Der praktische Leitfaden zur HubSpot Sales-Automatisierung

So großartig HubSpot als CRM auch ist (und glaube mir, es ist ausgezeichnet), kann es nicht alles für dich erledigen.

Klar, du kannst problemlos Leads segmentieren und priorisieren, Interessenten in großem Maßstab pflegen und ansprechen und Deals abschließen – aber DU musst das tun. Das kostet Zeit. Das bedeutet, sich die Details von HubSpot anzueignen und dein CRM zu pflegen.

Ich habe noch keinen Vertriebsmitarbeiter getroffen, der stundenlang Zeit dafür übrig hat.

Glücklicherweise ist HubSpot vollgepackt mit Funktionen, die fast jeden Teil deines Vertriebsfunnels automatisieren können. Von der Identifizierung deiner besten Chancen bis hin zur Umwandlung kalter Leads in heiße Deals – du kannst alles automatisieren. Lies weiter und erfahre, wie wir HubSpot nutzen, um Outbound Sales bei Hublead zu skalieren.

Vorteile der Vertriebsautomatisierung in HubSpot

Bevor wir zu den Details kommen: Warum ist Automatisierung den Aufwand wert? Schließlich kannst du doch einfach daran denken, diese Follow-ups zu senden oder deine Liste zu segmentieren, oder? 

Du könntest – aber mit ein paar Stunden Setup und Tests kannst du später Hunderte von Stunden einsparen. Das bedeutet viel mehr Zeit für Prospecting und das Füllen deiner Pipeline.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die ich bei der Nutzung von HubSpots Automatisierungsfunktionen festgestellt habe:

1. Deine Pipeline optimieren: Der offensichtliche Vorteil ist, dass Automatisierung dir Zeit spart. Ich schätze, du kannst jede Woche 10 % oder mehr einsparen, indem du HubSpot nutzt, um Kontakte zu pflegen, Leads anzureichern und Kontakte von LinkedIn zu importieren. Indem du HubSpot nutzt, um klüger statt härter zu arbeiten, kannst du Interessenten schneller durch den Vertriebsfunnel bewegen.
2. Verkaufszyklen verkürzen: Müde, monatelang auf den Abschluss von Deals zu warten? Automatisiere! Sequences und Workflows können hier helfen, Follow-ups und Check-ins zu automatisieren. Das befreit dich von der manuellen Arbeit des Erinnerns, welche Opportunities vorangebracht werden müssen, und hilft dabei, sie schneller abzuschließen.
3. Abschlussquoten verbessern: Teams, die darauf bestehen, alles selbst zu erledigen, lassen unweigerlich hochwertige Opportunities durch die Maschen fallen. Du kannst nicht jeden Interessenten kontrollieren, dem du nachgehst, aber mit Automatisierung kannst du sicherstellen, dass deine besten Chancen nicht auf der Strecke bleiben.
4. Produktivität steigern: Willst du wirklich deine Zeit mit Routinearbeit und manuellen Aufgaben verbringen? Das dachte ich mir. CRM-Pflege und Ähnliches ist Zeitverschwendung für Vertriebsmitarbeiter, aber notwendig, um deine Daten aktuell zu halten und deinen Manager informiert zu halten. HubSpot kann das auch automatisieren, befreit dich von Routinearbeit und schafft Zeit.

Als Nächstes teile ich Schritt-für-Schritt-Beispiele, was du in HubSpot automatisieren kannst.

Was kannst du in HubSpot automatisieren?

HubSpot ist eine leere Leinwand; du kannst so viel damit machen, dass es sich schnell überwältigend anfühlen kann. 

Um dir zu helfen, hier sind meine Lieblingsdinge zur Automatisierung in HubSpot:

• Prospecting mit Sequences
• Nurturing mit Workflows
• Priorisierung mit Lead Scoring
• Aufgaben mit Tasks
• Terminplanung

Ich zeige dir genau, wie das in den folgenden Abschnitten funktioniert. 

Prospecting mit Sequences

HubSpot Sequences werden dein bester Freund beim Ansprechen von Interessenten sein. 

Sequences ermöglichen es dir, eine Reihe personalisierter, vorterminierter E-Mails an Interessenten zu senden, damit du dich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kannst. 

HubSpot Sequences können genutzt werden für:

• Automatisierte Nurturing-E-Mails senden
• Tasks erstellen
• Eine Erinnerung zum Versenden von LinkedIn InMails setzen

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Hier sind einige meiner Lieblingssequenzen:

• Follow-up nach Demo: Sende eine E-Mail-Serie an einen Interessenten nach einer Demo. Diese Sequence beginnt typischerweise mit einer Dankes-E-Mail, die die nächsten Schritte umreißt, gefolgt von einer Reihe von E-Mails, die zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um das Engagement zu fördern.
• Follow-up nach Angebot: Sobald ein Angebot versendet wurde, folge ich gerne mit einer Sequence nach, um dein Interesse an einer Zusammenarbeit mit dem Interessenten zu bekräftigen. So stellst du sicher, dass sie alle Informationen haben, die sie für eine Entscheidung benötigen (die hoffentlich Zustimmung und Unterschrift bedeutet).
• Engagement in der Entscheidungsphase: Wenn Interessenten sich entscheiden, voranzukommen, bist du vielleicht versucht, abzuwarten. Tu das nicht. Führe Interessenten mit einer Engagement-Sequence durch die Entscheidungsphase. Das hält den Kommunikationskanal offen und das Interesse hoch.

Das sind drei meiner Favoriten, aber du kannst die restlichen in meinen 10 Lieblings-HubSpot-Sequences mit Beispielen nachlesen! Weiterlesen für mehr HubSpot-Automatisierungsideen.

Nurturing mit Workflows

Nach Sequences sind HubSpots Workflows mein Lieblingstool zur Automatisierung von Nurturing und Prozessen. HubSpot Workflows können genutzt werden, um E-Mails zu senden, Tasks zu erstellen und Property-Werte zu aktualisieren. 

Warte – sind sie wirklich so anders als Sequences? Eine berechtigte Frage. 

Ich denke gerne an Sequences als hyperkonzentriert auf Sales Nurturing, und Workflows als Möglichkeit, Sales- und Marketing-Nurturing zu automatisieren und dabei robustere Funktionen wie automatisierte Einschreibung, Ziele und Verzweigungslogik zu unterstützen. 

Schau dir diese Tabelle für eine vollständige Übersicht an:

Wann können Workflows also deinen Vertriebsprozess automatisieren?

• Kontakte basierend auf Website- oder LinkedIn-Aktivität einschreiben: Anders als Sequences, die manuelles Einschreiben erfordern, können Workflows Kontakte automatisch einschreiben. Du kannst zum Beispiel Kontakte einschreiben, die deine Pricing- oder Demo-Seite besucht haben, ohne zu buchen. Oder, wenn du HubSpot und LinkedIn verbindest mit einem Tool wie Hublead, kannst du sogar Workflows basierend auf synchronisierten LinkedIn-Aktivitäten auslösen.
• Hyperpersonalisierte Marketing-E-Mails senden: Workflows ermöglichen es dir, HubSpot-Marketing-E-Mails und Nur-Text-E-Mails zu senden und dabei von HubSpots leistungsstarken Personalisierungsfunktionen zu profitieren. 
• Noch mehr Aufgaben automatisieren: Sequences erlauben dir, maximal fünf E-Mails pro Sequence zu senden, während Workflows mit komplexer Verzweigungslogik viel mehr ermöglichen.

Schau dir unseren Leitfaden zur Nutzung von HubSpot Workflows zur Automatisierung von Nurturing und Sales für weitere Informationen an!

Priorisierung mit Lead Scoring

Sequences und Workflows sind gut und schön, aber du musst noch sicherstellen, dass du die richtigen Interessenten in sie einschreibst, um Ergebnisse zu erzielen. Das bedeutet, deine wertvollsten Interessenten zu kennen. 

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Lead Status ist hilfreich, wenn du das manuell tun möchtest, aber um deine Lead-Priorisierung wirklich zu verbessern, empfehle ich die Nutzung von HubSpots Lead Scoring. Lead Scoring gibt dir eine Möglichkeit, Kontakte basierend auf ihrer Wahrscheinlichkeit, zahlende Kunden zu werden, zu priorisieren. 

Lead Scoring gewichtet Aktivitäten eines Interessenten, um zu messen, wie stark sein Interesse an deinem Unternehmen ist. So kannst du Interessenten priorisieren und entsprechend reagieren, was deine Conversion Rates erhöht.

Dazu berücksichtigt Lead Scoring folgende Bereiche:

1. Kontaktinformationen: Informationen über deinen Interessenten, wie Demografien und Rolle.
2. Interaktion und Verhalten: Interaktion mit deiner Website und deinen Outreach-Bemühungen.
3. Negative Faktoren: Faktoren, die von einer guten Opportunity ablenken.

Schau dir die Grafik unten für einen tieferen Einblick in jede dieser Säulen an:

Es gibt zwei Ansätze zum Lead Scoring in HubSpot:

• Manuelles Lead Scoring: Manuelles Lead Scoring in HubSpot ermöglicht ein anpassbares Modell basierend auf deinen Kriterien. Dies erfordert eine Zusammenarbeit zwischen Marketing und Sales, um die richtigen Attribute auszuwählen.
• Prädiktives Lead Scoring: Prädiktives Lead Scoring verwendet KI- und maschinelle Lernmodelle, um Hunderte von Datenpunkten zu analysieren und den Lead-Priorisierungsprozess zu automatisieren. Es nimmt Daten von früheren Kunden und aktuellen Interessenten auf, um Muster zu identifizieren und die Conversion-Wahrscheinlichkeit für zukünftige Leads vorherzusagen.

In HubSpot entspricht manuelles Lead Scoring der HubSpot Score-Eigenschaft, während prädiktives Lead Scoring der Likelihood to Close-Eigenschaft entspricht. 

Du kannst beide bearbeiten, um positive und negative Attribute hinzuzufügen, deinen Score zu verfeinern und Interessenten richtig zu segmentieren.

Schau dir unseren Leitfaden zum Lead Scoring für eine vollständige Anleitung an!

To-dos mit Tasks

Tasks an sich sind eine großartige Möglichkeit, organisiert zu bleiben und deine Akquise-Aktivitäten einzureihen, aber ich mag es, Tasks durch die Integration mit den obigen Tools aufzuwerten. 

In HubSpot kannst du Tasks als Erinnerungen erstellen, um:

• Einem Interessenten eine E-Mail zu senden
• Ein Meeting zu planen
• Einen Interessenten anzurufen
• Auf LinkedIn Kontakt aufzunehmen

Du kannst Tasks in einer Warteschlange organisieren, um sie alle auf einmal abzuarbeiten, oder sie verwenden, um Erinnerungen für die Woche einzurichten und deine besten Möglichkeiten im Blick zu behalten.

Indem du Sequences und Workflows zur Erstellung von Tasks verwendest, kannst du deine Akquise-To-do-Liste dynamisch basierend auf tatsächlicher Kontaktaktivität aufbauen. Das ermöglicht es dir, proaktiv zu planen, wen du ansprechen wirst, und basierend auf deren Aktivität zu reagieren. 

Zeitnahes Outreach ist einer der Schlüssel zum Vertriebserfolg, und die Integration von Tasks in deinen Workflow ermöglicht es dir, Interessenten im Blick zu behalten und nachzufassen, wenn du am effektivsten bist.

Termin-Planung

Reibung wird deinen Vertriebsprozess töten, und nichts verursacht mehr Reibung als die Terminfindung.

Der HubSpot Meeting Scheduler ist ein integriertes Vertriebstool, das den Terminbuchungsprozess automatisiert und sich nahtlos in deinen bestehenden Kalender integriert. Durch die Eliminierung von hin- und hergehenden E-Mails hilft das Meetings-Tool Interessenten, einen Termin zu finden und Meetings zu buchen.

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Das kann Stunden sparen, die mit der Terminfindung verbracht werden, und ein besseres Erlebnis für die Interessenten schaffen, mit denen du Termine planst. Es gibt jedoch noch einige leistungsstarke Möglichkeiten, dies weiter zu nutzen:

• Synchronisiere mit deinen Kalender-Tools, um die Terminplanung noch effizienter zu gestalten.
• Erinnere dich an Workflows von oben? Nutze diese, um CRM-Datensätze zu aktualisieren, Tasks zuzuweisen oder Benachrichtigungen für dein Team auszulösen. Du kannst auch Post-Meeting-Automatisierungen für weitere Pflege ausführen.
• Integriere deinen Meeting-Link in deine E-Mail-Signatur, damit jeder, dem du eine E-Mail schreibst, sofort einen Termin mit dir buchen kann. 

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Erfahre alles über das HubSpot Meetings-Tool in unserem Leitfaden.

HubSpot Sales-Automatisierung Best Practices

Ich bin sicher, du bist bereit, die Hände schmutzig zu machen und so viel wie möglich in HubSpot zu automatisieren. Bevor du dich kopfüber in dieses Thema stürzt, hier sind einige Best Practices, die dich leiten:

• Im Voraus planen: Nimm dir ein paar Minuten Zeit, um vom Bildschirm wegzutreten und nachzudenken. Automatisieren ohne Planung mag sich produktiv anfühlen, aber du wirst normalerweise die falschen Dinge automatisieren und sogar noch mehr Zeit verschwenden. Überprüfe deine Arbeit und finde Möglichkeiten zur Automatisierung. 
• Klein anfangen, dann skalieren: Obwohl der Gedanke, deinen gesamten Workflow zu automatisieren, verlockend erscheinen mag, empfehle ich, klein anzufangen und zu skalieren. Suche zuerst nach den einfachen Möglichkeiten und lass deine Automatisierungsstrategie dann fortgeschrittener werden, sobald du sie im Griff hast und einen klaren ROI siehst. Andernfalls riskierst du, etwas zu bauen, das komplizierter ist als es wert ist. 
• Alles vor dem Start testen: Immer, und ich meine immer, testen bevor du startest. Das Letzte, was du brauchst, ist ein falsch laufender Workflow, der wertvolle Interessenten durch die Ritzen fallen lässt, oder schlimmer, Möglichkeiten beendet, bevor sie sich entfalten können. 

Indem du klein anfängst und einen iterativen Ansatz verfolgst, kannst du die Routineaufgaben beseitigen, die deinen Zeitplan verstopfen, und für dein Team zu einer Akquise- und Abschlussmaschine werden.

Verbessere deinen Vertriebsprozess in HubSpot mit dem HubSpot Outbound Handbook

Automatisierung kann eine massive Zeitersparnis für dein Team sein… oder eine Zeitfalle, wenn du es falsch machst.

Indem du dir Zeit nimmst, deine Workflows zu überprüfen, schrittweise zu skalieren und dabei zu testen, kannst du jede Woche Stunden einsparen, was mehr Zeit für Akquise und Abschlüsse bedeutet.

Automatisierung ist ein Teil des Akquise-Puzzles: Du musst noch wissen, wie du Interessenten auswählst, priorisierst und ansprichst, um ihre Aufmerksamkeit zu bekommen und sie zum Abschluss zu überzeugen. Schau dir dazu das HubSpot Outbound Handbook an, unser Playbook für die Nutzung von HubSpot für effektive Outbound-Kampagnen, die Pipelines füllen und Deals abschließen.

Dieses Playbook gibt dir alles, was du brauchst, um eine Outbound-Maschine in HubSpot aufzubauen, und dank dieses Leitfadens kannst du es auch automatisieren.