Comment utiliser HubSpot Calling : Guide pour les équipes commerciales

Tu penses que le cold calling est mort ?

C'est un mythe que les gourous des réseaux sociaux veulent te faire croire. Les données montrent que le cold calling est bel et bien vivant, et que ça fonctionne. Mais seulement si tu t'armes des bonnes données et que tu prêtes attention à ce que tes prospects te disent.

Même si tu pourrais décrocher le téléphone et composer à volonté, j'aime utiliser la fonctionnalité d'appel intégrée de HubSpot pour enregistrer les appels et leurs résultats directement dans le CRM. Dans ce guide, je vais te montrer comment passer des appels via HubSpot et quelques fonctionnalités cachées que j'utilise dans ma stratégie outbound.

Qu'est-ce que HubSpot Calling ?

HubSpot Calling est la fonctionnalité native de HubSpot pour passer et recevoir des appels directement dans le CRM. Tu peux effectuer ces appels avec un numéro fourni par HubSpot, un numéro que tu as enregistré pour les appels, ou un service tiers.

Pourquoi utiliser HubSpot Calling plutôt que son téléphone ?

Des numéros fournis par HubSpot ? Des services tiers ? N'est-il pas plus simple de décrocher son portable et de composer une liste de numéros ?

Si, je te l'accorde. Mais avec un peu de préparation et de configuration, tu économiseras beaucoup de temps par la suite. C'est parce qu'appeler depuis la fiche contact HubSpot…

• Enregistre automatiquement les appels pour toi
• Te donne un historique parfait pour chaque contact
• Transcrit et enregistre les appels (Sales/Service Hub Pro+), te fournissant une transcription à consulter (ou pour la formation)

Bien sûr, tu peux composer depuis ton téléphone sans problème. Mais ton portable ne peut pas faire tout ça.

As-tu besoin d'un numéro fourni par HubSpot pour appeler ?

Lors des appels dans HubSpot, tu peux utiliser un numéro fourni par HubSpot, connecter ton propre numéro, ou utiliser un service tiers.

Les numéros fournis par HubSpot et un numéro connecté permettent de :

• Appeler directement depuis le CRM
• Appeler depuis ta boîte de réception de conversations
• Enregistrer les appels sortants dans le CRM

Mais seul un numéro fourni par HubSpot peut également enregistrer les appels entrants, les messages vocaux et les appels manqués dans le CRM, et les rediriger vers un numéro de transfert ou une messagerie vocale.

Comment passer un appel dans HubSpot

Tu as plusieurs options pour passer des appels via HubSpot :

• Passer un appel depuis ton ordinateur
• Passer un appel via l'application HubSpot

Comment passer un appel dans HubSpot depuis ton ordinateur

Tu peux passer un appel depuis une vue/liste dans HubSpot ou depuis la fiche contact.

Dans n'importe quelle vue/liste, recherche la colonne numéro de téléphone et clique sur le numéro sauvegardé. Si le numéro de téléphone est correctement formaté et validé, tu peux appeler ce contact.

Tu peux également passer un appel dans HubSpot directement depuis la fiche contact. Il te suffit de te rendre sur le contact que tu souhaites appeler et de cliquer sur le bouton « appel » en haut à gauche où figurent son nom et ses coordonnées :

Une fois l'appel terminé, tu pourras ajouter des notes, enregistrer le résultat ou planifier une tâche de suivi pour rappeler ton prospect ou le contacter sur un autre canal (comme la messagerie sur LinkedIn !).

Si tu travailles principalement depuis ton bureau, les options ci-dessus sont d'excellents moyens de passer tes appels sans changer d'appareil. Si tu travailles principalement sur mobile, nous verrons comment passer des appels via l'application HubSpot.

Comment passer un appel via l'application HubSpot

Lorsque tu utilises l'application mobile HubSpot, tu as deux options pour passer des appels. Tu peux les passer via l'opérateur de ton téléphone mobile ou via la fonctionnalité d'appel HubSpot. Remarque : si tu utilises l'opérateur de ton téléphone mobile pour les appels, tu ne peux pas les enregistrer. 

Dans les deux cas, tu as la possibilité de passer des appels via :

• Les tâches que tu as sauvegardées
• Directement depuis une fiche, comme tu le ferais sur ton ordinateur
• Rechercher un contact et appuyer sur Appeler pour la fiche qui s'affiche

Après l'appel, que ce soit via l'opérateur de ton téléphone ou via l'outil d'appel HubSpot, tu peux créer un journal d'appel. Après avoir raccrochué, la boîte de dialogue « Enregistrer l'appel » apparaitra. En haut, tu verras le résumé de l'appel avec le nom du contact et de l'entreprise, ainsi que la durée de l'appel.

Comment recevoir un appel dans HubSpot

Si tu veux recevoir des appels dans HubSpot, tu devras faire un peu de configuration.

Tu ne peux recevoir des appels dans HubSpot que dans un navigateur pris en charge (actuellement, Safari n'est pas pris en charge). Avant tout, tu dois configurer un numéro fourni par HubSpot. 

Ensuite, configure les choses pour recevoir des notifications et prendre des appels entrants directement depuis HubSpot :

1. Dans ton compte HubSpot, clique sur l'icône des paramètres dans la barre de navigation supérieure.
2. Dans le menu latéral gauche, navigue vers Général, puis clique sur l'onglet Appels.
3. Dans la section des préférences d'appel entrant, clique sur le menu déroulant de préférence Sonnerie, puis sélectionne Sonner dans le navigateur HubSpot.

Clique sur Enregistrer, et c'est configuré !

Comment intégrer les appels HubSpot dans ta stratégie commerciale

Voilà pour les bases ; parlons maintenant stratégie : comment les équipes commerciales utilisent-elles réellement cette fonctionnalité dans leur processus d'outbound ?

Voici les façons dont j'ai tiré plus de valeur de la fonctionnalité d'appel de HubSpot pour mes campagnes de démarchage :

• Enregistrer des résultats d'appel personnalisés
• Enregistrer tes appels pour la formation
• Combiner les appels avec d'autres canaux

Enregistrer des résultats d'appel personnalisés

Bien fait, le démarchage téléphonique fonctionne. Il n'y a pas de meilleur moyen de se retrouver face aux décideurs et de parler directement avec tes prospects. 

Et il n'y a pas de meilleur moyen d'obtenir des résultats reproductibles du démarchage téléphonique que de prêter attention au résultat de chaque appel. 

Je t'accorde que composer 50 numéros ou plus et tomber sur 50 fins de non-recevoir peut être éprouvant. Mais ça devient plus facile à mesure que tu réussis, et en configurant des résultats personnalisés pour tes appels dans HubSpot, tu peux repérer des tendances et prendre des décisions plus intelligentes dans ton processus d'outbound.

Dans les paramètres, recherche Configuration des appels dans le menu, puis Modifier les options à côté du paramètre de résultat d'appel. HubSpot te proposera quelques options par défaut :

• Occupé
• Connecté
• Message laissé à vif
• Message vocal laissé
• Pas de réponse
• Mauvais numéro

J'aime en ajouter des personnalisés, comme tomber sur un portier, pour suivre mes appels. Si je remarque que je tombe souvent sur des portiers, c'est peut-être que mes données sur les prospects sont mauvaises et que je devrais essayer d'autres sources pour trouver leurs numéros de téléphone portable. Le but est de suivre les résultats des appels et de les personnaliser selon ton processus commercial.

Enregistrer tes appels pour la formation

Encore une fois, le démarchage téléphonique peut être le meilleur moyen de se retrouver face à tes prospects... si tu prêtes attention aux résultats et que tu agis en conséquence. 

J'opte toujours pour l'enregistrement des appels pour ma propre revue ou pour la formation si je travaille avec une équipe. Tu peux activer l'enregistrement et la transcription dans les paramètres de Configuration des appels :

Mais la vraie magie vient avec les Listes de lecture de coaching de HubSpot. En constituant une liste des meilleurs appels de ton équipe, tu peux fournir des exemples, des tactiques et des stratégies à tes commerciaux. 

Le démarchage téléphonique est souvent traité comme un « sport individuel ». C'est toi et une liste de prospects, et pas grand-chose d'autre. Mais en enregistrant et en partageant les appels réussis, tu peux former ton équipe et progresser collectivement, ce qui se traduit par de meilleures performances commerciales.

Combiner les appels avec d'autres canaux

J'ai dit que le démarchage téléphonique est le meilleur canal pour se retrouver face aux prospects, mais soyons honnêtes : ce n'est pas 100 % exact.

Le démarchage téléphonique seul n'est pas une solution miracle. Bien fait et combiné avec plusieurs canaux, c'est le meilleur moyen d'attirer l'attention des prospects et de démarrer des conversations. Quand je m'installe pour un bloc de démarchage, je ne me contente pas de passer les appels et d'en rester là. 

A la place, j'y combine :

• Des messages vocaux (oui, les gens les écoutent)
• Des SMS. C'est encore mieux si tu peux envoyer des SMS depuis ton ordinateur.
• Des e-mails
• Des DMs ou InMails LinkedIn

J'adore utiliser Hublead pour synchroniser HubSpot et LinkedIn, de sorte que mes appels, e-mails et DMs LinkedIn soient tous enregistrés sur la fiche contact, me donnant un historique complet de chaque point de contact pour les prospects que je nurture.

Comment trouver des numéros de téléphone précis pour les prospects

Au-delà d'un bon script et d'une bonne résistance mentale, ton succès à joindre des prospects dépendra de la qualité de tes données.

Pour t'aider à trouver des numéros de téléphone précis et fiables pour tes prospects dans HubSpot, tu peux utiliser les fonctionnalités d'enrichissement de données de Hublead. 

L'enrichissement Hublead te permet d'enrichir n'importe quelle liste de contacts dans HubSpot, qu'il s'agisse de quelques dizaines ou de quelques milliers. Avec 95 % de précision des données, tu peux être assuré que les e-mails et numéros de téléphone trouvés par Hublead sont précis, te permettant de passer plus de temps à composer et moins de temps à chercher. 

Tu veux utiliser des outils leaders comme Apollo, Lusha et ZoomInfo ? Hublead fonctionne avec eux aussi. Chaque fois que tu importes des leads dans HubSpot depuis LinkedIn avec Hublead, il demandera également à tes applications d'enrichissement préférées des données d'e-mail et de numéro de téléphone, en vérifiant les données collectées.

Essaie Hublead gratuitement ici et vois combien de temps tu économises cette semaine !

Obtiens plus de conseils avec le HubSpot Outbound Handbook

Les appels sont l'un des moyens les plus efficaces de se retrouver face à tes prospects et de démarrer une conversation. Mais le démarchage téléphonique n'est qu'une pièce d'un processus d'outbound efficace.

Si tu veux vraiment améliorer ton processus commercial dans HubSpot, télécharge le HubSpot Outbound Handbook gratuit, notre guide pour construire un processus d'outbound évolutif et efficace dans HubSpot. Dans ce guide, nous couvrons :

• Les canaux à utiliser
• Comment attirer l'attention de tes prospects
• Les outils que tu devrais utiliser pour accélérer les ventes

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