Cómo usar HubSpot Calling: Guía para equipos de ventas

¿Crees que el cold calling está muerto?

Es un mito que los gurús de las redes sociales quieren que creas. Los datos demuestran que el cold calling sigue vivo y funciona. Pero solo si te armas con los datos correctos y prestas atención a lo que te dicen tus prospectos.

Aunque podrías coger el teléfono y marcar a tu antojo, me gusta usar la función de llamadas integrada de HubSpot para registrar las llamadas y sus resultados directamente en el CRM. En esta guía, te mostraré cómo hacer llamadas a través de HubSpot y algunas funciones ocultas que uso en mi estrategia de outbound.

¿Qué es HubSpot Calling?

HubSpot Calling es la función nativa de HubSpot para hacer y recibir llamadas directamente en el CRM. Puedes hacer estas llamadas con un número proporcionado por HubSpot, un número que hayas registrado para llamadas, o un servicio de terceros.

¿Por qué usar HubSpot Calling en lugar de marcar desde tu teléfono?

¿Números proporcionados por HubSpot? ¿Servicios de terceros? ¿No es más sencillo coger el celular y marcar una lista de números?

Lo es, te lo concedo. Pero con un poco de preparación y configuración, ahorrarás mucho tiempo a largo plazo. Eso es porque llamar desde el registro de contacto en HubSpot…

• Registra automáticamente las llamadas por ti
• Te da un historial perfecto en cada contacto
• Transcribe y graba las llamadas (Sales/Service Hub Pro+), dándote una transcripción para consultar (o para entrenar al equipo)

Claro, puedes marcar desde tu celular sin problema. Pero tu teléfono no puede hacer lo anterior.

¿Necesitas un número proporcionado por HubSpot para llamar?

Al llamar en HubSpot, puedes usar un número proporcionado por HubSpot, conectar tu propio número, o usar un servicio de terceros.

Los números proporcionados por HubSpot y un número conectado pueden hacer lo siguiente:

• Llamar directamente desde el CRM
• Llamar desde tu bandeja de entrada de conversaciones
• Registrar llamadas salientes en el CRM

Pero solo un número proporcionado por HubSpot puede también registrar llamadas entrantes, mensajes de voz y llamadas perdidas en el CRM, y redirigir a un número de reenvío o buzón de voz.

Cómo hacer una llamada en HubSpot

Tienes varias opciones para hacer llamadas a través de HubSpot:

• Hacer una llamada desde tu computadora
• Hacer una llamada desde la app de HubSpot

Cómo hacer una llamada en HubSpot desde tu computadora

Puedes hacer una llamada desde una vista/lista en HubSpot o desde el registro del contacto.

En cualquier vista/lista, busca la columna del número de teléfono y haz clic en el número que tienes guardado. Si el número de teléfono está correctamente formateado y validado, puedes llamar a ese contacto.

Puedes hacer una llamada en HubSpot directamente desde el registro del contacto. Solo tienes que ir al contacto que deseas llamar y hacer clic en el botón «llamar» en la esquina superior izquierda donde están su nombre e información de contacto:

Una vez completada la llamada, tendrás la opción de agregar notas, registrar el resultado o programar una tarea de seguimiento para volver a llamar a tu prospecto o contactarlo por otro canal (¡como mensajes en LinkedIn!).

Si trabajas principalmente desde tu escritorio, las opciones anteriores son excelentes para hacer tus llamadas sin cambiar de dispositivo. Si trabajas principalmente en móvil, a continuación veremos cómo hacer llamadas desde la app de HubSpot.

Cómo hacer una llamada desde la app de HubSpot

Cuando usas la app móvil de HubSpot, tienes dos opciones para hacer llamadas. Puedes hacerlas a través de tu operador de telefonía móvil o la función de llamadas de HubSpot. Nota: si usas tu operador de telefonía para las llamadas, no puedes grabarlas. 

En ambos casos, tienes la opción de hacer llamadas desde:

• Tareas que tienes guardadas
• Directamente desde un registro, similar a cómo lo harías en tu escritorio
• Busca un contacto y toca Llamar en el registro que aparece

Al final de tu llamada, ya sea a través de tu operador o usando la herramienta de llamadas de HubSpot, puedes crear un registro de llamada. Después de colgar, aparecerá el cuadro de diálogo «Registrar llamada». En la parte superior del cuadro, verás el resumen de la llamada con el nombre del contacto y la empresa, junto con la duración de la llamada.

Cómo recibir una llamada en HubSpot

Si quieres recibir llamadas en HubSpot, necesitarás hacer una pequeña configuración previa.

Solo puedes recibir llamadas en HubSpot en un navegador compatible (actualmente, Safari no está soportado). Lo primero es configurar un número proporcionado por HubSpot. 

Luego, debes configurar todo para poder recibir notificaciones y atender llamadas entrantes directamente desde HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a General, luego haz clic en la pestaña Llamadas.
3. En la sección de preferencias de llamadas entrantes, haz clic en el menú desplegable de preferencia de Timbre, luego selecciona Timbrar en el navegador de HubSpot.

Haz clic en Guardar, ¡y listo!

Cómo integrar HubSpot Calling en tu estrategia de ventas

Esos son los conceptos básicos; hablemos de estrategia: ¿cómo hacen los equipos de ventas para que esto funcione en su proceso de outbound?

Aquí tienes las formas en que he sacado más provecho de la función de llamadas de HubSpot para mis campañas de cold calling:

• Registrar resultados de llamadas personalizados
• Grabar tus llamadas para el entrenamiento
• Combinar llamadas con otros canales

Registrar resultados de llamadas personalizados

Bien hecho, el cold calling funciona. No hay mejor manera de llegar ante los tomadores de decisiones y hablar directamente con tus prospectos. 

Y no hay mejor manera de obtener resultados repetibles del cold calling que prestando atención al resultado de cada llamada. 

Entiendo que marcar 50+ números y encontrar 50+ callejones sin salida puede ser miserable. Pero se vuelve más fácil cuanto más éxito tienes, y al configurar resultados personalizados para tus llamadas en HubSpot, puedes identificar tendencias y tomar decisiones más inteligentes en tu proceso de outbound.

En la configuración, busca Configuración de llamadas en el menú y luego Editar opciones junto a la configuración de resultado de llamada. HubSpot te dará algunas opciones predeterminadas:

• Ocupado
• Conectado
• Dejó mensaje en vivo
• Dejó mensaje de voz
• Sin respuesta
• Número equivocado

Me gusta agregar resultados personalizados, como llegar a un portero, para rastrear mis llamadas. Por ejemplo, si me doy cuenta de que suelo encontrar porteros, quizás estoy obteniendo malos datos sobre mis prospectos y debería probar diferentes fuentes para encontrar sus números de celular. El punto es rastrear los resultados de las llamadas y personalizarlos para que se adapten a tu proceso de ventas.

Grabar tus llamadas para el entrenamiento

Nuevamente, el cold calling puede ser la mejor manera de llegar ante tus prospectos… si prestas atención a los resultados y actúas en consecuencia. 

Siempre elijo grabar las llamadas para mi revisión o entrenamiento si trabajo con un equipo. Puedes habilitar la grabación y transcripción en la configuración de Configuración de llamadas:

Pero la verdadera magia viene con las Listas de reproducción de coaching de HubSpot. Al curar una lista de las mejores llamadas de todo tu equipo, puedes proporcionar ejemplos, tácticas y estrategias para que sigan tus comerciales. 

El cold calling suele tratarse como un «deporte individual». Eres tú y una lista de prospectos, y poco más. Pero al grabar y compartir llamadas exitosas, puedes entrenar a tu equipo y mejorar colectivamente, lo que significa un mejor rendimiento de ventas.

Combinar llamadas con otros canales

Dije que el cold calling es el mejor canal para llegar ante los prospectos, pero debo ser honesto contigo: eso no es 100% exacto.

El cold calling por sí solo no es una solución mágica. Bien hecho y combinado con múltiples canales, el cold calling es la mejor manera de captar la atención de los prospectos e iniciar conversaciones. Cuando me siento a hacer un bloque de cold calling, no me limito a hacer las llamadas y ya. 

En cambio, combino lo siguiente:

• Mensajes de voz (sí, la gente los escucha)
• Mensajes de texto. Mejor aún si puedes enviar SMS desde tu computadora.
• Correo electrónico
• DMs o InMails de LinkedIn

Me encanta usar Hublead para sincronizar HubSpot y LinkedIn, de modo que mis llamadas, correos electrónicos y DMs de LinkedIn queden registrados en el registro del contacto, dándome un historial completo de cada punto de contacto con los prospectos que estoy nutriendo.

Cómo encontrar números de teléfono precisos para prospectos

Más allá de un buen guión y mucha determinación, tu éxito al llamar a prospectos dependerá de tener buenos datos.

Para ayudarte a encontrar números de teléfono precisos y confiables para tus prospectos en HubSpot, puedes usar las funciones de enriquecimiento de datos de Hublead. 

El enriquecimiento de Hublead te permite enriquecer cualquier lista de contactos en HubSpot, ya sean unas pocas docenas o varios miles. Con un 95% de precisión de datos, puedes estar seguro de que los correos electrónicos y números de teléfono que encuentra Hublead son precisos, para que puedas pasar más tiempo marcando y menos tiempo buscando. 

¿Quieres usar herramientas líderes como Apollo, Lusha y ZoomInfo? Hublead también funciona con ellas. Cada vez que importas leads en HubSpot desde LinkedIn con Hublead, Hublead también consultará tus apps de enriquecimiento favoritas para obtener datos de correo electrónico y número de teléfono, verificando los datos recopilados.

Prueba Hublead gratis aquí y ¡ve cuánto tiempo ahorras esta semana!

Más consejos con el HubSpot Outbound Handbook

Las llamadas son una de las formas más efectivas de llegar ante tus prospectos e iniciar una conversación. Pero el cold calling es solo una pieza de un proceso de outbound efectivo.

Si realmente quieres llevar tu proceso de ventas en HubSpot al siguiente nivel, descarga el HubSpot Outbound Handbook gratuito, nuestra guía para construir un proceso de outbound escalable y efectivo en HubSpot. En esta guía, cubrimos:

• Los canales que debes usar
• Cómo captar la atención de tus prospectos
• Las herramientas que debes usar para acelerar las ventas

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