Buenas prácticas de Workflow en HubSpot: Consejos para el éxito

Dominar los Workflows de HubSpot puede revolucionar tus operaciones de marketing, ventas y servicio.

Esta guía te ayudará a configurar, optimizar y evitar errores comunes en los Workflows de HubSpot, asegurando que tus esfuerzos de automatización sean efectivos y eficientes.

¿Qué son los Workflows de HubSpot?

Los Workflows de HubSpot automatizan tareas repetitivas, permitiendo comunicaciones personalizadas y oportunas. Pueden desencadenar acciones basadas en el comportamiento del usuario.

Por ejemplo, un Workflow puede enviar una serie de emails a un nuevo Lead, organizar contactos en listas de membresía según su comportamiento, o notificar a los miembros del equipo cuando se realizan acciones específicas. Al usar Workflows, las empresas pueden optimizar sus operaciones y mejorar la interacción con sus clientes.

Consejo: Comienza con un Workflow sencillo para garantizar claridad y facilidad de gestión, ya que los Workflows demasiado complejos pueden ser difíciles de entender.

Aquí tienes un ejemplo práctico y sencillo de un Workflow de nurturing en HubSpot:

Este es un Workflow sencillo que envía un email de Follow-up personalizado y con retraso a cualquier persona que descargue una Guía de SEO. 

Aquí tienes un video completo que cubre todo lo que necesitas saber sobre los Workflows de HubSpot, desde su creación hasta su análisis:

¿Cómo funcionan los Workflows?

Los Workflows utilizan disparadores y acciones. Un disparador es un evento que inicia el Workflow, como el envío de un formulario o un cambio en los valores de propiedades. El Workflow ejecuta entonces una serie de acciones predefinidas, como enviar un email o crear una tarea.

Para saber más: Los equipos de ventas usan secuencias para emails personalizados uno a uno, y los equipos de marketing usan Workflows para tareas de automatización de marketing masivas, como emails masivos y gestión de Leads.

Los Workflows crean una experiencia fluida y personalizada para tus contactos, potenciando tus esfuerzos de marketing y ventas al responder en tiempo real y guiando a los Leads a lo largo del recorrido del comprador.

Consejo: Puedes ir aún más profundo en la personalización usando el Smart Content de HubSpot en tus emails de marketing, landing pages, páginas web o incluso CTAs.

También puedes activar Workflows en eventos personalizados o eventos de línea de tiempo, como el resultado de una conexión en LinkedIn, gracias a nuestra integración HubSpot LinkedIn.

Tipos de Workflows de HubSpot

Workflows basados en contactos

Los Workflows basados en contactos gestionan las comunicaciones con los clientes, guiándolos desde el contacto inicial hasta convertirse en clientes fieles. Estos Workflows de nurturing se activan por acciones como cambios en valores de propiedades, envíos de formularios o lead scoring, enviando emails de marketing personalizados para guiar a los contactos en su recorrido.

A continuación, un ejemplo de un Workflow basado en contactos:

Aquí tienes un ejemplo de un Workflow de email de HubSpot que puedes crear:

Workflows basados en deals

Los Workflows basados en deals automatizan los procesos de ventas, asegurando que cada paso, desde la actualización de las etapas del deal hasta la notificación a los comerciales, se ejecute con precisión. Mantienen los deals fluyendo sin problemas a través del Pipeline de ventas, asegurando que cada oportunidad sea aprovechada al máximo.

Workflows basados en tickets

Los Workflows basados en tickets gestionan los tickets de servicio al cliente, asegurando que cada uno se priorice, asigne y actualice sin demora. Estos Workflows garantizan operaciones de servicio sin fricciones y la satisfacción del cliente.

A continuación, un ejemplo de un Workflow basado en tickets:

Buenas prácticas de Workflow

La organización del Workflow es clave

Un portal de HubSpot limpio y bien organizado es crucial para el éxito de tus Workflows. Los Workflows desorganizados pueden generar confusión, ineficiencia y errores que pueden afectar negativamente tus procesos de negocio.

A continuación, una lista de las mejores prácticas que puedes implementar para mantener tus Workflows organizados.

         1. Portal Limpio = Portal Feliz

El primer paso para lograr Workflows exitosos es mantener un portal de HubSpot limpio y organizado. Sin una organización adecuada, se vuelve difícil gestionar y optimizar los Workflows, lo que puede llevar al caos. Implementar un sistema estructurado desde el principio puede ahorrarte mucho tiempo y problemas a largo plazo.

Consejos para mantener un portal limpio:

• Revisa y audita tus Workflows regularmente.
• Archiva o elimina los Workflows obsoletos o en desuso.
• Mantén actualizados y precisos tus registros de contactos y empresas.

       2. Convenciones de nomenclatura

Desarrollar una convención de nomenclatura clara y coherente para tus Workflows es esencial. Una buena convención de nomenclatura facilita la identificación y búsqueda de Workflows, especialmente a medida que tu instancia de HubSpot crece.

Ejemplos de convenciones de nomenclatura:

• Usa prefijos para categorizar los Workflows, como "Content Offer -", "On-Demand Process", "Subscription Types -" o "Internal Notification -".
• Incluye detalles relevantes en el nombre, como la campaña o el objetivo específico.
• Ejemplo: "Content Offer - SEO Guide Download - Nurturing Sequence".

Beneficios de las convenciones de nomenclatura:

• Simplifica la búsqueda y el filtrado de Workflows.
• Proporciona claridad sobre el propósito y alcance de cada Workflow.
• Ayuda a mantener la coherencia en todo el equipo.

       3. Estructura de carpetas

Crear una estructura de carpetas lógica en HubSpot ayuda a organizar tus Workflows. Las carpetas te permiten agrupar Workflows similares, facilitando su gestión y navegación.

Ejemplos de estructuras de carpetas:

• Por línea de negocio (por ejemplo, Marketing, Ventas, Servicio).
• Por tipo de Workflow (por ejemplo, Campañas externas, Procesos internos).
• Por etapa del recorrido del comprador (por ejemplo, Conocimiento, Consideración, Decisión).

Consejos para una estructura de carpetas efectiva:

• Mantenla simple e intuitiva.
• Revisa y actualiza tu estructura de carpetas regularmente a medida que evoluciona tu negocio.
• Asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan la estructura de carpetas.

Aquí tienes un tutorial paso a paso para ayudarte a crear tus carpetas:

Establecer objetivos para los Workflows

Cada Workflow debe tener un objetivo claro y medible. Sin objetivos definidos, es difícil evaluar la efectividad de tus Workflows y realizar las mejoras necesarias.

Importancia de los objetivos de Workflow

Tener objetivos para tus Workflows te permite:

• Medir el éxito e identificar áreas de mejora.
• Asegurar que los Workflows estén alineados con los objetivos de tu negocio.
• Evitar crear Workflows innecesarios o redundantes.

Tipos de objetivos de Workflow:

• Nurturing de Leads: Aumentar la tasa de conversión de Leads a clientes.
• Procesos internos: Mejorar la eficiencia de las operaciones internas.
• Interacción con el cliente: Mejorar la interacción y satisfacción de los clientes.

Si quieres aprender más sobre cómo establecer objetivos para tu Workflow, te invito a leer mi artículo de blog sobre este tema: Cómo establecer objetivos para tu Workflow.

Usar los retrasos de forma efectiva

Los retrasos son un componente esencial de los Workflows de HubSpot, que permiten interacciones más naturales y similares a las humanas.

Ventajas de usar retrasos

1. Humanizar las interacciones:

• Los retrasos pueden hacer que las comunicaciones automatizadas se sientan menos robóticas y más personalizadas.
• Ejemplo: Añade un retraso antes de enviar un email de Follow-up para dar la impresión de un momento bien pensado.

2. Garantizar la precisión de los datos:

• Añadir retrasos garantiza que todos los datos necesarios estén disponibles antes de la siguiente acción.
• Ejemplo: Retrasa el envío de un email hasta que los tokens de personalización estén actualizados.

Tipos de retrasos

1. Retrasos basados en tiempo:

• Intervalos fijos entre las acciones del Workflow (por ejemplo, esperar 3 días antes del siguiente email).
• Útil para crear una secuencia de comunicaciones a lo largo de un período.

2. Retrasos basados en eventos:

• Espera hasta que ocurra una acción específica (por ejemplo, un contacto visita una página web).

• Ayuda a crear Workflows más dinámicos y reactivos.

Prácticas avanzadas de Workflow

Ramificación condicional

Usa la ramificación condicional para crear Workflows más personalizados y relevantes. Esto implica configurar ramas si/entonces que dirigen los contactos por diferentes caminos según su comportamiento o características.

Contenido dinámico

Incorpora contenido dinámico en los emails de tu Workflow para personalizar los mensajes según las propiedades o comportamientos del contacto. El contenido dinámico garantiza que cada destinatario reciba un mensaje personalizado que resuene con sus necesidades e intereses específicos.

Integración del lead scoring

Integra el lead scoring en tus Workflows para priorizar y gestionar los Leads de manera efectiva. Al asignar puntuaciones basadas en acciones y comportamientos, puedes asegurarte de que los Leads más comprometidos reciban el nivel adecuado de atención y nurturing.

Aprende más sobre el concepto de lead scoring viendo este video:

Errores comunes al usar Workflows

Evitar los errores comunes es crucial para mantener Workflows efectivos y lograr tus objetivos de automatización.

Problemas de inscripción

1. Reinscripción:

• Determina si la reinscripción es necesaria para cada Workflow.

• Ejemplo: Habilita la reinscripción para solicitudes de soporte para gestionar múltiples tickets del mismo contacto.

2. Disparadores de inscripción:

Revisa y prueba regularmente la configuración de tu Workflow para prevenir problemas comunes de inscripción. Asegúrate de que tus Workflows inscriban y nutran los contactos según lo previsto, manteniendo las anomalías a raya.

Calidad de los datos

La integridad de tus Workflows depende de la calidad de tus datos. Asegúrate de que los datos que impulsan tus Workflows sean precisos y estén actualizados para proporcionar una base sólida para la automatización efectiva.

Workflows superpuestos

Evita los Workflows superpuestos que generan confusión y reducen la efectividad. Planifica tu automatización con cuidado y usa listas de supresión para evitar que los contactos queden atrapados en Workflows en competencia.

Además, evita editar el mismo Workflow simultáneamente para prevenir conflictos y garantizar una comunicación clara.

Consejo: Es mejor tener múltiples Workflows bien organizados que uno solo y desordenado. Este enfoque garantiza claridad y eficiencia en tus procesos de automatización.

Ejemplos de Workflow

Los ejemplos prácticos pueden ayudar a ilustrar cómo implementar estas buenas prácticas de manera efectiva.

Ejemplo de Workflow de Marketing: Promoción de webinar

Crea un Workflow de nurturing atractivo para los registrantes de webinar, con el fin de guiar a los Leads de manera efectiva a través de cada etapa del embudo. Desde la invitación inicial hasta los Follow-ups posteriores al webinar, los Workflows de HubSpot automatizan este proceso sin problemas.

Aquí tienes un ejemplo de dicho Workflow que automatiza el nurturing de Leads para el registro en eventos mediante el envío de emails programados:

Ejemplo de Workflow de Ventas: Asignación de Leads

Un Workflow que gestiona eficientemente la asignación de Leads puede mejorar significativamente tu proceso de ventas. Al automatizar la asignación de nuevos Leads al vendedor más adecuado, puedes garantizar Follow-ups oportunos y efectivos.

Por ejemplo, crea un Workflow que asigne Leads según su origen. Si tu negocio opera en Canadá y en EE. UU., puedes configurar un Workflow para asignar automáticamente los Leads de Canadá a Adán y los de EE. UU. a Jacobo:

Ejemplo de Workflow de Servicio: Gestión de tickets

Un Workflow que gestiona eficientemente los tickets puede elevar el soporte al cliente de bueno a excepcional. Al automatizar la creación, el enrutamiento y la rotación de propietarios de tickets, puedes garantizar operaciones de servicio fluidas y efectivas.

Por ejemplo, crea un Workflow basado en un formulario de solicitud de soporte que generará automáticamente registros de tickets con el formato: "Categoría del problema - Nombre Apellido." :

Ejemplo de Workflow de Comunicación Interna: Notificaciones para equipos de ventas

Automatiza las notificaciones de Slack para los equipos de ventas para alertarlos sobre nuevos Leads, actualizaciones de deals, plazos importantes y consultas de clientes. Estos recordatorios oportunos mantienen a los equipos de ventas reactivos y proactivos.

Por ejemplo, aquí tienes un Workflow que automatizará el envío de notificaciones de Slack:

Puntos clave

• Los Workflows de HubSpot automatizan tareas repetitivas, facilitando a los profesionales de marketing la creación de comunicaciones personalizadas y oportunas.
• Los diferentes tipos de Workflows de HubSpot, como los basados en contactos, en deals y en tickets, atienden diversas necesidades del negocio, desde el nurturing de Leads hasta el servicio al cliente.
• Implementar buenas prácticas, como establecer objetivos claros, usar convenciones de nomenclatura adecuadas y evitar la superposición de Workflows, garantiza un uso eficiente y efectivo de los Workflows de HubSpot.