La guía práctica de automatización de ventas en HubSpot

Aunque HubSpot es un gran CRM (y créeme, es excelente), no puede hacer todo por ti.

Claro, puedes segmentar y priorizar Leads fácilmente, nutrir e interactuar con prospectos a escala y cerrar deals... pero TIENES que hacerlo tú. Eso lleva tiempo. Significa dedicar tiempo a aprender todos los detalles de HubSpot y mantener tu CRM.

Todavía no he conocido a un vendedor con horas de sobra para eso.

Afortunadamente, HubSpot está repleto de funciones que pueden automatizar casi todas las partes de tu embudo de ventas. Desde identificar tus mejores oportunidades hasta nutrir Leads fríos hasta convertirlos en deals candentes, puedes automatizarlo todo. Sigue leyendo mientras comparto cómo usamos HubSpot para escalar las ventas Outbound en Hublead.

Beneficios de la automatización de ventas en HubSpot

Antes de entrar en los detalles, ¿por qué vale la pena el esfuerzo de automatizar? Después de todo, ¿no puedes simplemente recordar enviar esos Follow-ups o segmentar tu lista? 

Podrías... pero con unas pocas horas de configuración y pruebas, puedes ahorrar cientos de horas después. Eso significa mucho más tiempo para prospectar y llenar tu Pipeline.

Estos son los principales beneficios que he encontrado al aprovechar las funciones de automatización de HubSpot:

1. Optimiza tu Pipeline: El beneficio obvio es que la automatización te ahorra tiempo. Estimo que puedes ahorrar un 10% o más cada semana usando HubSpot para nutrir contactos, enriquecer Leads e importar contactos desde LinkedIn. Al usar HubSpot para trabajar de forma más inteligente y no más difícil, puedes mover prospectos por el embudo de ventas más rápidamente.
2. Acorta los ciclos de venta: ¿Cansado de esperar meses para cerrar deals? ¡Automatiza! Las Sequences y los Workflows pueden ayudar aquí para automatizar Follow-ups y revisiones. Esto te libera del trabajo manual de recordar qué oportunidades avanzar, mientras las cierras más rápido.
3. Mejora las tasas de cierre: Los equipos que insisten en hacer todo ellos mismos inevitablemente dejan que oportunidades de alto valor se escapen. No puedes controlar cada prospecto que persigues, pero con la automatización, puedes asegurarte de no dejar que tus mejores oportunidades se pierdan.
4. Aumenta la productividad: ¿Realmente quieres pasar tu tiempo en tareas rutinarias y pendientes manuales? Lo sabía. La limpieza del CRM y cosas similares son pérdidas de tiempo para los vendedores, pero son necesarias para mantener tus datos actualizados y tu manager informado. HubSpot puede automatizar esto también, quitando las tareas rutinarias de tu plato y liberando tiempo.

A continuación, compartiré ejemplos paso a paso de lo que puedes automatizar dentro de HubSpot.

¿Qué puedes automatizar en HubSpot?

HubSpot es un lienzo en blanco; hay tanto que puedes hacer que rápidamente puede abrumarte. 

Para ayudarte, estas son mis cosas favoritas para automatizar en HubSpot:

• Prospecting con Sequences
• Nurturing con Workflows
• Priorización con Lead scoring
• Pendientes con Tasks
• Programación de reuniones

Te mostraré exactamente cómo hacer lo anterior en las siguientes secciones. 

Prospecting con Sequences

Las Sequences de HubSpot van a ser tu mejor amiga cuando se trata de interactuar con prospectos. 

Las Sequences te permiten enviar un conjunto de correos personalizados preprogramados a prospectos para que puedas enfocarte en tareas de mayor valor. 

Las Sequences de HubSpot pueden usarse para:

• Enviar correos de nurturing automatizados
• Crear Tasks
• Configurar un recordatorio para enviar InMails de LinkedIn

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Estos son algunos de mis tipos de Sequences favoritos para enviar:

• Follow-up post-demo: Envía una serie de correos a un prospecto después de una demo. Esta secuencia normalmente comienza con un correo de agradecimiento describiendo los próximos pasos, seguido de una serie de correos que proporcionan recursos adicionales para fomentar la interacción.
• Follow-up de propuesta: Una vez que se ha enviado una propuesta, me gusta hacer Follow-up con una secuencia para reafirmar tu interés en trabajar con el prospecto. Esto garantiza que tengan toda la información que necesitan para tomar una decisión (que, con suerte, es aceptar y firmar).
• Interacción durante la fase de decisión: A medida que los prospectos deciden avanzar, puede que te tienten sentarte y esperar. No lo hagas. Guía a los prospectos hacia el cierre con una secuencia de interacción durante la fase de toma de decisiones. Esto mantiene abierta la línea de comunicación y el interés alto.

Esos son tres de mis favoritos, ¡pero puedes ver el resto en mis 10 Sequences de HubSpot favoritas con ejemplos! Sigue leyendo para más ideas de automatización en HubSpot.

Nurturing con Workflows

Después de las Sequences, los Workflows de HubSpot son mi herramienta favorita para automatizar el nurturing y los procesos. Los Workflows de HubSpot pueden usarse para enviar correos, crear Tasks y actualizar valores de propiedades. 

Espera... ¿son realmente tan diferentes de las Sequences? Es una pregunta válida. 

Me gusta pensar en las Sequences como hiperfocalizadas en el nurturing de ventas, y en los Workflows como una forma de automatizar el nurturing de ventas y marketing, mientras también admiten funciones más robustas como la inscripción automatizada, objetivos y lógica de bifurcación. 

Consulta esta tabla para un desglose completo:

Entonces, ¿cuándo pueden los Workflows ayudar a automatizar tu proceso de ventas?

• Inscribir contactos basándose en la actividad del sitio web o LinkedIn: A diferencia de las Sequences, que requieren inscripción manual, los Workflows pueden inscribir contactos automáticamente. Puedes inscribir contactos que vieron tu página de precios o demo y no reservaron, por ejemplo. O, si estás conectando HubSpot y LinkedIn con una herramienta como Hublead, incluso puedes disparar Workflows basándote en actividades de LinkedIn sincronizadas.
• Enviar correos de marketing hiperpersonalizados: Los Workflows te permiten enviar correos de marketing de HubSpot y correos de texto plano, aprovechando las potentes funciones de personalización de HubSpot. 
• Automatizar aún más Tasks: Las Sequences te permiten enviar un máximo de cinco correos por Sequence, mientras que los Workflows pueden permitir muchos más con lógica de bifurcación compleja.

¡Consulta nuestra guía para usar Workflows de HubSpot para automatizar el nurturing y las ventas para más información!

Priorización con Lead Scoring

Las Sequences y los Workflows están muy bien, pero todavía necesitas asegurarte de inscribir a los prospectos correctos en ellos para obtener resultados. Eso significa saber quiénes son tus prospectos de mayor valor. 

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El estado de Lead es útil si quieres hacerlo manualmente, pero para llevar realmente al siguiente nivel tu priorización de Leads, recomiendo usar el Lead scoring de HubSpot. El Lead scoring te da una forma de priorizar contactos basándote en su probabilidad de convertirse en clientes de pago. 

El Lead scoring hace esto ponderando las actividades que realiza un prospecto para medir qué tan interesado está en tu empresa. Esto te permite priorizar prospectos y responder adecuadamente, aumentando tus tasas de conversión en el proceso.

Para eso, el Lead scoring toma en consideración los siguientes aspectos:

1. Información de contacto: Información sobre tu prospecto, como datos demográficos y cargo.
2. Interacción y comportamiento: Interacción con tu sitio web y esfuerzos de Outreach.
3. Negativos: Factores que restan valor a una buena oportunidad.

Consulta el gráfico a continuación para una visión más profunda de cada uno de estos pilares:

Hay dos enfoques para el Lead scoring en HubSpot:

• Lead scoring manual: El Lead scoring manual en HubSpot permite un modelo personalizable basado en tus criterios. Esto requiere colaboración entre marketing y ventas para elegir los atributos correctos.
• Lead scoring predictivo: El Lead scoring predictivo usa modelos de IA y aprendizaje automático para analizar cientos de puntos de datos, automatizando el proceso de priorización de Leads. Toma datos de clientes anteriores y prospectos actuales para identificar patrones y predecir la probabilidad de conversión para futuros Leads.

En HubSpot, el Lead scoring manual corresponde a la propiedad HubSpot Score, mientras que el Lead scoring predictivo corresponde a la propiedad Probabilidad de cierre. 

Puedes editar ambas para añadir atributos positivos y negativos para ajustar tu puntuación y segmentar correctamente los prospectos.

¡Consulta nuestra guía de Lead scoring para un tutorial completo!

Pendientes con Tasks

Las Tasks por sí solas son una excelente manera de mantenerte organizado y alinear tus actividades de Prospecting, pero me gusta llevarlas al siguiente nivel integrándolas con las herramientas anteriores. 

En HubSpot, puedes crear Tasks como recordatorios para:

• Enviar un correo a un prospecto
• Programar una reunión
• Llamar a un prospecto
• Contactar en LinkedIn

Puedes organizar las Tasks en una cola para completarlas todas de una vez, o usarlas para establecer recordatorios durante la semana para mantenerte al tanto de tus mejores oportunidades.

Al usar Sequences y Workflows para crear Tasks, puedes construir dinámicamente tu lista de pendientes de Prospecting basándote en la actividad real de los contactos. Esto te permite planificar proactivamente a quién contactarás y reaccionar según su actividad. 

El Outreach oportuno es una de las claves del éxito en ventas, y la integración de Tasks en tu flujo de trabajo te permite mantenerte al tanto de los prospectos y hacer Follow-up cuando es más probable que seas efectivo.

Programación de reuniones

La fricción puede matar tu proceso de ventas, y nada genera más fricción que encontrar un horario para reunirse.

El planificador de reuniones de HubSpot es una herramienta de ventas integrada que automatiza el proceso de reserva de citas, conectándose sin problemas con tu calendario existente. Al eliminar los correos de ida y vuelta, la herramienta de reuniones ayuda a los prospectos a encontrar un horario y programar reuniones.

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Esto puede ahorrar horas tratando de encontrar un horario para reunirse y crear una mejor experiencia para los prospectos con quienes programas tiempo. Sin embargo, hay algunas formas poderosas de aprovechar esto aún más:

• Sincroniza con tus herramientas de calendario para hacer que programar llamadas sea aún más eficiente.
• ¿Recuerdas los Workflows de arriba? Aprovéchalos para actualizar registros del CRM, asignar Tasks o disparar alertas para tu equipo. También puedes ejecutar automatizaciones post-reunión para más nurturing.
• Inserta tu enlace de reunión en tu firma de correo para que cualquiera a quien le escribas pueda reservar tiempo contigo de inmediato. 

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Aprende todo sobre la herramienta de reuniones de HubSpot en nuestra guía.

Buenas prácticas de automatización de ventas en HubSpot

Estoy seguro de que estás listo para ponerte manos a la obra y empezar a automatizar tanto como sea posible dentro de HubSpot. Antes de sumergirte de lleno, aquí tienes algunas buenas prácticas que te guiarán:

• Planifica con anticipación: Tómate unos minutos para alejarte de la pantalla y pensar. Automatizar sin planificar puede sentirse productivo, pero generalmente terminas automatizando las cosas equivocadas y desperdiciando aún más tiempo. Audita el trabajo que haces y encuentra oportunidades para automatizar. 
• Empieza pequeño, luego escala: Aunque la idea de automatizar todo tu flujo de trabajo puede parecer emocionante, recomiendo empezar pequeño y escalar gradualmente. Busca primero las oportunidades más fáciles, y luego deja que tu estrategia de automatización se vuelva más avanzada una vez que la domines y tengas un ROI claro. De lo contrario, corres el riesgo de construir algo más complicado de lo que vale. 
• Prueba todo antes de lanzar: Siempre, y digo siempre, prueba antes de lanzar. Lo último que necesitas es que un Workflow salga mal y deje que prospectos valiosos se escapen, o peor aún, que destruya oportunidades antes de que lleguen a buen puerto. 

Al empezar pequeño y adoptar un enfoque iterativo, puedes ir eliminando las tareas rutinarias que atascan tu agenda y convertirte en una máquina de Prospecting y cierre para tu equipo con HubSpot.

Lleva tu proceso de ventas en HubSpot al siguiente nivel con el manual de HubSpot Outbound

La automatización puede ser un gran ahorrador de tiempo para tu equipo... o un sumidero de tiempo si lo haces mal.

Al tomarte tiempo para auditar tus flujos de trabajo, escalando sobre la marcha y probando a medida que avanzas, puedes liberar horas cada semana, lo que significa más tiempo dedicado al Prospecting y al cierre.

La automatización es una pieza del rompecabezas del Prospecting: todavía necesitas saber cómo elegir, priorizar y contactar prospectos para captar su atención y convencerlos de cerrar. Para eso, consulta el manual de HubSpot Outbound, nuestro playbook para usar HubSpot para ejecutar campañas Outbound efectivas que llenan Pipelines y cierran deals.

Este playbook te dará todo lo que necesitas para construir una máquina Outbound dentro de HubSpot, y gracias a esta guía, también puedes automatizarla.