Meilleures pratiques des Workflows HubSpot : Conseils pour réussir

Maîtriser les Workflows HubSpot peut révolutionner tes opérations marketing, commerciales et de service.

Ce guide t'aidera à configurer, optimiser et éviter les pièges courants des Workflows HubSpot, pour que tes efforts d'automatisation soient efficaces et performants.

Que sont les Workflows HubSpot ?

Les Workflows HubSpot automatisent les tâches répétitives, permettant des communications personnalisées et opportunes. Ils peuvent déclencher des actions basées sur le comportement des utilisateurs.

Par exemple, un Workflow peut envoyer une série d'emails à un nouveau Lead, trier les contacts dans des listes selon leur comportement, ou notifier les membres de l'équipe quand des actions spécifiques sont entreprises. En utilisant des workflows, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer leur engagement client.

Astuce : Commence avec un Workflow simple pour garantir la clarté et la facilité de gestion, car les workflows trop complexes peuvent être difficiles à comprendre.

Voici un exemple pratique et simple de workflow de nurturing dans HubSpot :

Il s'agit d'un Workflow simple qui envoie un email de relance personnalisé et différé à toute personne qui télécharge un guide SEO. 

Voici une vidéo complète qui couvre tout ce que tu dois savoir sur les Workflows HubSpot, de la création à l'analyse :

Comment fonctionnent les Workflows ?

Les Workflows utilisent des déclencheurs et des actions. Un déclencheur est un événement qui initie le Workflow, comme la soumission d'un formulaire ou une modification des valeurs de propriété. Le Workflow exécute ensuite une série d'actions prédéfinies, comme l'envoi d'un email ou la création d'une tâche.

Bon à savoir : Les équipes commerciales utilisent les séquences pour des emails personnalisés en tête-à-tête et les équipes marketing utilisent les workflows pour les tâches d'automatisation marketing à grande échelle comme les emails en masse et la gestion des Leads.

Les Workflows créent une expérience fluide et personnalisée pour tes contacts, renforçant tes efforts marketing et commerciaux en répondant en temps réel et en nourrissant les Leads tout au long du parcours d'achat.

Astuce : Tu peux aller encore plus loin dans la personnalisation en utilisant le Contenu Intelligent HubSpot dans tes emails marketing, tes landing pages, tes pages de site web, ou même tes CTA.

Tu peux également déclencher des workflows sur des événements personnalisés ou des événements de timeline comme le résultat d'une connexion LinkedIn grâce à notre intégration HubSpot LinkedIn.

Types de Workflows HubSpot

Workflows basés sur les Contacts

Les workflows basés sur les contacts gèrent les communications avec les clients, les guidant du premier contact jusqu'à devenir des clients fidèles. Ces workflows de nurturing sont déclenchés par des actions comme une modification des valeurs de propriété, des soumissions de formulaires ou le lead scoring, envoyant des emails marketing personnalisés pour guider les contacts dans leur parcours.

Ci-dessous un exemple de workflow basé sur les contacts :

Voici un exemple de workflow d'email HubSpot que tu peux utiliser :

Workflows basés sur les Deals

Les workflows basés sur les deals automatisent les processus de vente, s'assurant que chaque étape, de la mise à jour des phases de deal à la notification des commerciaux, est exécutée avec précision. Ils maintiennent le flux des deals dans le Pipeline commercial, s'assurant que chaque opportunité est nourrie à son plein potentiel.

Workflows basés sur les Tickets

Les workflows basés sur les tickets gèrent les tickets de service client, s'assurant que chacun est priorisé, assigné et mis à jour sans délai. Ces workflows assurent des opérations de helpdesk fluides et la satisfaction client.

Ci-dessous un exemple de workflow basé sur les tickets :

Meilleures pratiques de Workflow

L'organisation des Workflows est essentielle

Un portail HubSpot propre et bien organisé est crucial pour le succès de tes workflows. Des workflows désorganisés peuvent entraîner de la confusion, de l'inefficacité et des erreurs qui peuvent impacter négativement tes processus métier.

Voici une liste des meilleures pratiques que tu peux mettre en place pour garder tes workflows organisés.

         1. Portail propre = Portail heureux

La première étape pour réussir ses workflows est de maintenir un portail HubSpot propre et organisé. Sans organisation appropriée, il devient difficile de gérer et d'optimiser les workflows, ce qui peut mener au chaos. Mettre en place un système structuré dès le début peut te faire économiser un temps considérable et des maux de tête à long terme.

Conseils pour maintenir un portail propre :

• Révise et audite régulièrement tes workflows.
• Archive ou supprime les workflows obsolètes ou inutilisés.
• Garde tes fiches contacts et entreprises à jour et précises.

       2. Conventions de nommage

Développer une convention de nommage claire et cohérente pour tes workflows est essentiel. Une bonne convention de nommage facilite l'identification et la recherche de workflows, surtout quand ton instance HubSpot grandit.

Exemples de conventions de nommage :

• Utilise des préfixes pour catégoriser les workflows, comme « Offre de contenu - », « Processus à la demande », « Types d'abonnement - », ou « Notification interne - ».
• Inclus des détails pertinents dans le nom, comme la campagne ou l'objectif spécifique.
• Exemple : « Offre de contenu - Téléchargement guide SEO - Séquence de nurturing ».

Avantages des conventions de nommage :

• Simplifie la recherche et le filtrage des workflows.
• Donne de la clarté sur l'objectif et la portée de chaque workflow.
• Aide à maintenir la cohérence au sein de ton équipe.

       3. Structure de dossiers

Créer une structure de dossiers logique dans HubSpot aide à organiser tes workflows. Les dossiers te permettent de regrouper des workflows similaires, facilitant leur gestion et leur navigation.

Exemples de structures de dossiers :

• Par ligne métier (ex. : Marketing, Sales, Service).
• Par type de workflow (ex. : Campagnes externes, Processus internes).
• Par étape du parcours d'achat (ex. : Awareness, Consideration, Decision).

Conseils pour une structure de dossiers efficace :

• Garde-la simple et intuitive.
• Révise et mets à jour régulièrement ta structure de dossiers au fur et à mesure que ton activité évolue.
• Assure-toi que tous les membres de l'équipe connaissent la structure de dossiers.

Voici un tutoriel étape par étape pour t'aider à créer tes dossiers :

Définir des objectifs pour les Workflows

Chaque Workflow doit avoir un objectif clair et mesurable. Sans objectifs définis, il est difficile d'évaluer l'efficacité de tes workflows et d'apporter les améliorations nécessaires.

Importance des objectifs de Workflow

Avoir des objectifs pour tes workflows te permet de :

• Mesurer le succès et identifier les axes d'amélioration.
• S'assurer que les workflows sont alignés avec les objectifs de ton entreprise.
• Éviter de créer des workflows inutiles ou redondants.

Types d'objectifs de Workflow :

• Nurturing des Leads : Augmenter le taux de conversion des Leads en clients.
• Processus internes : Améliorer l'efficacité des opérations internes.
• Engagement client : Améliorer l'interaction et la satisfaction des clients.

Si tu veux en savoir plus sur la définition d'objectifs pour tes workflows, je t'invite à lire mon article de blog sur ce sujet : Comment définir des objectifs pour tes Workflows.

Utiliser les délais efficacement

Les délais sont un composant essentiel des Workflows HubSpot, permettant des interactions plus naturelles et humaines.

Avantages de l'utilisation des délais

1. Humaniser les interactions :

• Les délais peuvent rendre les communications automatisées moins robotiques et plus personnalisées.
• Exemple : Ajouter un délai avant d'envoyer un email de relance pour donner l'impression d'un timing réfléchi.

2. Garantir la précision des données :

• Ajouter des délais garantit que toutes les données nécessaires sont renseignées avant l'action suivante.
• Exemple : Retarder l'envoi d'un email jusqu'à ce que les jetons de personnalisation soient mis à jour.

Types de délais

1. Délais basés sur le temps :

• Intervalles fixes entre les actions du Workflow (ex. : attendre 3 jours avant le prochain email).
• Utiles pour créer une séquence de communications sur une période donnée.

2. Délais basés sur des événements :

• Attendre qu'une action spécifique se produise (ex. : un contact visite une page web).

• Aide à créer des workflows plus dynamiques et réactifs.

Pratiques avancées de Workflow

Ramification conditionnelle

Utilise la ramification conditionnelle pour créer des workflows plus personnalisés et pertinents. Cela implique de configurer des branches si/alors qui dirigent les contacts vers différents chemins selon leur comportement ou leurs caractéristiques.

Contenu dynamique

Intègre du contenu dynamique dans les emails de tes workflows pour personnaliser les messages selon les propriétés ou comportements des contacts. Le contenu dynamique garantit que chaque destinataire reçoit un message personnalisé qui résonne avec ses besoins et intérêts spécifiques.

Intégration du Lead Scoring

Intègre le lead scoring dans tes workflows pour prioriser et gérer les Leads efficacement. En attribuant des scores basés sur les actions et comportements, tu peux t'assurer que les Leads les plus engagés reçoivent le niveau d'attention et de nurturing approprié.

Apprends-en plus sur le concept de lead scoring en regardant cette vidéo :

Pièges courants à éviter avec les Workflows

Éviter les pièges courants est crucial pour maintenir des workflows efficaces et atteindre tes objectifs d'automatisation.

Problèmes d'inscription

1. Réinscription :

• Détermine si la réinscription est nécessaire pour chaque workflow.

• Exemple : Active la réinscription pour les demandes de support afin de gérer plusieurs tickets d'un même contact.

2. Déclencheurs d'inscription :

Révise et teste régulièrement tes paramètres de Workflow pour prévenir les problèmes d'inscription courants. Assure-toi que tes workflows inscrivent et nourrissent les contacts comme prévu, en maintenant les anomalies à distance.

Qualité des données

L'intégrité de tes workflows dépend de la qualité de tes données. Assure-toi que les données qui pilotent tes workflows sont précises et à jour pour fournir une base solide à une automatisation efficace.

Workflows qui se chevauchent

Évite les workflows qui se chevauchent et qui créent de la confusion et réduisent l'efficacité. Planifie ton automatisation avec soin et utilise des listes de suppression pour éviter que des contacts se retrouvent dans des workflows concurrents.

De plus, évite de modifier le même workflow simultanément pour prévenir les conflits et garantir une communication claire.

Astuce : Il vaut mieux avoir plusieurs workflows bien organisés qu'un seul désordonné. Cette approche garantit clarté et efficacité dans tes processus d'automatisation.

Exemples de Workflow

Des exemples pratiques peuvent aider à illustrer comment mettre en œuvre ces meilleures pratiques efficacement.

Exemple de Workflow Marketing : Promotion de Webinar

Crée un workflow de nurturing engageant pour les inscrits à un webinar afin de nourrir efficacement les Leads à chaque étape du funnel. De l'invitation initiale aux relances post-webinar, les Workflows HubSpot automatisent ce processus de manière fluide.

Voici un exemple d'un tel workflow qui automatise le nurturing des Leads pour l'inscription à un événement en envoyant des emails programmés :

Exemple de Workflow Commercial : Attribution des Leads

Un workflow qui gère efficacement l'attribution des Leads peut améliorer significativement ton processus de vente. En automatisant l'attribution des nouveaux Leads au commercial le plus approprié, tu peux garantir des relances rapides et efficaces.

Par exemple, crée un workflow qui attribue les Leads selon leur origine. Si ton entreprise opère au Canada et aux États-Unis, tu peux configurer un workflow pour attribuer automatiquement les Leads du Canada à Adam et les Leads des États-Unis à Jacob :

Exemple de Workflow Service : Gestion des Tickets

Un workflow qui gère efficacement les tickets peut élever le support client de bon à exceptionnel. En automatisant la création, le routage et la rotation de propriété des tickets, tu peux assurer des opérations de service fluides et efficaces.

Par exemple, crée un workflow basé sur un formulaire de demande de support qui générera automatiquement des fiches tickets au format : « Catégorie du problème - Prénom Nom ». :

Exemple de Workflow de Communication interne : Notifications pour les équipes commerciales

Automatise les notifications Slack pour les équipes commerciales afin de les alerter sur les nouveaux Leads, les mises à jour de deals, les deadlines importantes et les demandes clients. Ces notifications opportunes maintiennent les équipes commerciales réactives et proactives.

Par exemple, voici un workflow qui automatise l'envoi de notifications Slack :

Points clés

• Les Workflows HubSpot automatisent les tâches répétitives, facilitant la création de communications personnalisées et opportunes pour les marketeurs.
• Les différents types de Workflows HubSpot, comme les workflows basés sur les contacts, les deals et les tickets, répondent à diverses besoins métier, du nurturing des Leads au service client.
• Mettre en place les meilleures pratiques, comme définir des objectifs clairs, utiliser des conventions de nommage appropriées et éviter les chevauchements de workflows, garantit une utilisation efficace et performante des Workflows HubSpot.