Cómo usar las tareas de HubSpot: Guía para equipos de ventas

Ha llegado el tema favorito de todo comercial: la gestión de tareas.

Lo sé. Gestionar tareas en HubSpot suena tan atractivo como ir al dentista. Pero aquí está el secreto que conocen los comerciales de alto rendimiento: las tareas de HubSpot son la mejor manera de estar al tanto de los prospectos, seguir tu plan de juego y mantener tu pipeline lleno.

¿No me crees? En esta guía, te explicaré cómo he usado las tareas en HubSpot a lo largo de los años para gestionar mi flujo de trabajo y mantener a los prospectos avanzando por el embudo de ventas.

¿Qué son las tareas en HubSpot?

Las tareas son una función de HubSpot para crear y programar pendientes en tu CRM. Las tareas se pueden asociar con un registro de contacto, empresa o deal, lo que las convierte en una excelente manera de programar y planificar el trabajo para mantenerte responsable.

Hay tres tipos principales de tareas que puedes crear en HubSpot:

• Llamada
• Correo electrónico
• Pendiente (que técnicamente puede ser cualquier cosa)

Si usas Sales Navigator, las tareas de HubSpot también pueden cubrir acciones de LinkedIn como:

• Enviar un InMail
• Solicitud de conexión

Si quieres la configuración completa, empieza con la guía de integración de HubSpot y LinkedIn, luego profundiza con la guía de integración de Sales Navigator.

Al crear una nueva tarea, se te pedirá que introduzcas información sobre ella, como nombre, tipo y fecha de vencimiento.

Hay algunos campos que vale la pena destacar específicamente:

• Título: El nombre de la tarea.
• Prioridad: La urgencia de completar la tarea.
• Cola: Puedes agregar la tarea a una cola de tareas para organizar un bloque de pendientes o separar las tareas por categoría. Más sobre esto más adelante.
• Fecha de vencimiento: Cuándo vence la tarea. Esto es clave porque si tienes la integración de Google Calendar de HubSpot, esto puede sincronizar tus tareas con tu calendario. 
• Recordatorios: ¿Cuándo se deben enviar recordatorios por correo electrónico para completar la tarea?

Lo sé… no es lo más emocionante. Pero confía en mí, pronto verás cómo esto te ayuda a mantenerte enfocado y al tanto de tus prospectos.

Cómo crear tareas en HubSpot

Puedes crear tareas manualmente en HubSpot o activarlas automáticamente. Tienes muchas opciones dentro de estos dos grupos, así que compartiré algunos detalles para cada uno a continuación.

Cómo crear tareas manualmente en HubSpot

Hay varias formas de crear tareas manualmente en HubSpot:

• Desde la página índice de tareas
• Desde un registro de contacto/empresa/deal
• Con la extensión de Chrome

Para crear manualmente una nueva tarea, puedes hacerlo desde la página de Índice de tareas yendo a Tareas en tu CRM:

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Haz clic en el botón Crear tarea e introduce los detalles de tu tarea. 

También puedes crear una tarea para cualquier registro en tu CRM. Solo ve al registro de Contacto/Empresa/Deal con el que quieres asociar la tarea y busca la sección de Tareas. 

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Por último, si tienes instalada la extensión Chrome de HubSpot Sales, también puedes crear tareas desde Gmail. Busca el icono del engranaje (logo de HubSpot), haz clic en la pestaña Tareas, introduce los detalles de tu tarea y guarda.

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Me gusta crear tareas manualmente como parte del trabajo de administración para estar al tanto de los prospectos y trazar mi plan para cada uno. Dicho esto, puedes llevar las cosas al siguiente nivel creando tareas automáticamente también, lo que te mostraré a continuación.

Cómo crear tareas automáticamente en HubSpot

Hay varias formas de acelerar tu flujo de creación de tareas aprovechando las herramientas de automatización de ventas integradas de HubSpot.

Usando un Workflow, puedes inscribir contactos según criterios específicos y crear una tarea con una acción de Workflow. 

Digamos que inscribes a todos los contactos en tu CRM o en tu lista de leads. Podrías crear una tarea si abrieron una campaña de correo electrónico específica o visitaron la página de precios de tu sitio web pero no convirtieron. Gracias a la flexibilidad de los Workflows, puedes crear tareas sobre la marcha basadas en la actividad del prospecto, lo que te permite contactar a cada prospecto exactamente en el momento adecuado. 

Tus prospectos pensarán que es magia, y tú sabrás que es simplemente usar HubSpot al máximo.

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Pasando al CRM, como los Workflows, las Secuencias también te permiten automatizar la creación de tareas. 

Piensa en las Secuencias como la versión más simple y centrada en ventas de los Workflows. Puedes inscribir manualmente contactos en una secuencia predefinida de correos electrónicos y crear nuevas tareas desde esa secuencia, lo que te permite programar todo con antelación.

Tanto las Secuencias como los Workflows son útiles para nutrir leads, ya sea que quieras inscribir contactos en una serie preestablecida de correos electrónicos o llevar a los leads a través de una serie más compleja de ramas y pasos. Si aún tienes dudas sobre las diferencias entre Secuencias y Workflows, consulta nuestra guía.

Cómo usar las colas de tareas para organizar las tareas

Una de mis formas favoritas de gestionar tareas (además de sincronizarlas con mi calendario) es con las colas. 

Una Cola de tareas en HubSpot es una vista de tus tareas que te permite organizarlas y trabajarlas una por una. 

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Esta es una excelente manera de alinear tus pendientes (ya sea para el día, o para un bloque específico de tareas como llamadas o seguimiento de deals) y completarlos. Incluso bloqueo una hora o así para repasar una cola y terminar mis tareas.

Recomiendo crear múltiples colas de tareas para separar las tareas por su «temática» y reducir el cambio de contexto. Por ejemplo, podrías tener una cola para tareas de prospección como llamadas y correos, o una cola para el seguimiento de deals. Cubriré esto y algunos consejos más avanzados de gestión de tareas a continuación.

Cómo los mejores comerciales pueden usar las tareas en su proceso de ventas

Los mejores comerciales saben que no pueden simplemente presentarse al trabajo cada día e improvisar. Para crear tu propia suerte y mantener tu pipeline lleno, necesitas un plan de juego.

Aquí tienes las formas más avanzadas de usar las tareas en tu flujo de trabajo de ventas:

• Sincronizar tareas con tu calendario
• Agrupar tareas con colas
• Gestionar tu pipeline
• Crear tareas automáticamente con tu aplicación de notas favorita

Sincroniza con tu Google Calendar

Si tienes la sincronización de Google Calendar habilitada para HubSpot, puedes sincronizar las tareas con tu calendario, lo que te permite bloquear tiempo y hacer un seguimiento fácil de tus pendientes. 

El tiempo es tu recurso más preciado, úsalo sabiamente y bloquea tiempo para completar seguimientos, hacer llamadas y enviar correos. Si eres como yo, vives en tu calendario y tu bandeja de entrada. Tener las tareas alineadas en mi calendario mantiene todos mis pendientes en mente y también me da el espacio para completarlos.

Agrupa tareas con colas

¿Recuerdas las Colas de tareas de antes? Son una excelente manera de organizar tus tareas juntas y completarlas de una vez. Me gusta gestionar varias colas a la vez para dividir estratégicamente las tareas:

• Inbound: Estas son tareas para nuevos leads entrantes y construcción de pipeline.
• Prospección: Configura aquí tus tareas de correo electrónico, alcance en LinkedIn y llamadas.
• Deals: Organiza aquí las actividades de seguimiento y cierre.

Al agrupar tareas similares, puedes dedicar una hora enfocada en un bloque de actividades en lugar de cambiar de contexto entre prospección y gestión de deals y ralentizarte.

Recomiendo limitarte a 3-5 colas. Más que eso y gestionar tareas se convierte rápidamente en una pérdida de tiempo, que ningún comercial necesita. También recomiendo presupuestar tiempo para completar las tareas en tus colas según cuándo encuentres que eres más productivo. Por ejemplo, si sabes qué días/horarios de la semana son mejores para la prospección, úsalos para esa cola y deja los momentos más tranquilos para las tareas administrativas.

Gestiona tu pipeline

Si no tienes un plan de juego para cada prospecto, tienes un plan para fracasar.

No puedo contarte cuántas veces un comercial termina un bloque de tareas, se da unas palmaditas en la espalda y da el día por terminado. Hay un problema serio ahí: es la ilusión de progreso. 

Si trabajas un prospecto, ya sea dejando un mensaje de voz o enviando un DM en LinkedIn, y no tienes una actividad de seguimiento planificada, ese prospecto se perderá. Ocurre siempre.

No importa cuán organizado creas que eres, necesitas usar tareas para programar actividades para cada lead entrante, prospecto o deal. Para estar al tanto de esto, recomiendo prestar atención a la propiedad Fecha de última actividad en HubSpot para controlar los prospectos con los que has trabajado recientemente y la Fecha de próxima actividad para ver quién tiene actividad programada en el futuro. Si los contactos tienen una «fecha de última actividad» de hace siete días o más pero no tienen tareas programadas, priórizalos para más seguimiento.

Crea tareas desde tu aplicación de notas

Imagina que terminas una excelente llamada de descubrimiento con un prospecto que está ansioso por avanzar y programar una demo. Podrías recordar iniciar sesión en HubSpot, usar la extensión de Chrome para crear una tarea de seguimiento con este lead, o que se cree automáticamente para ti.

Este es uno de mis ahorros de tiempo favoritos: integré mi aplicación de notas Fathom con HubSpot para crear automáticamente tareas de seguimiento en HubSpot después de las reuniones. No solo me ahorra horas de tiempo sumadas, sino que también garantiza que nada se pierda al gestionar prospectos.

¿Listo para dominar el outbound en HubSpot? Obtén el HubSpot Outbound Handbook

La gestión de tareas puede no ser el tema más emocionante, pero una gestión eficaz de las tareas puede marcar la diferencia entre un comercial productivo con un pipeline lleno y un comercial abrumado que no alcanza la cuota. 

Pero una buena gestión de tareas es solo una pequeña pieza del rompecabezas de la prospección: todavía necesitas saber cómo elegir, priorizar y contactar a los prospectos para captar su atención y convencerlos de cerrar. Para eso, consulta el HubSpot Outbound Handbook, nuestra guía para usar HubSpot y llevar a cabo campañas de outbound efectivas que llenan pipelines y cierran deals.

Esta guía te dará todo lo que necesitas para construir una máquina de outbound dentro de HubSpot, y gracias a esta guía, te mantendrás organizado en cada paso del camino.