So nutzt du HubSpot Tasks: Ein Guide für Sales-Teams

Zeit für das Lieblingsthema jedes Sales-Reps: Task-Management.

Ich weiß. Tasks in HubSpot zu managen klingt ungefähr so späß wie eine Wurzelbehandlung. Aber hier ist das Geheimnis, das Top-Sales-Reps kennen: HubSpot Tasks sind der beste Weg, um bei deinen Prospects dranzubleiben, deinem Gameplan zu folgen und deine Pipeline gefüllt zu halten.

Du glaubst mir nicht? In diesem Guide zeige ich dir, wie ich Tasks in HubSpot über die Jahre genutzt habe, um meinen Workflow zu managen und Prospects im Sales-Funnel zu bewegen.

Was sind Tasks in HubSpot?

Tasks sind ein HubSpot-Feature, um To-dos in deinem CRM zu erstellen und zu planen. Tasks können mit einem Kontakt, einem Unternehmen oder einem Deal-Record verknüpft werden – eine super Möglichkeit, Arbeit zu planen und dich selbst zur Verantwortung zu ziehen.

Es gibt drei Haupttypen von Tasks, die du in HubSpot erstellen kannst:

• Call
• Email
• To-Do (was technisch gesehen alles sein kann)

Wenn du Sales Navigator nutzt, können HubSpot Tasks auch LinkedIn-Aktionen abdecken wie:

• InMail senden
• Verbindungsanfrage

Wenn du das volle Setup willst, starte mit dem HubSpot LinkedIn Integration Guide, und geh dann tiefer mit dem Sales Navigator Integration Guide.

Wenn du einen neuen Task erstellst, wirst du aufgefordert, ein paar Infos einzutragen, wie Name, Typ und Fälligkeitsdatum.

Ein paar Felder sind besonders wichtig:

• Titel: Der Name des Tasks.
• Priority: Wie dringend der Task zu erledigen ist.
• Queue: Du kannst den Task einer Task Queue zuweisen, um einen Block von To-dos zu organisieren oder Tasks nach Kategorie zu trennen. Mehr dazu gleich.
• Fälligkeitsdatum: Wann der Task fällig ist. Wichtig, denn wenn du die HubSpot-Google-Calendar-Integration hast, werden deine Tasks mit deinem Kalender synchronisiert. 
• Reminder: Wann sollen E-Mail-Reminder für den Task gesendet werden?

Ich weiß… nicht gerade das spannendste Zeug. Aber vertrau mir, du wirst gleich sehen, wie dir das hilft, fokussiert zu bleiben und deine Prospects im Griff zu haben.

Wie du Tasks in HubSpot erstellst

Du kannst Tasks entweder manuell in HubSpot erstellen oder automatisch triggern. Du hast viele Optionen in beiden Kategorien, daher teile ich gleich die Details für jede.

Wie du Tasks in HubSpot manuell erstellst

Es gibt mehrere Wege, Tasks in HubSpot manuell zu erstellen:

• Über die Tasks-Index-Seite
• Über ein Contact-/Company-/Deal-Record
• Mit der Chrome-Extension

Um einen neuen Task manuell zu erstellen, geh auf die Tasks-Index-Seite über den Menüpunkt Tasks in deinem CRM:

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Klick auf den Button Create task und trag die Details für deinen Task ein. 

Du kannst auch einen Task für jeden Record in deinem CRM erstellen. Geh einfach auf das Contact-/Company-/Deal-Record, mit dem du den Task verknüpfen willst, und such den Tasks-Bereich. 

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Wenn du die HubSpot Sales Chrome Extension installiert hast, kannst du Tasks auch direkt aus Gmail heraus erstellen. Such das Zahnrad-Symbol (HubSpot-Logo), klick auf den Tab Tasks, trag die Details ein und speichere.

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Ich erstelle Tasks gerne manuell als Teil meiner Admin-Arbeit, um Prospects voraus zu sein und meinen Gameplan für jeden einzelnen zu planen. Dennoch kannst du alles auf das nächste Level heben, indem du Tasks automatisch erstellst, wie ich gleich zeige.

Wie du Tasks in HubSpot automatisch erstellst

Es gibt ein paar Wege, um deinen Task-Erstellungs-Flow zu beschleunigen, indem du die eingebauten Sales-Automation-Tools von HubSpot nutzt.

Mit einem Workflow kannst du Kontakte basierend auf bestimmten Kriterien einschreiben und über eine Workflow-Action einen Task erstellen. 

Sagen wir, du schreibst alle Kontakte in deinem CRM oder auf deiner Lead-Liste ein. Du könntest einen Task erstellen, wenn sie eine bestimmte E-Mail-Kampagne geöffnet oder deine Pricing-Seite besucht, aber nicht konvertiert haben. Dank der Flexibilität von Workflows kannst du Tasks im laufenden Betrieb basierend auf Prospect-Aktivität erstellen und jeden Prospect genau zum richtigen Zeitpunkt ansprechen. 

Deine Prospects werden denken, das ist Magie, und du weißt, dass du einfach HubSpot voll ausschöpfst.

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Zurück ins CRM: wie Workflows erlauben auch Sequences die Automatisierung der Task-Erstellung. 

Stell dir Sequences als die einfachere, Sales-fokussierte Version von Workflows vor. Du kannst Kontakte manuell in eine vordefinierte Sequenz aus E-Mails einschreiben und neue Tasks aus dieser Sequenz erstellen, sodass du alles im Voraus planen kannst.

Sowohl Sequences als auch Workflows sind nützlich, um Leads zu nurturen – egal, ob du Kontakte in eine vordefinierte E-Mail-Serie einschreiben oder Leads durch komplexere Verzweigungen und Schritte führen willst. Falls dir die Unterschiede zwischen Sequences und Workflows noch nicht ganz klar sind, schau dir unseren Guide an.

So nutzt du Task Queues, um Tasks zu organisieren

Einer meiner Lieblingswege, Tasks zu managen (abgesehen vom Kalender-Sync), sind Queues. 

Eine Task Queue in HubSpot ist eine Ansicht deiner Tasks, die es dir erlaubt, sie Schritt für Schritt zu organisieren und abzuarbeiten. 

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Das ist eine großartige Möglichkeit, deine To-dos aufzureihen (für den Tag oder einen spezifischen Block wie Calls oder Deal-Follow-ups) und sie abzuarbeiten. Ich blockier sogar eine Stunde, um durch eine Queue zu gehen und meine Tasks zu erledigen.

Ich empfehle, mehrere Task Queues zu erstellen, um Tasks nach „Thema“ zu trennen und Kontext-Switching zu reduzieren. Du könntest z. B. eine Queue für Prospecting-Tasks wie Calls und E-Mails haben oder eine Queue für Deal-Follow-up. Ich gehe das und ein paar weitere fortgeschrittene Task-Management-Tipps gleich durch.

Wie smarte Sales-Reps Tasks in ihrem Sales-Prozess nutzen

Smarte Sales-Reps wissen, dass sie nicht einfach jeden Tag zur Arbeit kommen und improvisieren können. Um dein eigenes Glück zu schmieden und deine Pipeline gefüllt zu halten, brauchst du einen Gameplan.

Hier sind die fortgeschritteneren Wege, Tasks in deinem Sales-Workflow zu nutzen:

• Tasks mit deinem Kalender synchronisieren
• Tasks mit Queues bündeln
• Deine Pipeline managen
• Tasks automatisch mit deinem Lieblings-Notetaker erstellen

Mit deinem Google Calendar synchronisieren

Wenn du Google Calendar Sync für HubSpot aktiviert hast, kannst du Tasks mit deinem Kalender synchronisieren, Zeit blockieren und deine To-dos im Blick behalten. 

Zeit ist dein wertvollstes Gut, nutze sie also clever und blocke Zeit für Follow-ups, Calls und E-Mails. Wenn du so bist wie ich, lebst du in deinem Kalender und Posteingang. Tasks direkt im Kalender halten alle To-dos präsent und geben mir den Raum, sie zu erledigen.

Tasks mit Queues bündeln

Erinnerst du dich an Task Queues von vorhin? Eine super Möglichkeit, Tasks zu bündeln und in einem Rutsch wegzuarbeiten. Ich manage mehrere Queues gleichzeitig, um Tasks strategisch zu trennen:

• Inbound: Tasks für neue Inbound-Leads und Pipeline-Aufbau.
• Prospecting: Setz hier deine Tasks für E-Mails, LinkedIn-Outreach und Calls.
• Deals: Organisiere Follow-ups und Closing-Aktivitäten.

Indem du ähnliche Tasks bündelst, kannst du eine fokussierte Stunde auf einen Aktivitätsblock verwenden, statt zwischen Prospecting und Deal-Management zu wechseln und dich selbst auszubremsen.

Ich empfehle, dich auf 3–5 Queues zu beschränken. Mehr als das und Task-Management wird schnell zum Zeitfresser, und das braucht kein Sales-Rep. Ich empfehle außerdem, Zeit für das Abarbeiten deiner Queues basierend auf deinen produktivsten Zeiten einzuplanen. Wenn du z. B. weißt, welche Tage/Uhrzeiten sich am besten für Prospecting eignen, nutze sie für diese Queue und lass langsame Zeiten für Admin-Tasks übrig.

Deine Pipeline managen

Wenn du keinen Gameplan für jeden Prospect hast, dann hast du einen Plan zu scheitern.

Ich kann dir nicht sagen, wie oft ein Sales-Rep einen Task-Block beendet, sich selbst auf die Schulter klopft und Feierabend macht. Da steckt ein ernstes Problem drin: die Illusion von Fortschritt. 

Wenn du einen Prospect bearbeitest – egal, ob du eine Voicemail hinterlassen oder eine DM auf LinkedIn geschickt hast – und danach keine geplante Follow-up-Aktivität hast, rutscht dieser Prospect dir durch die Finger. Jedes Mal.

Egal, wie organisiert du denkst zu sein: Du musst Tasks nutzen, um Aktivitäten für jeden Inbound-Lead, Prospect oder Deal zu planen. Um hier dranzubleiben, empfehle ich, auf die Property Last Activity Date in HubSpot zu achten, um zu sehen, mit wem du kürzlich gearbeitet hast, und auf Next Activity Date, um zu sehen, bei wem Aktivitäten in der Zukunft geplant sind. Wenn Kontakte ein „Last Activity Date“ von sieben Tagen oder mehr haben, aber keine geplanten Tasks, priorisiere sie für weiteres Outreach.

Tasks aus deinem Notetaker erstellen

Stell dir vor, du hast einen super Discovery Call mit einem Prospect geführt, der eager ist, eine Demo zu buchen. Du könntest dich erinnern, dich in HubSpot einzuloggen, die Chrome Extension zu nutzen, um einen Follow-up-Task anzulegen – oder du lässt ihn dir automatisch anlegen.

Das ist einer meiner Lieblings-Zeitsparer: Ich habe meinen Fathom-Notetaker mit HubSpot integriert, um nach Meetings automatisch Follow-up-Tasks in HubSpot zu erstellen. Das spart mir nicht nur aufsummiert Stunden, sondern sorgt auch dafür, dass beim Management von Prospects nichts durch die Ritzen fällt.

Bereit, Outbound in HubSpot zu meistern? Hol dir das HubSpot Outbound Handbook

Task-Management ist vielleicht nicht das aufregendste Thema, aber effektives Task-Management kann den Unterschied machen zwischen einem produktiven Rep mit voller Pipeline und einem überwältigten Rep, der seine Quote verfehlt. 

Aber gutes Task-Management ist nur ein kleiner Teil des Prospecting-Puzzles. Du musst immer noch wissen, wie du Prospects auswählst, priorisierst und ansprichst, um ihre Aufmerksamkeit zu bekommen und sie zum Abschluss zu bewegen. Dafür schau dir das HubSpot Outbound Handbook an, unser Playbook, um mit HubSpot effektive Outbound-Kampagnen zu fahren, die Pipelines füllen und Deals closen.

Dieses Playbook gibt dir alles, was du brauchst, um eine Outbound-Maschine in HubSpot aufzubauen, und dank dieses Guides bleibst du in jedem Schritt organisiert.