-Stages

Bevor du anfängst, dir Sorgen zu machen, dass ich dir gleich Hausaufgaben aufdrücke – keine Panik. HubSpot macht den Einstieg ins Pipeline-Management dank einer Menge vorgebauter Funktionen und Standard-Stages unglaublich einfach.

Wenn du dich in HubSpots Deal-View einloggst, hast du eine Standard-Pipeline mit diesen Stages:

• Appointment Scheduled
• Qualified to Buy
• Presentation Scheduled
• Decision Maker Bought-in
• Contract Sent
• Closed Won
• Closed Lost

HubSpot gibt dir eine Menge weiterer nützlicher Properties, wie:

• Deal Scores
• Deal Types
• Closed-Won/Lost-Reasons
• Forecast Probability
• Next Activity Date

Im Ernst: so einfach ist das. Richtig spannend wird's aber erst, wenn du anfängst, das auf DEINEN Sales-Prozess zuzuschneiden. Wie das geht, zeige ich dir als Nächstes.

So passt du deine HubSpot-Sales-Pipeline an

Mit der Standard-HubSpot-Pipeline kommst du schon ganz gut, aber es ist eine One-size-fits-all-Lösung, die du auf deinen Sales-Prozess und deine Kunden zuschneiden musst.

Zum Glück macht HubSpot das super einfach. Du musst nur:

• Eigene Stages definieren
• Wahrscheinlichkeiten und Milestones setzen
• Deine Reports einrichten, um Fortschritt zu tracken

Eigene Deal-Stages definieren

Der erste Weg, deinen Sales-Funnel in HubSpot auf das nächste Level zu bringen, ist, eigene Deal-Stages zu erstellen. 

Die sollten exakt deinen Sales-Prozess abbilden. Also geh einen Schritt zurück, schau dir den Flow an, durch den du jeden Prospect von der Entdeckung bis zur Vertragsunterschrift führst, und stell sicher, dass das in HubSpot abgebildet ist. Um deine Deal-Stages anzupassen, geh einfach in die Deal-Einstellungen und wähl Pipelines aus dem Menü:

Ein guter Start für ein B2B-SaaS-Unternehmen könnte so aussehen:

• Connect Call: 10 %
• Discovery Completed: 20 %
• Demo Scheduled: 40 %
• Demo Completed: 60 %
• Proposal Sent: 80 %
• Verbal Commit: 90 %
• Closed Won / Lost: 100 %

Aber zögere nicht, das auf deinen genauen Flow anzupassen. Schau dir meinen Guide zu Sales-Funnel-Stages hier an.

Wahrscheinlichkeiten und Milestones setzen

Du hast bestimmt noch ein anderes Setting neben den Deal-Stages selbst bemerkt: Wahrscheinlichkeiten pro Stage.

Das ist keine Ratespielerei – eher ein Blick in deine Deal-Historie, um einzuschätzen, wie wahrscheinlich ein Abschluss ist, je nachdem, wo ein Prospect im Funnel steht. Im Idealfall: je weiter ein Prospect ist, desto wahrscheinlicher schließt er ab. 

Zu Deal-Bewegung und -Velocity reporten

Im Sales dreht sich alles um Zahlen.

Gemachte Calls, gesendete LinkedIn-Einladungen, erstellte Deals und Deal-Dauer. HubSpot ist ein Sales-Reporting-Kraftwerk, mit dem du Daten aus verschiedenen Quellen ziehen und eine visuelle Aufschlüsselung deiner Sales-Pipeline und ihrer Gesundheit bekommst. 

Persönlich behalte ich die folgenden Metriken im Auge:

• Wie viele Deals in Arbeit sind
• Forecasted Revenue
• Deal-Fortschritt pro Stage
• Win/Loss-Verhältnis

So automatisierst du Kommunikation und Pipeline-Management in HubSpot

Manuelles Pipeline-Management ist okay, wenn du nur ein paar Eisen im Feuer hast. Aber was, wenn du 50 Calls am Tag machst oder 100 LinkedIn-Anfragen pro Woche verschickst?

Dann ist Automatisierung dein bester Freund. Zum Glück hat HubSpot eine Menge starker Sales-Automatisierungs-Tools, wie:

• Automatisierte Tasks
• Sequences
• Workflows

Automatisierte Erinnerungen und Tasks

Tasks sind ein HubSpot-Feature, mit dem du To-Dos in deinem CRM erstellen und planen kannst. Tasks können mit einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Record verknüpft werden – eine super Möglichkeit, deine Arbeit zu planen und dich selbst zur Rechenschaft zu ziehen.

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Es gibt drei Haupttypen von Tasks, die du in HubSpot erstellen kannst:

• Call
• E-Mail
• To-Do (was technisch gesehen alles sein kann)

Und wenn du die Sales-Navigator-Integration hast:

• InMail senden
• Verbindungsanfrage

Ich nutze Tasks, um organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass ich für jeden Prospect einen klaren nächsten Schritt habe. Task-Queues, Kalender-Syncing und andere fortgeschrittene Features helfen dir, alles im Griff zu haben und jeden Prospect vorwärtszubewegen.

Schau in meinen Guide zur Nutzung von HubSpot Tasks für einen kompletten Walkthrough.

Personalisierte Outreach mit Sequences

Personalisierung bedeutet nicht, jede E-Mail mühsam von Hand zu bauen. Mit HubSpot Sequences kannst du vordefinierte Messages aufsetzen, die an Cold Prospects, warme Opportunities und Deals rausgehen, die du über die Ziellinie bringen willst!

Sequences erlauben dir, eine Serie personalisierter E-Mails an Sales-qualifizierte Leads oder Cold Prospects über Zeit zu dripen und deine Outreach skalierbar zu automatisieren.

Ich nutze HubSpot Sequences gerne für:

• E-Mails automatisieren
• Tasks erstellen
• LinkedIn InMails senden

Schau dir meine Top 10 Lieblings-HubSpot-Sequences hier an.

Automatisierung in groß mit Workflows

Automatisierte E-Mails, Task-Erstellung… ist das nicht genau das, was HubSpot Workflows schon machen?

Ja, Sequences und Workflows sind ähnlich, aber es sind unterschiedliche Tools. Beide können eine automatisierte Serie von E-Mails an Kontakte in deinem CRM schicken, aber Workflows sind viel mächtiger – sie unterstützen mehr Aktionen, komplexere Branching-Logik und ein paar spezielle Features.

Sequences sind super für eine einfache Serie von Messages oder Tasks, aber Workflows können dynamischer eingesetzt werden. Zum Beispiel können Workflows genutzt werden für:

• Eine Serie Messages basierend auf der Aktivität eines Prospects auf deiner Website schicken
• Messages basierend auf LinkedIn-Aktivität triggern
• Content über einen langen Zeitraum dripen, mit Branching-Logik basierend auf Prospect-Verhalten

Zusammen helfen dir Workflows und Sequences, die richtige Message zur richtigen Zeit zu schicken und deine Chancen zu erhöhen, gehört und angenommen zu werden.

So reportest du zu deiner Sales-Pipeline in HubSpot

Du hast die Arbeit investiert, deine Sales-Pipeline zu erstellen, anzupassen und zu automatisieren. Jetzt reden wir übers Reporting.

Egal, ob du ein Rep-Team managst oder deine eigene Performance tracken willst: HubSpot hat Reporting-Tools und Dashboards, die dir zeigen, was funktioniert und was nicht. Und das bedeutet einen schlaueren und effizienteren Sales-Prozess, dem dein Team folgen kann. 

Beim Reporting in HubSpot gibt's praktisch keine Grenzen, aber mindestens empfehle ich dir, diese Dashboards einzurichten:

• Sales-Aktivitäten pro Rep
• Deal-Performance
• Eine Target-Accounts-Übersicht

Das bringt dich beim Reporting zu deiner Sales-Pipeline schon ziemlich weit. Schau dir meine Lieblings-Sales-Dashboards an für einen Walkthrough meiner Top-Reports.

Pipeline-Management Best Practices

Bevor wir schließen, gebe ich dir noch ein paar Best Practices mit, die dich beim Bauen und Managen deiner Pipeline in HubSpot leiten.

Denk dran: HubSpot ist ein starkes Tool, aber es ist nur so gut wie du. HubSpot allein macht dich nicht zu einem besseren Sales-Rep oder -Manager, aber es kann dich dabei unterstützen, smarter zu arbeiten. Um auf Kurs zu bleiben, empfehle ich Folgendes:

• Regelmäßige Audits machen
• Auf High-Value-Opportunities fokussieren
• Automatisieren, so viel wie sinnvoll ist
• Agil bleiben

Regelmäßige Audits machen

Deine Arbeit fängt nach dem Setup deiner Pipeline an. Die Pipeline ist einfach dein Prozess für Prospecting und Deal-Bewegung – und dieser Prozess sollte sich mit der Zeit weiterentwickeln. 

Nimm dir Zeit, deine Prozesse mindestens ein paar Mal im Jahr zu auditieren – oder einmal pro Quartal, wenn du genug Volumen machst, um aussagekräftige Daten zu sammeln. Die besten Sales-Teams, die ich je getroffen habe, waren nie zufrieden mit dem Status quo – und regelmäßige Audits sorgen dafür, dass du es auch nicht bist.

Target-Accounts priorisieren

Wenn du genau jetzt 25 Opportunities hättest – würdest du jeder einzelnen die gleiche Zeit widmen oder dich auf die größten und abschlusswahrscheinlichsten konzentrieren?

Klar, Option zwei.

Das nennen wir Account-based Selling – die Praxis, Opportunities so strategisch wie möglich zu ranken und zu priorisieren. Indem du deine Energie auf Prospects fokussierst, die deinen erfolgreichsten Opportunities am ähnlichsten sind, erhöhst du deine Chancen, Quoten zu erreichen und Deals zu closen.

Mit Augenmaß automatisieren

Mit Workflows, Tasks und Sequences gibt es keinen Grund, in HubSpot alles manuell zu machen.

Wenn du HubSpots eingebaute Automatisierungs-Features mit Data-Enrichment-Tools und LinkedIn-Automatisierungs-Tools kombinierst, hält dich nichts davon ab, deinen Sales-Prozess hochzuskalieren und Outbound in groß zu fahren. Spring aber nicht direkt in die All-in-Automatisierung. Ich empfehle, deinen Prozess Stück für Stück zu verfeinern und zu automatisieren.

Schau dir meinen Guide zur Sales-Automatisierung in HubSpot für einen kompletten Walkthrough an.

Agil bleiben

Das geht Hand in Hand mit den regelmäßigen Audits, aber es verdient eine eigene Erwähnung.

Nur weil dein Prozess ein paar Monate oder Jahre lang dein Prozess war, heißt das nicht, dass er es für immer bleiben muss. Die besten Sales-Reps werden selten auf dem falschen Fuß erwischt. Sie bleiben auf den Zehenspitzen, um sich anzupassen, was immer kommt. 

Ob ein neuer Kanal, ein neues Feature oder eine Einschränkung von LinkedIn, ob Veränderungen bei AI – die Welt um dich herum wird sich verändern. Statt zu fragen „Wie mache ich weiter, was ich gerade mache?", frag: „Wie kann ich mich anpassen oder Dinge anders machen?"

Erfolg im Sales fängt damit an, aufzufallen und wahrgenommen zu werden – und die Reps, die agil bleiben, haben die besten Chancen, erfolgreich zu sein.

Pipeline-Management meistern mit dem HubSpot Outbound Handbook

Pipeline-Management ist erst der Ausgangspunkt. Jetzt musst du deine Pipeline mit qualifizierten Leads und heißen Opportunities füllen.

Und dafür brauchst du eine Outbound-Strategie.

Wenn du deinen Sales-Prozess in HubSpot wirklich aufs nächste Level bringen willst, lade dir das kostenlose HubSpot Outbound Handbook herunter – unseren Guide, um einen skalierbaren und wirksamen Outbound-Prozess in HubSpot aufzubauen. Im Guide gehen wir auf folgendes ein:

• Die Kanäle, die du nutzen solltest
• Wie du die Aufmerksamkeit deiner Prospects gewinnst
• Die Tools, mit denen du deinen Sales-Prozess beschleunigst

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