Wie man HubSpot Sales nutzt: Der ultimative Leitfaden für Sales-Teams

Das Problem mit der Art, wie die meisten Sales Teams HubSpot nutzen, ist, dass sie jeden Kanal als separates Tool behandeln.

E-Mail, Telefon, SMS und LinkedIn sind alle wichtige Kanäle für deine Outbound-Kampagnen, aber sie sind bei Weitem nicht so effektiv, wenn du sie einzeln einsetzt, als wenn du sie kombinierst. Das ist die eigentliche Stärke von HubSpot: HubSpot bringt alle deine Daten und Aktivitäten an einem Ort zusammen.

So großartig HubSpot als CRM auch ist, es ist kein Allheilmittel. 

HubSpot wird dich nicht wie von Zauberhand effektiver machen als du es mit Salesforce oder Pipedrive warst, aber mit dem richtigen Know-how kannst du das Beste aus HubSpot herausholen, um effektive Vertriebskampagnen zu fahren, die deine Pipeline füllen.

Das ist kein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zu den Details von Sales Hub; es ist ein praktischer Guide, wie du HubSpot nutzen kannst, um effektive Outbound-Kampagnen zu managen, zu messen und zu optimieren.

HubSpot Sales Hub einrichten

Klar, du solltest die Grundlagen erledigen, wie „Nutzer hinzufügen“ und „Signatur einrichten“, aber das sind die Prioritäten, die ich in meinem HubSpot-Portal zuerst einrichte:

• HubSpot Chrome-Erweiterung einrichten: Das ist dein Lebensretter. Die Chrome-Erweiterung protokolliert und verfolgt E-Mails, ermöglicht das Senden von Templates, synchronisiert deinen Kalender und kann dir sogar Daten über die Website eines Interessenten liefern. Richte das ein.
• Deine Sales-Pipeline einrichten: HubSpot stellt eine Standard-Pipeline bereit, die in Ordnung ist, aber ich empfehle, sie zu überprüfen und anzupassen. Richte Vertriebsphasen und Wahrscheinlichkeiten ein, die deinem tatsächlichen Prozess entsprechen, und fange an, deine Pipeline mit Leads zu füllen.
• Benutzerdefinierte Anrufresultate einrichten: Viele wissen das nicht, aber du kannst benutzerdefinierte Anrufresultate für Reps einrichten, die Anrufe protokollieren. Das gibt dir bessere Daten und Insights zur Performance deiner Strategie.
• LinkedIn mit Hublead synchronisieren: Wenn du LinkedIn als Kanal verwendest, musst du Hublead unbedingt in deinen Stack aufnehmen. Hublead ist eine Chrome-Erweiterung, die LinkedIn-Kontakte, DMs und InMails direkt mit HubSpot synchronisiert. 

Ich empfehle dringend, das oben Genannte zu tun, bevor du E-Mails sendest oder Anrufe machst. Es wird dir auf lange Sicht vieles erleichtern.

Segmentierung: Was du vor dem Schreiben tun solltest

Es gibt noch eine weitere Sache, die du tun musst, bevor du anfängst, Interessenten zu kontaktieren: sie segmentieren.

Eine Liste von Apollo, Clay oder Sales Navigator ist keine Lead-Liste. Es ist eine Liste von Personen, die deinem ICP entsprechen (so wie du ihn definiert hast), aber du hast noch einen weiteren Schritt zu tun. Du musst deine Interessenten qualifizieren. 

Zum Beispiel könnten bei Hublead Tausende von Unternehmen davon profitieren, ihr CRM mit LinkedIn zu synchronisieren… aber Hublead integriert sich nur mit HubSpot. Ein Unternehmen könnte das Produkt sehr schätzen, aber schlecht geeignet sein, wenn es Salesforce oder Pipedrive verwendet.

Oder, wenn du Dienstleistungen anbietest, hat das Unternehmen bereits einen Vollzeitmitarbeiter, der sich diesen Dienstleistungen widmet?

Das sind einfache Fragen, die sich mit etwas Recherche auf LinkedIn oder mit Tools wie Apollo beantworten lassen. Stelle sicher, dass deine Outreach-Liste qualifiziert ist, dein Produkt/deine Dienstleistung zu kaufen, bevor du Kontakt aufnimmst.

So machst du Cold Outbound in HubSpot

Jetzt, wo dein Portal eingerichtet ist, lass uns eine Outbound-Kampagne starten. 

HubSpot unterstützt die folgenden Kanäle nativ für Outbound-Messaging:

• E-Mail
• Calls

Die folgenden Kanäle erfordern eine Integration. Technisch gesehen bietet HubSpot einige native Unterstützung für sie, aber die nativen Funktionen sind nicht vollständig für die Bedürfnisse von Sales Reps ausgearbeitet:

• SMS
• LinkedIn

Ich führe dich durch jeden Kanal und zeige dir, wie du ihn einrichtest und Kampagnen in HubSpot durchführst.

So sendest du Cold E-Mails in HubSpot

HubSpot macht es sehr einfach, Cold E-Mails in großem Maßstab zu senden. 

Du kannst sie direkt aus dem Kontaktdatensatz senden:

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Du kannst sie auch in einer Sequence einreihen (dazu später mehr) oder deine Skripte im Voraus schreiben und als Templates speichern.

Das ist das Geheimnis des Erfolgs bei Cold E-Mails: E-Mail ist am effektivsten, wenn du sie mit anderen Kanälen kombinierst. Sofern du nicht unglaublich viel Glück hast, werden deine erste, zweite oder sogar dritte E-Mail wahrscheinlich unbeantwortet bleiben. Aber wenn du E-Mails mit den unten beschriebenen Kanälen kombinierst, passiert die Magie.

Ich sende Cold E-Mails normalerweise aus meinem Posteingang (während ich mit der HubSpot Chrome-Erweiterung protokolliere und verfolge). Meistens erstelle ich dafür ein Template und sende es entweder manuell oder melde einen Kontakt in einer Sequence an, um mit dem Nurturing zu beginnen. 

Ein Muster für Cold E-Mail-Templates findest du in meinem Leitfaden zu HubSpot Sales Templates. Schau es dir an!

So machst du Cold Calls in HubSpot

Denkst du, Cold Calling ist tot? Das ist ein Mythos, den Gurus in sozialen Medien dir glauben machen wollen. 

Cold Calling ist lebendig und funktioniert. Aber nur, wenn du dich mit den richtigen Daten ausrüstest und aufmerksam bist, was deine Interessenten dir mitteilen.

Du hast einige Optionen, um Anrufe über HubSpot zu tätigen:

• Anruf von deinem Computer: Du kannst entweder aus einer Ansicht/Liste in HubSpot oder aus einem Kontaktdatensatz heraus anrufen. Suche in einer Ansicht/Liste nach der Telefonnummern-Spalte und klicke auf die gespeicherte Telefonnummer. Wenn die Telefonnummer korrekt formatiert und validiert ist, kannst du diesen Kontakt anrufen. Oder gehe zu einem Kontakt und tippe auf das Telefon-Symbol neben seinem Namen.
• Anruf über die HubSpot App: Bei Verwendung der HubSpot-Mobile-App hast du zwei Optionen für Anrufe. Du kannst sie entweder über deinen Mobilfunkanbieter oder die HubSpot-Anruffunktion tätigen. Beachte, dass du Anrufe nicht aufzeichnen kannst, wenn du deinen Mobilfunkanbieter verwendest.

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Hier ist ein weiterer Tipp, um die Anrufe deines Teams noch effektiver zu machen: Richte benutzerdefinierte Anrufresultate ein. In den Einstellungen, suche nach Call Setup im Menü und dann Edit Options neben der Einstellung für Anrufresultate. HubSpot gibt dir einige Standardoptionen:

• Besetzt
• Verbunden
• Live-Nachricht hinterlassen
• Voicemail hinterlassen
• Keine Antwort
• Falsche Nummer

Ich füge gerne eigene Anrufresultate hinzu, wie z.B. das Erreichen eines Gatekeepers, um meine Anrufe zu verfolgen. Wenn ich beispielsweise merke, dass ich oft Gatekeeper erreiche, erhalte ich möglicherweise schlechte Daten über meine Interessenten und sollte andere Quellen ausprobieren, um ihre Mobiltelefonnummern zu finden. 

Wirf einen Blick in meinen Leitfaden zur Nutzung von HubSpot Calling für einen tieferen Einblick!

Wie du SMS in HubSpot sendest

Wenn ich eine Aufzeichnung der Textnachrichten, die ich an Prospects sende, in meinem CRM haben möchte (was immer der Fall sein sollte), protokolliere ich es in HubSpot. Das Problem ist, dass HubSpots native SMS-Integration für Marketing ausgelegt ist und die WhatsApp-Integration… nicht so toll ist.

Für die Verknüpfung von SMS mit HubSpot bevorzuge ich folgendes:

1. Salesmsg
2. Heymarket
3. Sakari SMS
4. TrueDialog
5. Aircall

Schau dir meine Bewertungen dieser HubSpot-SMS-Integrationen an.

Wie du auf LinkedIn über HubSpot Prospecting betreibst

LinkedIn ist mit Abstand mein Lieblingskanal für den Vertrieb. Und ich sage das nicht, weil wir ein Tool entwickelt haben, das LinkedIn mit HubSpot synchronisiert.

Wenn du LinkedIn in deiner Outreach-Strategie ignorierst, verpasst du die Möglichkeit:

• Social Proof gegenüber Käufern zu demonstrieren
• Expertise und Autorität zu zeigen
• Bedeutungsvoll mit Prospects zu interagieren
• Trigger zu identifizieren, die zu einem Gespräch oder Verkauf führen könnten

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Ich nutze LinkedIn auf verschiedene Weisen in meiner Vertriebsstrategie:

• Prospects finden: Sales Navigator ermöglicht dir, nach Kontakten zu filtern, die genau deinem ICP entsprechen, was es einfach macht, sie zu identifizieren und mit ihnen in Kontakt zu treten.
• Engagement und Vertrautheit aufbauen: Vernetzen, liken, kommentieren und Nachrichten schreiben sind alles effektive Wege, um auf dem Radar deiner Prospects zu erscheinen. E-Mails können leicht ignoriert werden, aber ein Gesicht (und Berufserfahrung) zu deinem Outreach hinzuzufügen, kann helfen, dass es ankommt.
• Auf Signale achten: Nutze Sales Navigator Lead-Listen, um die Posts deiner Prospects zu überprüfen. Sobald sie über einen Schmerzpunkt klagen oder erwähnen, dass sie ihre Kaufreise begonnen haben, kannst du dein Outreach timen.

Und mit Hublead, um LinkedIn mit HubSpot zu verbinden, kannst du Kontakte synchronisieren und anreichern, DMs synchronisieren, Nachrichten-Templates erstellen, Verbindungsanfragen tracken, Workflows auf der Grundlage von LinkedIn-Aktivitäten auslösen und vieles mehr.

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Kombiniere LinkedIn mit E-Mail und Anrufen, und du wirst einen himmelweiten Unterschied in deiner Pipeline sehen.

Wie du deinen Vertriebsprozess in HubSpot automatisierst

Das oben Genannte wird dir einen guten Start verschaffen, aber wenn du mich fragst, ist es viel besser, einen Teil davon zu automatisieren.

Wenn du erst einmal den Dreh raus hast, musst du dann wirklich manuell eine fünf-E-Mail-Serie an jeden Lead senden? Nicht in HubSpot. Meine Lieblings-Automatisierungsfunktionen sind:

• Sequences
• Workflows

Wie du mit Sequences automatisierst

Sequences sind das Automatisierungstool des HubSpot CRM, das dazu dient, E-Mails zu senden, Aufgaben zu erstellen und mehr für jeden Prospect, den du einschreibst.

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Sequences ermöglichen es dir, eine Serie personalisierter E-Mails über einen Zeitraum an vertriebsqualifizierte Leads oder Cold Prospects zu schicken und dein Outreach in großem Maßstab zu automatisieren.

Der Zugang zu HubSpot Sequences steht Nutzern mit einem Sales Hub Professional, Service Hub Professional oder Enterprise-Abonnement mit einem verbundenen persönlichen Posteingang zur Verfügung.

Ich nutze Sequences gerne für:

• Einen Cold Prospect nurturieren und ihn für ein Gespräch warmmmachen
• Follow-up nach einer Demo
• Einem bestehenden Kunden upsellen
• Einen alten Lead wieder ansprechen

Schau dir meine 10 Lieblings-Sequences in HubSpot für Inspiration an!

Wie du mit Workflows automatisierst

HubSpot Workflows sind ein Automatisierungstool, das es dir ermöglicht, eine Serie von E-Mails zu senden oder Aufgaben zu erstellen. Warte… unterscheidet sich das von Sequences?

Zunächst kommen Workflows mit Marketing Hub, während Sequences mit Sales Hub kommen. Workflows sind auch viel fortgeschrittener: Du kannst sie auf der Grundlage des Kontaktverhaltens auslösen, Verzweigungslogik einrichten, um Kontakte durch deinen Funnel zu leiten, und sogar benutzerdefinierte Aktionen erstellen.

Ich nutze Workflows gerne für folgendes:

• Senden einer Serie von Bildungsinhalten an neue Leads und schrittweises Hinführen zu einem Vertriebsgespräch.
• Kunden durch das Onboarding führen und ihnen wichtige Ressourcen und Leitfäden bereitstellen.
• Automatisierung von Kommunikation auf der Grundlage von Benutzeraktionen (z.B. Formulareinreichung, Seitenaufruf), um relevante Inhalte in jeder Interaktionsphase bereitzustellen.

Pipeline-Management-Grundlagen für HubSpot

HubSpots Tools für das Pipeline-Management geben dir einen Überblick über deinen Verkaufstrichter und -prozess. Das bedeutet zu wissen, wie viele aktive Opportunities du hast und wo sie sich im Vertriebsprozess befinden.

Bevor du anfangst, dir Sorgen zu machen, dass ich dir gleich Hausaufgaben gebe: keine Angst. HubSpot macht das Pipeline-Management dank einer Menge eingebauter Funktionalität und Standardphasen unglaublich einfach zu starten.

Wenn du dich in HubSpots Deal-Ansicht einloggst, hast du eine Standard-Pipeline mit den folgenden Phasen:

• Termin vereinbart
• Kaufbereit qualifiziert
• Präsentation geplant
• Entscheidungsträger überzeugt
• Vertrag gesendet
• Abschluss: Gewonnen
• Abschluss: Verloren

HubSpot bietet dir viele weitere wertvolle Eigenschaften, wie:

• Deal-Scores
• Deal-Typen
• Gründe für gewonnene/verlorene Abschlüsse
• Prognosewahrscheinlichkeit
• Datum der nächsten Aktivität

Wirklich, so einfach ist das. Der spaßige Teil beginnt, wenn du das an DEINEN Vertriebsprozess anpasst. Mit der Standard-HubSpot-Pipeline kommst du schon weit, aber es ist eine Einheitslösung, die du auf deinen Vertriebsprozess und deine Kunden zuschneiden musst.

HubSpot macht das jedoch super einfach, indem es dir erlaubt…

• Benutzerdefinierte Phasen definieren: Diese sollten genau deinem Vertriebsprozess entsprechen. Geh einen Schritt zurück und untersuche den Ablauf, den du jeden Prospect von der Entdeckung bis zur Vertragsunterzeichnung führst, und stelle sicher, dass dieser in HubSpot abgebildet ist.
• Wahrscheinlichkeiten und Meilensteine festlegen: Das ist weniger eine Frage des Ratens als vielmehr ein Rückblick auf deine Deal-Geschichte, um die Abschlusswahrscheinlichkeit basierend auf der Position eines Prospects in deinem Funnel zu beurteilen. Idealerweise gilt: Je weiter ein Prospect fortgeschritten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er abschließt. 
• Deine Berichte konfigurieren, um Fortschritte zu verfolgen: Verfolge Dinge wie getätigte Anrufe, gesendete LinkedIn-Einladungen, erstellte Deals und Deal-Dauer. Meine Lieblingsberichte und -dashboards teile ich etwas später in diesem Artikel.

Schau dir meinen Leitfaden zum HubSpot Pipeline-Management für eine vollständige Anleitung an.

Wie du deinen Vertriebsprozess mit Tasks verwaltest

Tasks sind eine HubSpot-Funktion zum Erstellen und Planen von To-Dos in deinem CRM. Tasks können einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz zugeordnet werden, was sie zu einer guten Möglichkeit macht, Arbeit zu planen und einzuteilen, um dich zur Verantwortung zu ziehen.

Es gibt drei Haupttypen von Tasks, die du in HubSpot erstellen kannst:

• Anruf
• E-Mail
• To-Do (was technisch gesehen alles sein kann)

Und wenn du die Sales Navigator-Integration hast:

• Eine InMail senden
• Verbindungsanfrage

Du kannst Tasks manuell aus einem Kontaktdatensatz, einer Ansicht oder der HubSpot Chrome-Erweiterung erstellen und Tasks automatisch mit Workflows generieren. Ich erstelle gerne manuell Tasks als Teil der Verwaltungsarbeit, um meinen Prospects voraus zu sein und meinen Plan für jeden von ihnen zu skizzieren. Ich verwende auch automatisierte Tasks, wenn ein Kontakt eine bestimmte Aktion ausführt, die mich dazu veranlasst, ihn zu kontaktieren. 

Zum Beispiel, wenn ein Kontakt meine LinkedIn-Verbindungsanfrage akzeptiert oder unsere Preisseite besucht.

Wie du HubSpots KI-gestützte Sales-Tools nutzt

Du könntest all das oben Genannte selbst managen… oder HubSpots integrierte KI-Tools nutzen, um einen Teil der Last zu tragen.

Wenn man „KI im Vertrieb“ erwähnt, springen gefühlt alle sofort dazu, ChatGPT zum Schreiben von Vertriebsskripten oder für Cold Calls zu nutzen. Das ist ein guter Weg, um ungezielte Nachrichten an unqualifizierte Prospects zu senden und Zeit zu verschwenden.

Hier sind meine Lieblingswege, HubSpots datengstützten KI-Tools zu nutzen:

• Buyer Intent: Buyer Intent nutzt den HubSpot-Tracking-Code auf deiner Website, um die bekannten IP-Adressen von Unternehmen zu identifizieren. Aus Erfahrung sind die Daten zuverlässig und genau, auch wenn sie nicht perfekt sind (und der Fairness halber: keines dieser Tools ist perfekt).
• Intent-Signale: Wenn du ein Unternehmen trackst, überwacht HubSpot verschiedene „Signale“, wie Nachrichten über Finanzierungsrunden oder wenn es beginnt, ein Thema zu recherchieren, das dich interessiert. Diese Signale werden als Ereignisse in den Aktivitätszeitplänen des Unternehmens oder in zugehörigen Kontaktdatensätzen aufgelistet. Diese Signale können verwendet werden, um Workflows auszulösen, Listen/Zielgruppen zu erstellen und zum Lead-Scoring beizutragen.
• Breeze Intelligence: Breeze AI ist HubSpots einheitliches KI-System, das jeden Aspekt deines CRM verbessert, von der Automatisierung bis zur Datenintelligenz. Anstatt sich auf mehrere Drittanbieter-KI-Tools zu verlassen, zentralisiert Breeze AI Automatisierung und Einblicke direkt in HubSpot und gibt Teams eine intelligentere, schnellere Arbeitsweise.
• Lead-Scoring: Lead-Scoring bewertet Leads nach ihrer Wahrscheinlichkeit, zahlende Kunden zu werden, und stellt sicher, dass deine Bemühungen dort konzentriert werden, wo sie am wichtigsten sind. Du kannst entweder deinen eigenen Score einrichten oder HubSpots KI-gesteuertes Lead-Scoring-Modell übernehmen lassen.

Durch den richtigen Mix aus KI und Daten kannst du Prospects priorisieren und dein Outreach timen, um deine Vertriebsstrategie zu maximieren.

Wie du Sales-Performance in HubSpot auswertst

Obwohl HubSpots Reporting-Tools einschüchternd wirken können, ist es unglaublich einfach, ein Dashboard zu erstellen.

Die meisten Teams werden von der Anzahl der Optionen für Berichte (überwohl vorgefertigte als auch benutzerdefinierte) überfordert.

Hier sind meine 12 Lieblings-Sales-Dashboards in HubSpot:

• Übergeordnete Vertriebsperformance
• Vertriebsaktivitäten
• Deal-Performance
• Für Sales-Mitarbeiter
• Für Sales-Manager
• Übersicht der Zielkunden
• LinkedIn-Performance und -Einblicke
• Vertriebskonversionsrate
• Pipeline-Performance
• Kundenbindung
• Revenue Attribution
• Team-Performance

Schau dir meine Lieblings-HubSpot-Sales-Dashboards für Inspiration an.

Tipps für eine effektive Vertriebsstrategie

Ich bin ehrlich: Alles, was ich bisher in diesem Artikel geteilt habe, ist eine komplette Zeitverschwendung, wenn du deine Nachrichten und dein Outreach nicht strategisch angehst.

Ich sehe zu viele Fälle, in denen Sales-Mitarbeiter unbedingt ihre Quote erreichen wollen, also ziehen sie eine große Lead-Liste aus Apollo oder Clay und schicken einen generischen Sales-Pitch raus. Aber um die Sache noch schlimmer zu machen, geben sie auf, wenn diese Prospects sie unvermeidlich ignorieren. 

Du wirst im Vertrieb mehr Erfolg haben, wenn du strategisch und gezielt vorgehst und dich mehr darauf konzentrierst, Gespräche zu beginnen, als sofort Deals abzuschließen. Bevor du diesen Artikel schließt, hier sind einige Tipps für den Einstieg:

• Mach es relevant: Deine Nachricht muss jetzt gerade wichtig sein. Verknüpfe das Outreach mit zeitnahen Triggern: Finanzierungsrunden, Führungswechsel, saisonale Nachfragen. Wenn du nicht artikulieren kannst, warum sich dieser Prospect diese Woche darum kümmern sollte, bist du nur Lärm.
• Automatisiere so viel wie möglich: Lass HubSpots Sequences und Workflows die Planung und Follow-ups übernehmen, damit du dich auf Hooks und Angles in deinen Nachrichten konzentrieren kannst. Stelle beim Automatisieren jedoch sicher, dass deine Nachrichten so menschlich wie möglich sind, damit die Posteingänge deiner Prospects nicht mit Lärm zugespammt werden.
• Kanal-Mix einsetzen: Allein ist E-Mail eine gute Möglichkeit, so zu tun als ob man viel arbeitet, während man nirgendwo hinkommt. Schichte LinkedIn, Anrufe, Videonachrichten und sogar Direktmail ein. Deine Aufgabe ist es, aufzufallen und eine Antwort zu bekommen, nicht mit einer einzigen Nachricht abzuschließen.

Outbound meistern mit dem HubSpot Outbound Handbook

Erfolg im Outbound hängt weniger von einem einzigen magischen Template, einem Zufallstreffer oder dem ultimativen KI-Tool ab. Es geht mehr darum, Nachrichten und Touchpoints zu orchestrieren.

Identifiziere deine Top-Prospects, wähle deine Kanäle und koordiniere deine Touchpoints, um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen.

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• Die zu verwendenden Kanäle
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