HubSpot Contract Management: Leitfaden für Vertriebsteams

Du kannst rund um die Uhr prospektieren, cold calling betreiben und LinkedIn DMs versenden – doch schlechtes Vertragsmanagement kann deinen Vertriebsprozess von Anfang an gefährden.

Warum?

Wenn Verträge durch die Maschen schlüpfen oder Interessenten zu viele Hürden überwinden müssen, kann das Verhandlungen ins Stocken bringen. Das erzeugt Trägheit, und Trägheit kann selbst die engagiertesten Interessenten am Abschluss hindern.

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HubSpot ist nicht nur ein Marketing-Kraftpaket. Es kann genutzt werden, um einen effizienten Vertriebsprozess aufzubauen – von der Lead-Akquise bis zur Unterschrift auf dem Vertrag. Mit HubSpots Vertragsmanagement-Funktionen und Integrationen mit führenden E-Signatur-Tools kannst du deinen Vertrags-Workflow optimieren, den Verwaltungsaufwand minimieren und dein Team auf Abschlüsse fokussieren.

Lies weiter für einen vollständigen Leitfaden, um das Vertragsmanagement für dein Vertriebsteam zu vereinfachen.

Wichtigste Erkenntnisse

Wenig Zeit? Hier die Kurzversion:

• HubSpot lässt sich nahtlos mit führenden E-Signatur-Tools wie DocuSign und PandaDoc integrieren, macht das Vertragsmanagement effizient und automatisiert Aktionen nach der Unterzeichnung.
• Passe HubSpots Deal-Pipelines und -Phasen an, automatisiere Genehmigungen und nutze bedingte Workflows für einen optimierten Vertragslebenszyklus.
• HubSpot bietet robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Audit-Trails und Zugriffskontrollen, um Vertragsdaten zu schützen und Compliance zu unterstützen.

Noch 10 Minuten Zeit? Lies weiter und folge den Beispielen in deinem HubSpot-Portal.

Warum HubSpot ideal für das Vertragsmanagement ist

Wie oben erwähnt, ist HubSpot nicht nur ein Tool für dein Marketingteam. Es ist ein Kraftpaket, das deinen Vertriebsprozess vorantreiben kann (und falls dich das nicht überzeugt, schau dir weitere Gründe an, warum dein Vertriebsteam HubSpot nutzen sollte).

HubSpot ermöglicht dir nicht nur:

• Website-Besucher zu identifizieren
• Interessenten zu verwalten und zu priorisieren
• Eine ABM-Strategie aufzubauen
• HubSpot mit wertvollen Prospecting-Kanälen wie LinkedIn zu integrieren

Die Vertragsmanagement-Funktionen, zusammen mit Integrationen mit Top-Tools, können deinen Vertriebs-Workflow optimieren und alle deine Daten unter einem Dach vereinen.

Für jedes Unternehmen, das seinen Vertragsprozess verbessern möchte, bietet HubSpot eine zugängliche und dennoch leistungsstarke Lösung.

HubSpots Vertragsmanagement-Ökosystem: Top-Integrationen

Das Schöne an HubSpot ist: Wenn kein erstklassiges Tool eingebaut ist, integriert es sich wahrscheinlich mit einem. Das gilt für das Vertragsmanagement; HubSpot integriert sich mit vielen der führenden E-Signatur-Tools auf dem Markt und bringt alle gesammelten Daten direkt in dein CRM.

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HubSpots wichtigste Vertragsmanagement-Integrationen umfassen:

• DocuSign: Bekannt für sichere und rechtsverbindliche E-Signaturen.
• HelloSign: Eine benutzerfreundliche Lösung für kleinere Teams.
• Adobe Sign: Eine robuste Option für dokumentenintensive Workflows.
• PandaDoc: Beliebt für anpassbare Vorlagen und Dokumentenverfolgung.
• Oneflow: Eine Vertragsmanagement-Plattform mit einer bidirektionalen HubSpot-Integration, sodass Vertragsdaten automatisch zwischen beiden Systemen fließen.

Kombiniere eines dieser Tools mit HubSpot, und das Erstellen, Senden und Verfolgen von Verträgen ist einfacher denn je – während deine Kunden- und Interessentendaten zentralisiert bleiben. Das bedeutet mehr Transparenz für dein Vertriebsteam, bessere Daten in deinem CRM und einen reibungsloseren Vertriebsprozess.

HubSpots Philosophie rund um Integrationen ist einer der Gründe, warum ich es liebe und jedem Vertriebsteam empfehle. HubSpot integriert sich auch mit viel mehr als nur Vertragsmanagement-Tools. Schau dir unseren Leitfaden zu HubSpot-Integrationen und unserer HubSpot LinkedIn-Integration an, um deinen Marketing- und Vertriebsprozess zu optimieren.

So optimierst du das Kontaktmanagement in HubSpot: Schritt für Schritt

HubSpot macht es einfach, Dokumente und Verträge zu verwalten, dank Vorlagen und Drittanbieter-Plattformen. Durch die Verbindung von HubSpot mit Tools wie DocuSign oder PandaDoc kannst du Verträge an einem Ort erstellen, senden und verfolgen, deinen Workflow optimieren und die Teameffizienz steigern.

Hier eine kurze Übersicht für den Einstieg:

1. Wähle deine Vertragsmanagement-Plattform: Wähle zunächst eine Vertragsmanagement-Software, die am besten zu deinen Anforderungen passt, aus der HubSpot-Integrationsliste.
2. Verbinde dein Konto mit HubSpot: Gehe auf die „Integrationen“-Seite deines Vertragsmanagement-Tools und aktiviere die HubSpot-Integration.
3. Berechtigungen konfigurieren: Stelle sicher, dass Teammitglieder die entsprechenden Berechtigungen haben, um Verträge einzusehen, zu bearbeiten und zu versenden.
4. Verträge erstellen und Vorlagen nutzen: Verwende standardisierte Vertragsvorlagen von Drittanbietern, die deinen Geschäftsanforderungen entsprechen, um Konsistenz zu wahren und Fehlerrisiken zu reduzieren.
5. Vertragsaktionen automatisieren: Aktiviere Workflows, um Erinnerungen zu senden, Teams zu benachrichtigen oder andere Aktionen bei Vertragsunterzeichnung auszulösen.

Hier ein Beispiel mit PandaDoc

Zuerst wählen wir die PandaDoc-Integration aus.

Dann erstellen wir einen Vertrag für eines unserer Deals.

Felder werden mit Daten aus HubSpot befüllt, manuellen Aufwand reduziert und Genauigkeit gewährleistet.

Und fertig! Ein unterschriftsbereiter Vertrag. 

Warum HubSpot die naheliegende Wahl für Vertriebsteams ist

Könntest du nicht einfach ein PDF an einen Interessenten senden und eine Lösung mit deinem CRM zusammenstellen?

Sicher, und um Feuer zu machen, könntest du auch zwei Steine aneinanderschlagen und es würde irgendwann funktionieren. HubSpot ist die naheliegende Wahl für besseres Vertragsmanagement aus folgenden Gründen:

• Bessere Zusammenarbeit und Teamarbeit
• Zentralisiere deine Daten an einem Ort
• Automatisiere Aktionen nach der Unterzeichnung
• Es ist sicher und compliant
• Integrierte Analytics

Zusammenarbeit und Teamarbeit im Vertragsmanagement

Effektives Vertragsmanagement hängt von Teamarbeit und Zusammenarbeit ab, da oft mehrere Stakeholder an der Ausarbeitung, Überprüfung und Finalisierung von Vereinbarungen mitwirken müssen.

HubSpot bietet in Zusammenarbeit mit Contractbook eine Reihe von Kollaborationstools, die diesen Prozess optimieren. Mit Funktionen wie Thread-Kommentaren und Echtzeit-Vorschlägen können Teammitglieder Vertragsbedingungen effizienter direkt innerhalb der HubSpot-Plattform oder über integrierte Tools verhandeln.

Durch diese Zusammenarbeit hilft HubSpot Organisationen, Qualität und Sorgfalt aufrechtzuerhalten. Dieser kollaborative Ansatz beschleunigt nicht nur den Vertragslebenszyklus, sondern stärkt auch die Verantwortlichkeit und Transparenz im Team.

Vertragsdaten an einem Ort zentralisieren

Einer der größten Vorteile der Vertragsverwaltung in HubSpot ist die Möglichkeit, Daten zu zentralisieren, was das Verfolgen von Deals erleichtert und doppelte Daten vermeidet.

Das reduziert Verwaltungsarbeit und minimiert das Fehlerrisiko durch die Organisation aller Daten an einem Ort.

Wichtige Funktionen der zentralisierten Datenverwaltung in HubSpot:

• Automatische Datensynchronisierung: Mit der Datensynchronisierung werden Updates in HubSpot plattformübergreifend übernommen und Informationen aktuell gehalten.‍
• PDF-Uploads und Anhänge: Speichere Vertragsdateien direkt in Deal-Datensätzen oder Kontaktdateien für einfachen Zugriff.‍
• Benutzerdefinierte Felder: Erstelle benutzerdefinierte Eigenschaften, wie „Vertragsstatus“ oder „Verlängerungsdatum“, für zusätzliches Tracking.

Zentralisiertes Datenmanagement stellt sicher, dass die neuesten Vertragsversionen und Kundeninformationen immer griffbereit für dein Team sind und bessere Zusammenarbeit fördern.

Post-Signatur-Aktionen mit HubSpot automatisieren

HubSpots Automatisierungsfunktionen vereinfachen Post-Signatur-Aktionen, reduzieren manuelle Arbeit und stellen sicher, dass jeder Schritt des Vertragslebenszyklus nahtlos mit deiner Vertriebspipeline übereinstimmt.

Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, kann HubSpot:

• Benachrichtigungen senden: Relevante Teammitglieder über einen unterzeichneten Vertrag benachrichtigen, damit alle informiert bleiben.
• Follow-Up-Workflows auslösen: Workflows für Follow-ups, Feedback-Anfragen oder Kundenumfragen initiieren, um kontinuierliches Engagement sicherzustellen.
• Vertragsverlängerungs-Erinnerungen setzen: Automatische Erinnerungen planen, um Vertragsverlängerungen und wichtige Fristen im Blick zu behalten.
• Pipeline anpassen: Deal-Phasen entsprechend der Vertragsmeilensteine anpassen, um den Vertragsfortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

Sicherheit und Compliance im HubSpot Vertragsmanagement verbessern

HubSpot bietet robuste Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Vertragsdaten und zur Gewährleistung der Compliance mit Branchenvorschriften.

Hier sind die wichtigsten Sicherheitsfunktionen, die HubSpot zu einer sicheren Wahl für das Vertragsmanagement machen:

• Zugriffskontrollen: Verwalte, wer diese Deals in jeder Phase bearbeiten kann, damit jedes Vertriebsteammitglied nur mit den für ihn relevanten Deals interagiert.‍
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Fügt eine zusätzliche Schutzebene hinzu und verhindert unbefugten Zugriff.‍
• Audit-Trails: Pflege eine umfassende Aufzeichnung jeder am Vertrag vorgenommenen Änderung, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern.

Diese Funktionen schützen Kundeninformationen und sensible Daten und ermöglichen ein sicheres Vertragsmanagement.

Analytics für Vertragseinblicke nutzen

HubSpots Analytics-Funktionen liefern wertvolle Einblicke in die Vertragsleistung und ermöglichen datengestützte Entscheidungen.

So kann HubSpot Analytics dein Vertragsmanagement verbessern:

• Lead-Conversion optimieren: Verfolge Vertragsmeilensteine, um Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen und die Abschlussraten zu verbessern.
• Leistung analysieren: Nutze Metriken wie Vertragsverlängerungsraten und Reaktionszeiten, um die Teameffizienz zu messen.‍
• Berichte teilen: Individuelle Berichte erleichtern die Kommunikation des Fortschritts mit Stakeholdern und fördern Transparenz und Verantwortlichkeit.

Durch die Analyse dieser Erkenntnisse kannst du Vertrags-Workflows verfeinern und kontinuierliche Verbesserungen sicherstellen.

3 Best Practices für HubSpot Vertragsmanagement

Hier sind einige praktische Tipps, um HubSpots Vertragsmanagement-Funktionen zu maximieren:

1. Vorlagen regelmäßig aktualisieren: Stelle sicher, dass Vorlagen mit aktuellen Bedingungen und Compliance-Anforderungen auf dem neuesten Stand sind.
2. Automatische Verlängerungs-Erinnerungen: Nutze Automatisierung, um rechtzeitige Verlängerungs-Erinnerungen zu senden und Lücken zu vermeiden.
3. Vertragsstatus überwachen: Überprüfe regelmäßig den Vertragsfortschritt, um Engpässe oder Probleme zu identifizieren und zu beheben.

Die Einhaltung dieser Best Practices hilft deinem Team, Verträge effizient zu verwalten, die Organisation aufrechtzuerhalten und die Gesamtproduktivität zu verbessern.

Hebe deinen Vertriebsprozess in HubSpot auf ein neues Level mit dem Outbound-Handbuch

Mit HubSpots Vertragsmanagement-Funktionen kann dein Team Verträge effizient verwalten – von der Erstellung bis zu Post-Signatur-Aktionen. Integrationen mit Tools wie DocuSign und PandaDoc, zusammen mit leistungsstarker Automatisierung und Datenzentralisierung, machen HubSpot zu einer leistungsstarken Lösung für Vertriebsteams, die ihre Workflows optimieren und Deals schneller abschließen möchten.

Vertragsmanagement ist jedoch nur ein Teil eines effektiven Vertriebsprozesses. Um dir beim Aufbau eines skalierbaren Vertriebsprozesses in HubSpot zu helfen, haben wir das HubSpot Outbound-Handbuch geschrieben. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du in HubSpot besser prospektierst und dabei dein CRM aktuell und makellos hältst.

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