So nutzt du HubSpot Tasks: Ein Leitfaden für Sales-Teams

Es ist Zeit für das Lieblingsthema eines jeden Sales-Vertreters: Aufgabenverwaltung.

Ich weiß. Aufgaben in HubSpot zu verwalten, klingt genauso verlockend wie eine Wurzelbehandlung. Aber hier ist das Geheimnis, das Top-Performer kennen: HubSpot Aufgaben sind die beste Möglichkeit, um deine Prospects im Blick zu behalten, dich an dein Spielplan zu halten und deine Pipeline voll zu halten.

Du glaubst mir nicht? In dieser Anleitung zeige ich dir, wie ich Aufgaben in HubSpot über die Jahre hinweg genutzt habe, um meinen Workflow zu verwalten und Prospects durch den Sales-Funnel zu bewegen.

Was sind Aufgaben in HubSpot?

Aufgaben sind eine HubSpot-Funktion zum Erstellen und Planen von To-dos in deinem CRM. Aufgaben können mit einem Contact, einer Company oder einem Deal-Datensatz verknüpft werden, was sie zu einer großartigen Möglichkeit macht, Arbeit zu planen und dich selbst zur Verantwortung zu ziehen.

Es gibt drei Haupttypen von Aufgaben, die du in HubSpot erstellen kannst:

• Anruf
• E-Mail
• To-Do (das technisch alles sein kann)

Wenn du Sales Navigator nutzt, können HubSpot Aufgaben auch LinkedIn-Aktionen abdecken wie:

• Eine InMail senden
• Verbindungsanfrage

Wenn du das vollständige Setup möchtest, beginne mit dem HubSpot LinkedIn Integrations-Guide, dann gehe tiefer mit dem Sales Navigator Integrations-Guide.

Wenn du eine neue Aufgabe erstellst, wirst du aufgefordert, einige Informationen dazu einzugeben, wie Name, Typ und Fälligkeitsdatum.

Es gibt ein paar Felder, die besonders erwähnenswert sind:

• Titel: Der Name der Aufgabe.
• Priorität: Wie dringend ist es, die Aufgabe zu erledigen.
• Queue: Du kannst die Aufgabe zu einer Task Queue hinzufügen, um einen Block von To-dos zu organisieren oder Aufgaben nach Kategorie zu unterteilen. Mehr dazu später.
• Fälligkeitsdatum: Wann ist die Aufgabe fällig. Dies ist wichtig, denn wenn du die HubSpot Google Calendar Integration hast, dann kann dies deine Aufgaben mit deinem Kalender synchronisieren. 
• Erinnerungen: Wann sollten E-Mail-Erinnerungen zum Erledigen der Aufgabe gesendet werden?

Ich weiß… nicht das aufregendste Zeug. Aber vertrau mir, du wirst bald sehen, wie dir das hilft, konzentriert zu bleiben und deine Prospects im Auge zu behalten.

Wie du Aufgaben in HubSpot erstellst

Du kannst Aufgaben entweder manuell in HubSpot erstellen oder sie automatisch auslösen. Du hast viele Möglichkeiten in diesen beiden Kategorien, daher werde ich als nächstes spezifische Details für jede teilen.

Wie du Aufgaben in HubSpot manuell erstellst

Es gibt ein paar Möglichkeiten, Aufgaben in HubSpot manuell zu erstellen:

• Von der Aufgabenindex-Seite
• Von einem Contact/Company/Deal-Datensatz
• Mit der Chrome-Erweiterung

Um eine neue Aufgabe manuell zu erstellen, kannst du sie von der Aufgabenindex-Seite aus erstellen, indem du zu Aufgaben in deinem CRM gehst:

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Klicke auf die Schaltfläche Aufgabe erstellen und gib die Details für deine Aufgabe ein. 

Du kannst auch eine Aufgabe für einen beliebigen Datensatz in deinem CRM erstellen. Navigiere einfach zu dem Contact/Company/Deal-Datensatz, mit dem du die Aufgabe verknüpfen möchtest, und suche nach dem Aufgaben-Bereich. 

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Schließlich, wenn du die HubSpot Sales Chrome-Erweiterung installiert hast, kannst du auch Aufgaben von Gmail aus erstellen. Suche nach dem Schraubenschlüssel (HubSpot-Logo) Icon, klicke auf den Aufgaben-Tab, gib die Details für deine Aufgabe ein und speichere.

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Ich erstelle Aufgaben gerne manuell als Teil meiner Admin-Arbeit, um Prospects voraus zu sein und meinen Spielplan für jeden zu erstellen. Das heißt, du kannst die Dinge auf die nächste Stufe bringen, indem du Aufgaben auch automatisch erstellst, was ich dir als nächstes zeige.

Wie du Aufgaben in HubSpot automatisch erstellst

Es gibt ein paar Möglichkeiten, deinen Aufgabenerstellungs-Workflow zu beschleunigen, indem du HubSpot's integrierte Sales-Automatisierungstools nutzt.

Mit einem Workflow, kannst du Contacts basierend auf spezifischen Kriterien eintragen und eine Aufgabe mit einer Workflow-Aktion erstellen. 

Nehmen wir an, du trägst alle Contacts in deinem CRM oder auf deiner Lead-Liste ein. Du könntest eine Aufgabe erstellen, wenn sie eine bestimmte E-Mail-Kampagne geöffnet oder deine Pricing-Seite besucht haben, aber nicht konvertiert haben. Dank der Flexibilität von Workflows kannst du Aufgaben spontan basierend auf Prospect-Aktivität erstellen, was dir ermöglicht, jeden Prospect zum genau richtigen Zeitpunkt zu erreichen. 

Deine Prospects werden denken, es ist Zauberei, und du wirst wissen, dass es einfach HubSpot zu seiner vollen Kapazität genutzt wird.

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Hinüber zum CRM, wie Workflows, Sequences ermöglichen dir auch, die Aufgabenerstellung zu automatisieren. 

Denk an Sequences als die einfachere, sales-zentrische Version von Workflows. Du kannst Contacts manuell in eine vordefinierte Sequenz von E-Mails eintragen und neue Aufgaben aus dieser Sequenz erstellen, was dir ermöglicht, alles im Voraus zu planen.

Sowohl Sequences als auch Workflows sind nützlich zum Nurturing von Leads, egal ob du Contacts in eine vorgesetzte Serie von E-Mails eintragen oder Leads durch eine komplexere Serie von Verzweigungen und Schritten führen möchtest. Wenn du dir noch unsicher über die Unterschiede zwischen Sequences und Workflows bist, sieh dir unseren Guide an.

Wie du Task Queues nutzt, um Aufgaben zu organisieren

Eine meiner Lieblingsmethoden, Aufgaben zu verwalten (abgesehen von der Synchronisierung mit meinem Kalender) ist mit Queues. 

Eine Task Queue in HubSpot ist eine Ansicht deiner Aufgaben, die dir ermöglicht, sie zu organisieren und eine nach der anderen durchzuarbeiten. 

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Das ist eine großartige Möglichkeit, deine To-dos zu organisieren (entweder für den Tag oder für einen bestimmten Block von Aufgaben wie Anrufe oder Deal-Nachverfolgung) und sie schnell zu erledigen. Ich werde mir sogar eine Stunde oder so Zeit nehmen, um eine Queue durchzulaufen und meine Aufgaben abzuschließen.

Ich empfehle dir, mehrere Task Queues zu erstellen, um Aufgaben nach ihrem "Thema" zu trennen, um Context-Switching zu reduzieren. Du könntest zum Beispiel eine Queue für Prospecting-Aufgaben wie Anrufe und E-Mails haben oder eine Queue für Deal-Nachverfolgung. Ich werde dies und ein paar weitere fortgeschrittene Task-Management-Tipps als nächstes abdecken.

Wie intelligente Sales-Vertreter Aufgaben in ihrem Sales-Prozess nutzen

Intelligente Sales-Vertreter wissen, dass sie nicht einfach jeden Tag zur Arbeit kommen und improvisieren können. Um dein eigenes Glück zu schaffen und deine Pipeline voll zu halten, brauchst du einen Spielplan.

Hier sind die fortgeschritteneren Möglichkeiten, wie du Aufgaben in deinem Sales-Workflow nutzen kannst:

• Aufgaben mit deinem Kalender synchronisieren
• Aufgaben mit Queues zusammenfassen
• Deine Pipeline verwalten
• Aufgaben automatisch mit deinem Lieblings-Notetaker erstellen

Mit deinem Google-Kalender synchronisieren

Wenn du Google Calendar Sync für HubSpot aktiviert hast, kannst du Aufgaben mit deinem Kalender synchronisieren, was dir ermöglicht, Zeit zu blocken und deine To-dos leicht im Auge zu behalten. 

Zeit ist deine wertvollste Ressource, also nutze sie weise und blocke dir Zeit, um Follow-up zu erledigen, Anrufe zu tätigen und E-Mails zu versenden. Wenn ich wie du bin, lebst du in deinem Kalender und Postfach. Mit Aufgaben auf meinem Kalender, halte ich alle meine To-dos im Vordergrund und gebe mir auch den Platz, sie zu erledigen.

Aufgaben mit Queues zusammenfassen

Erinnere dich an Task Queues von vorhin? Diese sind eine großartige Möglichkeit, deine Aufgaben zu organisieren und sie auf einmal zu erledigen. Ich verwalte gerne ein paar Queues gleichzeitig, um Aufgaben strategisch zu unterteilen:

• Eingehend: Das sind Aufgaben für neue eingehende Leads und Pipeline-Aufbau.
• Prospecting: Setze deine Aufgaben für E-Mail-, LinkedIn-Outreach und Calling hier.
• Deals: Organisiere Follow-up- und Abschlussaktivitäten hier.

Indem du ähnliche Aufgaben zusammenfasst, kannst du eine konzentrierte Stunde an einem Block von Aktivitäten erledigen, statt zwischen Prospecting und Deal-Verwaltung zu wechseln und dich selbst zu verlangsamen.

Ich empfehle dir, dich auf 3-5 Queues zu beschränken. Mehr als das und das Verwalten von Aufgaben wird schnell zur Zeitverschwendung, die kein Sales-Vertreter braucht. Ich empfehle dir auch, Zeit einzuplanen, um Aufgaben in deinen Queues basierend darauf zu erledigen, wann du am produktivsten bist. Zum Beispiel, wenn du weißt, an welchen Tagen/Zeiten während der Woche das beste für Prospecting ist, nutze sie für diese Queue und lass langsamere Zeiten für Admin-Aufgaben.

Deine Pipeline verwalten

Wenn du keinen Spielplan für jeden Prospect hast, dann hast du einen Plan zu scheitern.

Ich kann dir nicht sagen, wie viele Male ein Sales-Vertreter einen Block von Aufgaben beendet, sich auf die Schulter klopft und es einen Tag nennt. Es gibt ein ernstes Problem da: es ist die Illusion von Fortschritt. 

Wenn du einen Prospect bearbeitest, ob es darum geht, eine Voicemail zu hinterlassen oder einen DM auf LinkedIn zu senden, und keine geplante Follow-up-Aktivität danach hast, wird dieser Prospect durch die Risse fallen. Es passiert jedes Mal.

Egal wie organisiert du denkst zu sein, du brauchst Aufgaben, um Aktivitäten für jeden eingehenden Lead, Prospect oder Deal zu planen. Um das im Auge zu behalten, empfehle ich dir, auf das Last Activity Date Property in HubSpot zu achten, um die Prospects zu verfolgen, die du kürzlich bearbeitet hast, und Next Activity Date um zu sehen, wer Aktivität in der Zukunft geplant hat. Wenn Contacts ein "Last Activity Date" von vor sieben oder mehr Tagen haben, aber keine geplanten Aufgaben, dann priorisiere sie für weitere Outreach.

Aufgaben von deinem Notetaker erstellen

Stelle dir vor, du kommst gerade aus einem großartigen Discovery Call mit einem Prospect, der bereit ist, vorwärts zu gehen und einen Demo zu planen. Du könntest dich erinnern, dich bei HubSpot anzumelden, die Chrome-Erweiterung zu nutzen, um eine Aufgabe zum Nachverfolgung dieses Leads zu erstellen, oder es könnte automatisch für dich erstellt werden.

Das ist einer meiner Lieblings-Zeitsparmaßnahmen: Ich habe meinen Fathom Notetaker mit HubSpot integriert, um automatisch Follow-up-Aufgaben in HubSpot nach Meetings zu erstellen. Das spart mir nicht nur Stunden Zeit, wenn es sich addiert, sondern es stellt auch sicher, dass nichts durch die Risse fällt, wenn es um die Verwaltung von Prospects geht.

Bist du bereit, Outbound in HubSpot zu meistern? Hole dir das HubSpot Outbound Handbook

Task-Management ist vielleicht nicht das aufregendste Thema, aber effektives Task-Management kann einen produktiven Rep mit einer vollen Pipeline von einem überforderten Rep unterscheiden, der das Quota verfehlt. 

Aber gutes Task-Management ist nur ein kleiner Teil des Prospecting-Puzzles: du musst noch immer wissen, wie du Prospects wählst, priorisierst und nachrichtest, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu überzeigen, zu schließen. Dafür, sieh dir das HubSpot Outbound Handbook an, unser Playbook zum Nutzen von HubSpot, um effektive Outbound-Kampagnen auszuführen, die Pipelines füllen und Deals abschließen.

Dieses Playbook wird dir alles geben, was du brauchst, um eine Outbound-Maschine in HubSpot zu bauen, und dank dieser Anleitung, wirst du organisiert jeden Schritt des Weges bleiben.