Estado de Lead en HubSpot: Cómo usarlo

Todos conocemos el problema demasiado común del bajo volumen de leads. Cuando tu CRM empieza a parecer un pueblo fantasma, aceptarás una llamada con prácticamente cualquier persona.

Pero ¿qué pasa con el problema contrario: tienes demasiados leads entrando a tu CRM y ninguna forma de priorizarlos? Los leads mal calificados y con mal encaje llenan tu agenda mientras que las buenas oportunidades se escapan. 

Si esto te suena familiar, necesitas una forma de priorizar y gestionar leads en tu CRM, y no hay mejor manera de hacerlo en HubSpot que con Lead Status. En esta guía, te mostraremos cómo usar y personalizar el Lead Status de HubSpot en tu proceso de ventas.

Puntos clave

¿Poco tiempo? Aquí el resumen:

• Tanto el Lead Status como el Lifecycle Stage pueden usarse para entender dónde se encuentran los contactos en tu embudo de ventas.
• Puedes (y debes) personalizar el Lead Status para adaptarlo a tu proceso de ventas. 
• Las herramientas de automatización y Workflow pueden ser efectivas para el seguimiento de leads, especialmente cuando integras herramientas como Hublead, que puede sincronizar información y actividad de LinkedIn.

¿Tienes unos ocho minutos? ¡Sigue leyendo para ver el resto!

¿Qué es Lead Status?

El Lead Status (como el Lifecycle Stage, más sobre eso luego) es una propiedad de HubSpot que ayuda a los equipos de ventas y marketing a saber exactamente dónde se encuentra un lead en el embudo de ventas.

El Lead Status y el Objeto de Leads de HubSpot permiten a tu equipo gestionar prospectos de forma estratégica y moverlos de una etapa a la siguiente en tu embudo. Usar tanto el Lead Status como el objeto de lead permitirá a tu equipo rastrear leads a escala, optimizar conversiones y convertir eficientemente prospectos fríos en oportunidades al rojo vivo.

Al ordenar los leads por Lead Status, tu equipo puede enfocarse en las oportunidades más importantes de tu embudo mientras mueve los leads de etapa en etapa. Esto agiliza el ciclo de vida del lead, asegurando que tus esfuerzos de ventas se dirijan eficientemente mientras se priorizan los leads de mayor valor. Esto es especialmente útil si estás tratando de construir una estrategia ABM en HubSpot.

Me gusta actualizar automáticamente los Lead Status con Workflows de HubSpot basados en actividad, como el progreso de deals, el engagement en tu sitio web, e incluso la actividad en LinkedIn (aunque para eso necesitarás Hublead para conectar LinkedIn y HubSpot).

Lifecycle Stage vs. Lead Status

HubSpot ya tiene una forma de rastrear dónde se encuentra un contacto en tu proceso de ventas: el Lifecycle Stage, entonces ¿es realmente necesario el Lead Status?

El Lead Status y el Lifecycle Stage funcionan en conjunto: cuando un contacto se define como MQL (Marketing Qualified Lead) en su Lifecycle Stage y su Lead Status está configurado como Open, está listo para pasar a la siguiente etapa. Como verás más adelante, ambos son útiles para diferentes propósitos.

El Lifecycle Stage cubre las fases por las que pasan los compradores desde su primer punto de contacto en tu sitio web hasta convertirse en clientes. En HubSpot, el Lifecycle Stage es una propiedad que se etiqueta automáticamente a los contactos según su origen y se actualiza a medida que avanzan por el recorrido del comprador. Las etapas del Lifecycle Stage predeterminadas en HubSpot son:

• Suscriptores: Contactos que conocen tu empresa y se han registrado para recibir ofertas de contenido o boletines.
• Leads: Contactos que muestran un interés de ventas medible más allá de simplemente registrarse para recibir contenido.
• MQLs (Marketing Qualified Leads): Contactos que han interactuado con tus campañas de marketing.
• SQLs (Sales Qualified Leads): Contactos abiertos a los Follow-ups del equipo de ventas y que están en la parte de consideración del embudo.‍
• Oportunidades: Contactos analizados y considerados como leads viables según los criterios de calificación.‍
• Clientes: Contactos que han cerrado deals con tu empresa.‍
• Evangelistas: Clientes que abogan por tu marca.‍
• Otro: Clasificación para contactos que no encajan en ninguna etapa del Lifecycle Stage predeterminada.

Para más información, puedes leer nuestra guía sobre cómo usar los HubSpot Lifecycle Stages. El Lifecycle Stage es útil para los especialistas en marketing, pero sigue leyendo para ver cómo los equipos de ventas pueden usar el Lead Status en su flujo de Prospecting.

¿Cuáles son las etapas del HubSpot Lead Status?

¿Recuerdas las etapas del Lifecycle Stage predeterminadas de arriba? Aquí están los Lead Status predeterminados en HubSpot:

• New
• Open
• In Progress
• Attempted to Contact
• Connected
• Open Deal
• Unqualified
• Bad Timing

A continuación te explicaré cada etapa.

New

Los leads "New" son prospectos que han entrado al embudo de ventas pero que aún no han sido contactados por el equipo de ventas. Pueden haber sido ingresados manualmente por tu equipo, importados desde LinkedIn, o convertidos recientemente desde un formulario en tu sitio web. Sin importar cómo lleguen a tu CRM, los leads "New" son oportunidades frescas para nutrir.

Open

Una vez que los leads han sido reconocidos como buenos candidatos, pueden moverse de "New" a "Open". Estos leads puede que aún no hayan interactuado, pero son objetivos principales para que tu equipo de ventas planifique y comience a contactarlos.

In Progress

El Lead Status "In Progress" marca los leads que están siendo perseguidos activamente por los comerciales. Aquí es donde has identificado tu objetivo principal y estás comenzando tu campaña de Outbound. Puede que quieras inscribir estos leads en secuencias o combinar canales Outbound como teléfono, correo electrónico y LinkedIn. 

Attempted to Contact

Tanto si has obtenido respuesta como si no, los leads "In Progress" pasan al Lead Status "Attempted to Contact" una vez que has comenzado tu Outbound hasta el momento en que el lead interactúa. Estos leads son buenos candidatos para Follow-ups y replantear la estrategia si continúan sin responder.

Connected

Este probablemente será tu segundo Lead Status favorito: "Connected". Estos leads han respondido a tu Outbound, marcando una etapa fundamental donde los leads están listos para interactuar con tu equipo y avanzar por tu embudo hacia una posible oportunidad.

Open Deal

Los leads con el estado "Open Deal" han pasado de "Connected" y están en negociaciones activas o en consideración para una propuesta. Los leads con un deal abierto representan tus principales prioridades y las oportunidades más calientes para la columna "Closed Won". 

Unqualified

A medida que los leads avanzan por tu embudo de ventas, debes calificarlos y priorizarlos, o descalificarlos y eliminarlos de tu lista de leads. Los leads que descalificas pueden marcarse como "Unqualified" porque no encajan con las ofertas actuales. Este es un estado clave; solo tienes cierta cantidad de tiempo al día y necesitas priorizar tus leads con mejor encaje. Recomiendo descalificar los leads temprano para evitar desperdiciar tu tiempo.

Bad Timing

Inevitablemente, algunos leads abandonarán por factores externos no relacionados con tu equipo. Estos leads pueden agruparse bajo "Bad Timing" y deben ser nutridos para futuras oportunidades. Esto los mantiene conectados con tu equipo y puede convertirlos en nuevas oportunidades en el futuro.

Cómo usar Lead Status en tu proceso de ventas

Probablemente ya tienes la idea básica: Lead Status puede ayudarte a identificar rápidamente dónde se encuentran los leads en tu embudo de ventas. Sin embargo, hay un poco más en el uso de Lead Status que eso. Así es como uso los Lead Status de las siguientes maneras para Hublead:

• Priorizar leads con buen encaje
• Automatizar el proceso de ventas
• Tomar decisiones basadas en datos
• Reportar sobre nuestro proceso de ventas

Prioriza tus leads con mejor encaje

La mejor manera de usar Lead Status, sin duda, es priorizar leads y moverlos por tu proceso de ventas. Las ventas son dinámicas, por lo que es fundamental saber qué leads abordar primero y cuáles requieren más nurturing. 

Segmentar y priorizar leads por Lead Status te permite…

• Identificar de inmediato los leads de alto potencial, asegurando que tu equipo enfoque sus esfuerzos en los contactos con mayor probabilidad de convertirse.
• Reducir el riesgo de perder oportunidades potenciales por falta de Follow-up o supervisión.
• Construir un enfoque estructurado de ventas, asegurando que ningún lead quede atrás o sea ignorado.

Tu equipo de ventas también puede crear vistas de HubSpot en segundos para hacer un mejor seguimiento de sus leads:

Automatiza la progresión de leads con Workflows

En mi configuración de HubSpot, me encanta crear Workflows que actualicen automáticamente los Lead Status según condiciones específicas.

Estos Workflows aseguran que todos los valores de Lead Status sean consistentes y significativos en toda la plataforma. He preparado un tutorial rápido para mostrarte exactamente cómo crear estos Workflows en HubSpot, incluyendo varios ejemplos que uso personalmente en mi HubSpot CRM. Puedes leer mi artículo sobre cómo crear Workflows en HubSpot.

Aquí tienes un proceso rápido paso a paso para crear un Workflow que actualice el campo Lead Status:

1. Ve a Workflows: Desde tu panel de HubSpot, ve a "Automation" y selecciona "Workflows".
2. Crea un nuevo Workflow: Haz clic en "Create workflow" y elige "Contact-based" como tipo de Workflow.
3. Configura el disparador: Elige el disparador "Contact property" y selecciona "Lead Status". Establece los criterios como "is equal to" y elige "New".
4. Añade una acción: Una vez configurado el disparador, añade una acción para "Set a contact property value". Elige una propiedad de fecha (puede que necesites crear una propiedad de fecha personalizada como "Date Lead Set to New") y configúrala para la fecha actual.‍
5. Activa el Workflow: Una vez que todo esté configurado, activa el Workflow. Ahora, cada vez que el estado de un lead se configure como "New", la fecha se capturará en la propiedad elegida.

Toma decisiones basadas en datos

¿De qué sirve un CRM si no te ayuda a trabajar de manera más inteligente y no más duro? 

Lead Status te ayuda a tomar decisiones más inteligentes al rastrear cómo los leads avanzan por tu embudo de ventas. Esto te permite detectar problemas y cuellos de botella, resolviéndolos rápidamente para mantener el ritmo.  

Para mejorar en esto, consulta nuestra guía sobre el uso de los reportes y análisis de HubSpot (más sobre reportes a continuación también). También puedes aprender cómo calificar leads eficazmente en HubSpot. Esto ayudará a que tus equipos de ventas y marketing se mantengan alineados y se enfoquen en los clientes potenciales correctos en el momento adecuado.

Reporta sobre tu proceso de ventas (y optimízalo)

Me encanta HubSpot por sus funciones de reporte. Ahí es donde realmente llega el momento "ajá": cuando todos tus datos y actividades se unen, permitiéndote identificar qué está funcionando y qué necesitas trabajar y refinar. 

Con Lead Status, puedes crear los siguientes reportes en HubSpot:

• El recuento de contactos en cada etapa
• Cuántas nuevas oportunidades se crean cada mes
• La tasa de prospectos descalificados o que abandonan
• Actividades en oportunidades abiertas por comercial 

Al aprovechar los reportes de HubSpot, puedes obtener una comprensión completa de cómo avanzan los leads por tu embudo de ventas.

Aquí tienes un proceso rápido paso a paso para crear un reporte de Lead Status:

1. Ve a Reports: Desde el panel de HubSpot, navega a "Reports" y luego a "Reports Home".
2. Crea un nuevo reporte: Haz clic en "Create custom report" y elige "Company-based".
3. Establece los criterios: Filtra las empresas según la propiedad "Lead Status" y configúrala como "New".
4. Elige el rango de fechas: Para obtener información sobre un período específico, establece el rango de fechas según la propiedad de fecha personalizada que creaste ("Date Lead Set to New").
5. Visualiza los datos: Elige un tipo de visualización, como un gráfico de barras o de líneas, para representar el número de empresas que entran en la etapa "New" a lo largo del tiempo.

Si no sabes cómo crear un reporte, aprende cómo lo hago en mi video a continuación:

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Cómo personalizar Lead Status para mejorar tu Prospecting Outbound

Los valores predeterminados de Lead Status están perfectamente bien, pero puedes mejorar tu vida Outbound creando los siguientes nuevos valores:

1. Initial Contact: Configura este estado cuando importes contactos de LinkedIn a HubSpot y los añadas a tu red.
2. Engaged: Para leads que han mostrado interés inicial o han respondido a un Outbound por correo electrónico o mensajes de LinkedIn (No olvides usar las extensiones de Chrome de HubSpot para importar correos y sincronizar mensajes de LinkedIn con HubSpot).
3. Follow-up Required: Configura esto para leads que han sido contactados pero requieren más nurturing para avanzar en el proceso de ventas.
4. Meeting Scheduled: Configura esto cuando un lead haya confirmado una discusión o presentación.

Estas nuevas etapas te dan una mejor regulación de cómo está funcionando tu proceso Outbound. Eso ayudará a los BDRs a trabajar rápidamente mientras generan leads, a los SDRs a moverse más rápido para calificar y cerrar, y a tus managers a tener mejor visibilidad de sus equipos. Para personalizar el Lead Status de HubSpot para tu proceso:

1. Haz clic en el icono de configuración en tu cuenta de HubSpot.
2. Ve a 'Properties' > 'Contact properties'.
3. Busca y haz clic en 'Lead status'.
4. En 'Radio select options', añade o modifica los estados.
5. Considera los pasos de tu Outbound y cuándo los leads son descalificados.
6. Guarda tus cambios.

Mejora tu estrategia Outbound en HubSpot con el Outbound Playbook

Con el Lead Status de HubSpot, tu equipo puede gestionar leads eficientemente, desde la creación hasta el cierre ganado. 

La priorización de leads es solo una parte de un proceso de ventas efectivo. Para ayudarte a construir un proceso de ventas escalable en HubSpot, escribimos el HubSpot Outbound Handbook. Esta guía te mostrará cómo hacer Prospecting mejor en HubSpot mientras mantienes tu CRM actualizado y ordenado.

¡Haz clic en el botón de abajo para obtener la guía!