HubSpot Calling nutzen: Der Guide für Sales-Teams

Denkst du, Cold Calling ist tot?

Das ist ein Mythos, den dir die Gurus auf Social Media einreden wollen. Die Daten zeigen, dass Cold Calling lebt und funktioniert. Aber nur, wenn du dich mit den richtigen Daten ausstattest und darauf achtest, was deine Prospects dir sagen.

Du könntest einfach das Telefon in die Hand nehmen und drauf los wählen, aber ich nutze lieber die integrierte Call-Funktion von HubSpot, um Anrufe und Ergebnisse direkt im CRM zu loggen. In diesem Guide zeige ich dir, wie du über HubSpot telefonierst, und ein paar versteckte Funktionen, die ich in meiner Outbound-Strategie nutze.

Was ist HubSpot Calling?

HubSpot Calling ist die native Funktion von HubSpot, um direkt im CRM Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Du kannst diese Anrufe entweder mit einer von HubSpot bereitgestellten Nummer, einer registrierten eigenen Nummer oder über einen Drittanbieter-Service machen.

Warum HubSpot Calling statt einfach anrufen?

Von HubSpot bereitgestellte Nummern? Drittanbieter-Services? Ist es nicht einfacher, einfach das Handy zu nehmen und eine Liste abzutelefonieren?

Ja, das ist es. Aber mit etwas Vorbereitung und Setup sparst du dir später jede Menge Zeit. Denn das Telefonieren vom HubSpot-Kontakt aus…

• Loggt deine Anrufe automatisch
• Gibt dir einen lückenlosen Verlauf für jeden Kontakt
• Transkribiert und nimmt Anrufe auf (Sales/Service Hub Pro+), sodass du ein Transkript zum Nachschlagen oder für Trainings hast

Klar, du kannst auch vom Handy aus wählen. Aber dein Handy kann das oben nicht leisten.

Brauchst du eine von HubSpot bereitgestellte Nummer für Calling?

Beim Telefonieren in HubSpot kannst du eine von HubSpot bereitgestellte Nummer, eine verbundene eigene Nummer oder einen Drittanbieter-Service nutzen.

Mit HubSpot-Nummern und verbundenen Nummern kannst du:

• Direkt aus dem CRM anrufen
• Aus deiner Conversations-Inbox anrufen
• Ausgehende Anrufe ins CRM loggen

Aber nur eine von HubSpot bereitgestellte Nummer kann auch eingehende Anrufe, Voicemails und verpasste Anrufe ins CRM loggen und an eine Weiterleitung oder Voicemail routen.

Wie du in HubSpot einen Anruf tätigst

Du hast mehrere Optionen, um über HubSpot zu telefonieren:

• Einen Anruf über deinen Computer tätigen
• Einen Anruf über die HubSpot-App tätigen

Wie du in HubSpot am Computer anrufst

Du kannst einen Anruf entweder aus einer Ansicht/Liste in HubSpot oder aus dem Kontakt-Datensatz tätigen.

In jeder Ansicht/Liste findest du die Spalte mit der Telefonnummer und kannst auf die gespeicherte Nummer klicken. Wenn die Telefonnummer korrekt formatiert und validiert ist, kannst du diesen Kontakt anrufen.

Du kannst in HubSpot auch direkt aus dem Kontakt-Datensatz anrufen. Gehe einfach zu dem Kontakt, den du anrufen möchtest, und klicke auf den „Call“-Button oben links, wo der Name und die Kontaktdaten stehen:

Nach einem Anruf kannst du Notizen hinzufügen, das Ergebnis loggen oder eine Follow-up-Aufgabe planen, um deinen Prospect wieder anzurufen oder über einen anderen Kanal zu erreichen (zum Beispiel per LinkedIn-Nachricht!).

Wenn du vor allem vom Desktop arbeitest, sind das super Wege, um deine Anrufe ohne Gerätewechsel abzuarbeiten. Arbeitest du hauptsächlich mobil, schauen wir uns als Nächstes an, wie du über die HubSpot-App anrufst.

Wie du über die HubSpot-App anrufst

In der HubSpot-Mobile-App hast du zwei Optionen, um zu telefonieren. Du kannst entweder über deinen Mobilfunkanbieter oder über die HubSpot-Call-Funktion anrufen. Hinweis: Wenn du über deinen Mobilfunkanbieter anrufst, kannst du den Call nicht aufzeichnen. 

In beiden Fällen kannst du Anrufe machen:

• Aus gespeicherten Aufgaben
• Direkt aus einem Datensatz, so wie am Desktop
• Suche einen Kontakt und tippe bei dem angezeigten Datensatz auf Call

Am Ende deines Anrufs, egal ob über den Mobilfunkanbieter oder das HubSpot-Calling-Tool, kannst du einen Anruf-Log erstellen. Nach dem Aufhängen erscheint das Dialogfeld „Log Call“. Oben siehst du die Call-Zusammenfassung mit Kontakt- und Firmennamen sowie der Dauer.

Wie du in HubSpot einen Anruf empfängst

Wenn du Anrufe in HubSpot empfangen willst, brauchst du etwas Vorbereitung.

Du kannst Anrufe in HubSpot nur in einem unterstützten Browser empfangen (Safari wird aktuell nicht unterstützt). Als Erstes musst du eine von HubSpot bereitgestellte Nummer einrichten. 

Dann richtest du alles so ein, dass du Benachrichtigungen erhältst und eingehende Anrufe direkt aus HubSpot annehmen kannst:

1. Klicke in deinem HubSpot-Account oben in der Navigation auf das Zahnrad.
2. Navigiere im linken Menü zu Allgemein und klicke auf den Tab Calling.
3. Im Bereich „Einstellungen für eingehende Anrufe“ klickst du auf das Ring-Dropdown und wählst Ring im HubSpot-Browser.

Klicke auf Speichern, und du bist startklar!

Wie du HubSpot Calling in deine Sales-Strategie einbaust

Das waren die Basics. Lass uns über die Strategie sprechen: Wie bauen Sales-Teams das wirklich in ihren Outbound-Prozess ein?

Hier sind die Wege, mit denen ich in meinen Cold-Call-Kampagnen mehr aus HubSpot Calling rausgeholt habe:

• Eigene Call-Ergebnisse loggen
• Anrufe für Trainings aufzeichnen
• Calls mit anderen Kanälen mischen

Eigene Call-Ergebnisse loggen

Richtig eingesetzt funktioniert Cold Calling. Es gibt keinen besseren Weg, an Entscheider heranzukommen und direkt mit deinen Prospects zu sprechen. 

Und es gibt keinen besseren Weg, wiederholbare Ergebnisse aus Cold Calling zu ziehen, als auf das Ergebnis jedes Calls zu achten. 

Ich gebe zu, 50+ Nummern zu wählen und auf 50+ Sackgassen zu stoßen kann hart sein. Aber es wird leichter, je erfolgreicher du wirst, und mit eigenen Call-Ergebnissen in HubSpot erkennst du Trends und kannst smartere Entscheidungen in deinem Outbound treffen.

Such in den Einstellungen nach Call Setup im Menü und dann auf Optionen bearbeiten neben der Call-Ergebnis-Einstellung. HubSpot liefert ein paar Default-Optionen:

• Besetzt
• Verbunden
• Nachricht hinterlassen
• Voicemail hinterlassen
• Keine Antwort
• Falsche Nummer

Ich füge gern eigene hinzu, zum Beispiel „Gatekeeper erreicht“, um meine Calls zu tracken. Wenn ich zum Beispiel merke, dass ich oft Gatekeeper erreiche, habe ich vielleicht schlechte Daten zu meinen Prospects und sollte andere Quellen testen, um die richtigen Handynummern zu finden. Der Punkt ist: Call-Ergebnisse tracken und an deinen Sales-Prozess anpassen.

Anrufe für Trainings aufzeichnen

Noch einmal: Cold Calling kann der beste Weg sein, an deine Prospects heranzukommen… wenn du auf die Ergebnisse achtest und daraus handelst. 

Ich wähle immer, Calls für mein Review oder fuer Trainings im Team aufzuzeichnen. Aufzeichnung und Transkription aktivierst du in den Call Setup-Einstellungen:

Aber die eigentliche Magie kommt mit den Coaching Playlists von HubSpot. Indem du eine Liste der besten Calls aus deinem Team kuratierst, kannst du Beispiele, Taktiken und Strategien für deine Reps bereitstellen. 

Cold Calling wird oft wie ein „Einzelsport“ behandelt. Du und eine Liste Prospects, mehr nicht. Aber wenn du erfolgreiche Calls aufzeichnest und teilst, trainierst du dein Team und hebt es als Team, was am Ende zu besserer Sales-Performance führt.

Calls mit anderen Kanälen mischen

Ich habe gesagt, Cold Calling ist der beste Kanal, um an Prospects heranzukommen, aber ich muss ehrlich sein: das stimmt nicht zu 100%.

Cold Calling allein ist kein Allheilmittel. Gut gemacht und mit mehreren Kanälen kombiniert ist Cold Calling der beste Weg, um die Aufmerksamkeit von Prospects zu gewinnen und Gespräche zu starten. Wenn ich einen Cold-Calling-Block plane, rufe ich nicht einfach nur die Liste durch und das war's. 

Stattdessen mische ich Folgendes rein:

• Voicemails (ja, Leute hören sie ab)
• SMS. Bonus, wenn du SMS vom Laptop aus senden kannst.
• E-Mail
• LinkedIn-DMs oder InMails

Ich nutze gern Hublead, um HubSpot und LinkedIn zu synchronisieren, sodass meine Calls, E-Mails und LinkedIn-DMs alle im Kontakt-Datensatz geloggt sind und ich eine komplette Historie jedes Touchpoints für meine Prospects habe.

Wie du verlässliche Telefonnummern für Prospects findest

Neben einem guten Skript und einer dicken Haut hängt dein Erfolg beim Anwahlen von Prospects davon ab, dass du gute Daten hast.

Um in HubSpot verlässliche Telefonnummern für deine Prospects zu finden, kannst du die Data-Enrichment-Funktionen von Hublead nutzen. 

Mit Hublead Enrichment kannst du jede Kontaktliste in HubSpot anreichern, ob ein paar Dutzend oder ein paar Tausend. Bei 95% Datengenauigkeit kannst du dir sicher sein, dass die E-Mails und Telefonnummern, die Hublead findet, stimmen, damit du mehr Zeit mit Wählen und weniger mit Suchen verbringst. 

Du willst Tools wie Apollo, Lusha oder ZoomInfo nutzen? Hublead arbeitet auch damit zusammen. Sobald du Leads über Hublead aus LinkedIn in HubSpot importierst, fragt Hublead auch deine Lieblings-Enrichment-Apps nach E-Mail- und Telefonnummern-Daten ab und verifiziert die gesammelten Daten.

Probiere Hublead hier kostenlos aus und sieh, wie viel Zeit du diese Woche sparst!

Mehr Tipps im HubSpot Outbound Handbook

Calling ist eine der effektivsten Methoden, um an deine Prospects heranzukommen und ein Gespräch zu starten. Aber Cold Calling ist nur ein Teil eines effektiven Outbound-Prozesses.

Wenn du deinen Sales-Prozess in HubSpot wirklich auf das nächste Level heben willst, lade das kostenlose HubSpot Outbound Handbook herunter, unseren Guide für einen skalierbaren und effektiven Outbound-Prozess in HubSpot. In diesem Guide behandeln wir:

• Welche Kanäle du nutzen solltest
• Wie du die Aufmerksamkeit deiner Prospects gewinnst
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