Cómo construir un proceso de ventas en HubSpot

Permíteme adivinar: estás aquí porque tu equipo de ventas ha sido incorporado a HubSpot, pero no son más efectivos que cuando usaban Google Sheets.

HubSpot es un CRM fantástico. Pero es solo un CRM. Al final del día, tu éxito con HubSpot dependerá de dos cosas:

1. El proceso que siga tu equipo de ventas
2. Qué tan consistentes sean

En esta guía, te mostraré cómo diseñar un proceso de ventas en HubSpot, cómo seguirlo y cómo medirlo.

HubSpot solo no resolverá tus problemas de ventas

El mayor error que veo cometer a los equipos de ventas es pensar que una sola herramienta puede solucionar todos sus problemas.

HubSpot es una gran herramienta que ayudará a tu equipo a vender, pero no puede solucionar:

• Segmentación deficiente de leads
• Etapas de ventas indefinidas
• Prospecting inconsistente
• Falta de enfoque y atención a lo que está funcionando

Cubriré herramientas que pueden ayudar con todo eso y más, pero configurar un proceso de ventas efectivo en HubSpot requiere un poco de pensamiento estratégico y trabajo previo de tu parte antes de llegar a configurar herramientas individuales.

Eso significa tener un proceso definido para cosas como:

• Calificación de leads
• Etapas por las que llevarás a los prospectos
• Qué datos rastreas y cómo deben presentarse al liderazgo
• Alineación entre ventas y marketing sobre cuándo los leads están listos para ventas y cómo manejar la transición

HubSpot no puede ayudarte si estos aspectos fundamentales de tu proceso de ventas no están claramente definidos primero. Si ya tienes esto bajo control, continúa con la siguiente sección.

Los elementos esenciales de un buen proceso de ventas

Un proceso de ventas es una secuencia repetible de pasos que sigue tu equipo de ventas para convertir prospectos en clientes. 

El éxito en ventas depende del timing, la consistencia y el volumen. Algunos de estos están bajo tu control, pero no todo lo estará. Es por eso que un proceso de ventas efectivo es tan importante: permite a tus comerciales enfocarse en la ejecución todos los días, lo que con el tiempo se convertirá en un Pipeline completo. 

¿Qué va en un proceso de ventas Outbound?

Antes de empezar a construir automatizaciones y secuencias en HubSpot, repasemos algunos elementos esenciales de una estrategia de ventas Outbound:

• Tu ICP: ¿A quién intentas llegar? Ve más allá de "Fundadores en empresas SaaS de $1M en Estados Unidos." Recomiendo enfocarte en triggers, puntos de dolor y otros factores de toma de decisiones, no solo en datos demográficos.
• Tus canales: ¿Qué canales necesitará tu equipo para el Outbound? Hoy en día tienes para elegir entre email, SMS, teléfono y LinkedIn.
• Tus cadencias: ¿Tienes una cadencia definida de canales y mensajes que funcione? Si no, empieza a construirla lo antes posible y usa las herramientas de HubSpot para automatizarla y medirla. 
• Datos y KPIs: ¿Por qué vas a juzgar a tus comerciales? HubSpot te permite rastrear cosas como llamadas realizadas, emails enviados, tareas completadas, respuestas recibidas, y con una herramienta como Hublead, incluso puedes rastrear conexiones y DMs de LinkedIn.

Incluso si tu CRM es una hoja de Google, deberías tener la mayoría, si no todo, esto configurado. Si no lo tienes, te recomiendo encarecidamente tomarte tiempo para revisar estos puntos con tu equipo para definirlos mientras construyes tu proceso de ventas en HubSpot.

Las herramientas de HubSpot para construir tu proceso de ventas

HubSpot ofrece algunas herramientas fundamentales que necesitarás para construir, implementar y gestionar tu proceso de ventas:

• Registros de contactos y empresas: Aquí es donde pasarás la mayor parte del tiempo recopilando y registrando datos mientras trabajas con contactos y los nutres hacia una venta.
• Deals: Los registros de deals te permiten gestionar negocios activos con contactos y rastrearlos a través de etapas.
• Pipelines: Puedes crear un Pipeline para gestionar deals según las etapas de tu embudo de ventas.
• Etapas personalizadas: HubSpot proporciona etapas predeterminadas, pero puedes crear etapas de deal personalizadas para que coincidan con tu proceso de ventas.
• Tareas: Las tareas de HubSpot mantienen a tu equipo de ventas enfocado y organizado gestionando los próximos pasos y pendientes para cada prospecto y deal.

La mayoría de los procesos de ventas siguen una estructura reconocible, aunque las etapas exactas varían según el modelo de negocio. El marco estándar se ve así:

• Obtener leads: Consigue leads con Apollo, Clay o LinkedIn Sales Navigator.
• Calificar leads: Califica leads según la coincidencia con el ICP, necesidad, timing o presupuesto.
• Demo: Aquí es donde presentas tu producto/servicio y precios a tu prospecto. 
• Propuesta: Después de la demo, envía una propuesta y haz seguimiento hasta que el prospecto tome una decisión.
• Cerrado Ganado/Cerrado Perdido: Idealmente, obtendrás una respuesta del prospecto sobre si continuar o si no es un buen fit.
• Post-venta: Es importante definir qué sucede después de la venta y dónde se involucra el equipo de Customer Success en la transición para tu nuevo cliente.

A continuación, te mostraré cómo mapear tu proceso específico en HubSpot y configurarlo para que coincida con cómo vende realmente tu equipo.

Cómo configurar las etapas de tu embudo de ventas en HubSpot

Si tienes el proceso mapeado en teoría, tu primer paso es construir las etapas de tu embudo de ventas en HubSpot para que coincidan con él.

Sigue estos pasos:

1. Identifica tus etapas de deal
2. Configura los ajustes del Pipeline
3. Personaliza las etiquetas de tu embudo de ventas

Identifica tus etapas de deal

Comienza auditando cómo vende realmente tu equipo hoy en día. 

Lista cada hito importante desde el primer contacto hasta el deal cerrado, enfocándote en las acciones que requieren que el deal se detenga hasta avanzar. Aquí hay dos ejemplos por tipo de negocio:

• Software B2B: Demo programada > Demo completada > Trial iniciado > Propuesta enviada > Negociación de contrato > Cerrado ganado
• Servicios profesionales: Consulta inicial > Evaluación de necesidades > Definición de alcance > Revisión de propuesta > Acuerdo firmado > Cerrado ganado

Cada etapa debe representar una progresión significativa que requiera acciones específicas.

Configura los ajustes del Pipeline

Una vez que hayas identificado tus etapas, crea el Pipeline en HubSpot dirigiéndote a tus ajustes y seleccionando Deals en Gestión de datos. Aquí verás los pipelines existentes y la opción de crear uno nuevo haciendo clic en el botón Crear pipeline. 

Desde aquí:

• Nombra el Pipeline claramente (por ejemplo, "Pipeline de Ventas Estándar" o "Pipeline de Ventas Enterprise")
• Crea múltiples pipelines si tienes diferentes modalidades de venta.
• Establece porcentajes de probabilidad de cierre para cada etapa, que HubSpot usa para la previsión de ingresos

Personaliza las etiquetas de tu embudo de ventas

Recomiendo personalizar tu Pipeline de ventas en HubSpot para que coincida con tu terminología y proceso de ventas.

Renombra las etapas para que coincidan con el lenguaje que ya usan tus comerciales: ve a la edición del Pipeline en tus ajustes, haz clic en el nombre de una etapa y renómbrala. Si tu equipo lo llama "Scoping" en lugar de "Discovery", usa Scoping. Aunque es un paso bastante básico, puede ayudar a mejorar la adopción y aumentar el uso entre tus comerciales, facilitando mucho las cosas para tu equipo a largo plazo.

Previsión y probabilidad de cierre

Ahora bien, todo lo anterior puedes hacerlo con una hoja de cálculo, aunque con un poco más de esfuerzo manual. 

Cuando llegas a la previsión y gestión de objetivos, es donde HubSpot realmente destaca. Una vez que tu Pipeline refleja la realidad, puedes empezar a hacer lo que la mayoría de los líderes sueñan: prever con verdadera confianza.

En HubSpot, puedes rastrear:

• Tasas de conversión por etapa
• Velocidad de deals (tiempo en etapa)
• Probabilidad de cierre basada en datos históricos
• KPIs de ventas como tamaño del deal, tasa de cierre y rendimiento por comercial

Y como todo esto está vinculado a etapas de Pipeline claramente definidas y registros de deals estructurados, tu proceso de ventas pasará de una serie de suposiciones sin fundamento a decisiones estratégicas.

Ahora que tienes todas las piezas en su lugar para supervisar un proceso de ventas en HubSpot, pongámonos manos a la obra e implementemos uno.

Configura tus canales Outbound

HubSpot soporta los siguientes canales de forma nativa para mensajes Outbound:

• Email
• Llamadas

Técnicamente, HubSpot ofrece soporte nativo para SMS y LinkedIn, pero las funciones para ventas son escasas, así que compartiré las principales integraciones para cada uno.

Cómo enviar emails en frío en HubSpot

HubSpot hace que sea muy fácil enviar emails en frío a escala. 

Puedes enviarlos directamente desde el registro de contacto:

También puedes programarlos en una Secuencia (más sobre esto después) o escribir tus scripts con anticipación y guardarlos como plantillas.

Este es el secreto del éxito en el email en frío: el email es más efectivo cuando lo combinas con otros canales. A menos que tengas increíble suerte, es probable que tu primer, segundo o incluso tercer email quede sin respuesta. Pero cuando combinas el email con los canales que comparto a continuación, te mantendrás en la mente de tus prospectos y tus tasas de respuesta se dispararán. 

Normalmente envío emails en frío desde mi bandeja de entrada (mientras registro y hago seguimiento con la Extensión de Chrome de HubSpot). La mayoría de las veces, crearé una plantilla para esto y la enviaré manualmente o inscribiré a un contacto en una Secuencia para comenzar a nutrirlo. 

Incluyo una plantilla de email en frío de muestra en mi guía sobre plantillas de ventas de HubSpot aquí.

Cómo hacer llamadas en frío en HubSpot

Las llamadas en frío están vivas y funcionan. Pero solo si te armas con los datos correctos y prestas atención a lo que te dicen tus prospectos.

Tienes varias opciones para hacer llamadas a través de HubSpot:

• Hacer una llamada desde tu computadora: Puedes hacer una llamada desde una vista/lista en HubSpot o desde un registro de contacto. En cualquier vista/lista, encuentra la columna de número de teléfono y haz clic en el número guardado. Si el número de teléfono está correctamente formateado y validado, puedes llamar a ese contacto, o tocar el ícono de teléfono junto a su nombre para llamarlo.
• Hacer una llamada a través de la app de HubSpot: Al usar la app móvil de HubSpot, tienes dos opciones para hacer llamadas. Puedes hacerlas a través de tu operador de telefonía móvil o la función de llamadas de HubSpot. Ten en cuenta que si usas tu operador de telefonía móvil para las llamadas, no podrás grabarlas.

Aquí hay otro consejo para hacer las llamadas de tu equipo aún más efectivas: configura resultados de llamada personalizados. En Ajustes, ve a Configuración de llamadas, luego Editar opciones junto al ajuste de resultado de llamada. HubSpot te dará algunas opciones predeterminadas:

• Ocupado
• Conectado
• Mensaje en vivo dejado
• Correo de voz dejado
• Sin respuesta
• Número incorrecto

Me gusta agregar opciones personalizadas, como llegar a un gatekeeper, para rastrear mis llamadas. Si con frecuencia llego a gatekeepers, es posible que esté obteniendo datos incorrectos sobre mis prospectos y debería probar diferentes fuentes para encontrar sus números de celular. 

¡Consulta mi guía para usar las llamadas de HubSpot para un análisis más profundo!

Cómo enviar SMS en HubSpot

Si quiero un registro de los mensajes de texto que envío a los prospectos en mi CRM (lo que debería ser siempre el caso), lo registro en HubSpot. El problema es que la integración nativa de SMS de HubSpot está diseñada para marketing, y su integración de WhatsApp es... no muy buena.

Para vincular SMS a HubSpot, prefiero las siguientes:

1. Salesmsg
2. Heymarket
3. Sakari SMS
4. TrueDialog
5. Aircall

Consulta mis reseñas de estas integraciones de SMS para HubSpot aquí.

Cómo hacer Prospecting en LinkedIn desde HubSpot

LinkedIn es, con diferencia, mi canal favorito para ventas. Y no lo digo porque hayamos construido una herramienta que sincroniza LinkedIn con HubSpot.

Si estás ignorando LinkedIn en tu estrategia de Outreach, entonces estás perdiendo la capacidad de:

• Demostrar prueba social a los compradores
• Demostrar expertise y autoridad
• Interactuar de manera significativa con los prospectos
• Identificar triggers que podrían llevar a una conversación o venta

Me gusta usar LinkedIn de varias maneras en mi estrategia de ventas:

• Encontrar prospectos: Sales Navigator te permite filtrar contactos que coincidan exactamente con tu ICP, facilitando identificarlos y conectar con ellos.
• Interactuar y crear familiaridad: Conectar, dar like, comentar y enviar DMs son formas efectivas de aparecer en el radar de tus prospectos. Los emails pueden ignorarse fácilmente, pero poner una cara (y experiencia laboral) a tu Outreach puede ayudarlo a aterrizar.
• Observar señales: Usa las listas de leads de Sales Navigator para revisar las publicaciones de tus prospectos. En el momento en que se quejen de un punto de dolor o mencionen que han comenzado su proceso de compra, puedes cronometrar tu Outreach.

Copiar y pegar todos esos datos de LinkedIn a HubSpot puede consumir horas de la semana de tus comerciales, a menos que uses Hublead.

Hublead es la Extensión de Chrome que construimos para sincronizar perfectamente HubSpot y LinkedIn. Hublead te permite importar contactos con un solo clic, sincronizar DMs e InMails, rastrear solicitudes de conexión y activar Workflows en HubSpot.

Los comerciales pueden ahorrar hasta dos horas cada semana, todo gracias a Hublead. Esto es lo que tiene que decir un comercial en G2:

“Realmente aprecio cómo Hublead ofrece una solución increíblemente simple de un solo clic para importar contactos. Ahorra mucho tiempo y trabajo manual, minimiza los vai y vens, y me ayuda a mantener mi cordura.”

‍¡Prueba Hublead gratis y ve cuánto tiempo puedes ahorrar esta semana!

Configura tu espacio de trabajo de Prospecting

Como probablemente ya puedes ver, esto es muchísimo trabajo. 

Hay tantas pestañas, perillas, diales y botones en HubSpot que puede volverse abrumador rápidamente. Cuando estoy vendiendo, no quiero pasar la mitad del día navegando por una herramienta o ingresando datos; quiero vender.

Por eso me encanta el nuevo espacio de trabajo de Prospecting de HubSpot. El espacio de trabajo de Prospecting de HubSpot es un panel de control dedicado para tus comerciales que les ofrece una vista personalizada de todos los leads en los que están trabajando, los deals en progreso y las tareas a completar ese día. 

Una vez que tu proceso de ventas esté configurado, este es el lugar más importante donde deben estar tus comerciales en HubSpot.

Para acceder, ve a la sección Ventas en la navegación del lado izquierdo, selecciona Sales Workspace, luego selecciona Prospecting en la página resultante.

A medida que agregas leads y tareas, este espacio de trabajo te dará una visión completa de cada prospecto con el que trabajas y exactamente lo que necesitas hacer cada día. Puedes rastrear cosas como:

• Tareas próximas
• Tareas vencidas
• Secuencias en ejecución
• Contactos recién asignados

Consulta mi guía del espacio de trabajo de Prospecting de HubSpot y otras herramientas de Prospecting para más información.

Cómo acelerar tu proceso de ventas con automatización e IA

Una vez que te acostumbres, ¿realmente necesitas enviar manualmente una serie de cinco emails a cada lead? No en HubSpot. Mis funciones de automatización favoritas son:

• Secuencias
• Workflows
• Breeze AI

Cómo automatizar con Secuencias

Las Secuencias son la herramienta de automatización del CRM de HubSpot diseñada para enviar emails, crear tareas y más para cada prospecto que inscribes.

Las Secuencias te permiten enviar una serie de emails personalizados a leads calificados para ventas o prospectos en frío a lo largo del tiempo, automatizando tu Outreach a escala.

El acceso a las Secuencias de HubSpot está disponible para usuarios con una suscripción a Sales Hub Professional, Service Hub Professional o Enterprise con una bandeja de entrada personal conectada.

Me gusta usar Secuencias para:

• Nutrir un prospecto en frío y prepararlo para una conversación
• Hacer seguimiento post-demo
• Hacer upsell a un cliente existente
• Reactivar un lead antiguo

¡Consulta mis 10 Secuencias favoritas para ejecutar en HubSpot para inspirarte!

Cómo automatizar con Workflows

Los Workflows de HubSpot son una herramienta de automatización que te permite enviar una serie de emails o crear tareas. Espera, ¿es eso diferente de las Secuencias?

Para empezar, los Workflows vienen con Marketing Hub mientras que las Secuencias vienen con Sales Hub. Los Workflows también son mucho más avanzados: puedes activarlos en función del comportamiento del contacto, configurar lógica de ramificación para enrutar contactos a través de tu embudo, e incluso crear acciones personalizadas.

Me gusta usar Workflows para lo siguiente:

• Enviar una serie de contenido educativo a nuevos leads, moviéndolos gradualmente hacia la disposición para una conversación de ventas.
• Guiar a los clientes a través del Onboarding, entregando recursos y guías esenciales.
• Automatizar comunicaciones basadas en las acciones del usuario (por ejemplo, envío de formulario, vista de página) para proporcionar contenido relevante en cada etapa de interacción.

Cómo automatizar con Breeze AI

HubSpot también ofrece una gran cantidad de funciones potenciadas por IA para quitarte trabajo de encima.

El agente de Prospecting de HubSpot es una herramienta de automatización de ventas potenciada por IA integrada en el CRM de HubSpot que puede ayudarte con la investigación, la redacción de mensajes y el envío de mensajes a prospectos. Es parte de la suite Breeze AI, la colección de herramientas de marketing y ventas potenciadas por IA de HubSpot que automatizan tareas y generan contenido. 

Puedes usar el agente de Prospecting para:

• Recopilar información de empresas y contactos de los datos del CRM de HubSpot, fuentes públicas como perfiles de LinkedIn, sitios web de empresas, artículos de noticias y anuncios de financiamiento para construir un panorama completo de cada prospecto.
• Crear mensajes de Outreach personalizados basados en los datos del prospecto, tu perfil de ventas y los puntos de dolor específicos y propuestas de valor que defines.
• Programar y enviar emails de Follow-up automáticamente basados en patrones de engagement, manteniendo el momentum sin requerir intervención manual de tus comerciales.
• Identificar cuándo los prospectos responden y ajustar la secuencia de Outreach en consecuencia, deteniendo los Follow-ups automatizados y señalando la conversación para que un comercial la tome.

Consulta nuestra guía del agente de Prospecting de HubSpot para un recorrido completo.

Cómo reportar tu proceso de ventas en HubSpot

Tienes tu Pipeline, etapas de deal, previsión y canales configurados.

Eso es todo, ¿verdad? Si es así, te estás perdiendo una de las funciones más poderosas de HubSpot: los informes. Hay infinitas formas de reportar tu proceso de ventas en HubSpot (escribí una guía separada sobre mis paneles de informes de ventas favoritos de HubSpot), así que enmarcaré los informes en el contexto de lo siguiente:

• Reuniones diarias
• Revisiones semanales del Pipeline
• Revisiones mensuales del proceso

Reuniones diarias

Revisa estos informes con tus comerciales todos los días para mantenerlos en el camino correcto y responsables. El éxito en ventas requiere movimiento y actividad diaria, así que trabaja con tus comerciales para rastrear lo siguiente:

• Adiciones y movimientos en el Pipeline
• Deals que cierran hoy
• Follow-ups urgentes requeridos

Revisiones semanales del Pipeline

Obtener una respuesta de un prospecto puede sentirse como suerte, pero generalmente depende de hacer avanzar el balón cada semana. Siéntate con tus comerciales en revisiones periódicas del Pipeline para revisar lo siguiente:

• Progresión de deals etapa por etapa
• Deals estancados que requieren atención
• Compromisos de fecha de cierre próximos
• Salud del Pipeline por comercial

Revisiones mensuales/trimestrales del proceso

De vez en cuando, me gusta dar un paso atrás para evaluar si el proceso actual está funcionando. Ya sea que lo hagas mensualmente o trimestralmente, recomiendo hacer una revisión de alto nivel de tu proceso de ventas y profundizar en cosas como:

• Análisis de tasas de conversión por etapa
• Tiempo promedio en cada etapa
• Tendencias de tasa de cierre/pérdida
• Efectividad por fuente de deal

Desafíos comunes a tener en cuenta en HubSpot Sales

Lo sé, esta guía hace que todo parezca tan fácil. No lo será.

No es que HubSpot sea tan difícil de configurar, pero te encontrarás con las siguientes áreas de fricción al construir e implementar tu embudo de ventas:

• Higiene de datos: Tus comerciales son tan efectivos como los datos que tienen a su alcance. Con el tiempo, asegúrate de que los comerciales ingresen datos correctamente y mantengan actualizados los registros de contactos, empresas y deals.
• Adopción por los comerciales: Tus mejores comerciales son buenos en una cosa: vender. Pero no siempre en usar un CRM. Espera resistencia al implementar HubSpot porque los comerciales lo verán como una distracción. Los comerciales inteligentes aprenderán cómo usar el sistema a su favor para mejorar aún más.
• Abrumamiento: HubSpot es una herramienta GRANDE. Hay una tonelada de cosas que puedes hacer en ella, así que si te sientes abrumado, te recomiendo consultar la Academia de HubSpot o nuestros tutoriales de HubSpot en YouTube.

Ten cuidado con estos puntos y te harás un gran favor a ti mismo, a tu equipo y a tu Pipeline.

Domina el Outbound con el HubSpot Outbound Handbook

El éxito en el Outbound tiene menos que ver con una plantilla mágica única, capturar un rayo en una botella, o tener la herramienta de IA definitiva. Tiene más que ver con orquestar mensajes y puntos de contacto.

Identifica tus mejores prospectos, elige tus canales y coordina tus puntos de contacto para captar su atención.

Si realmente quieres llevar tu proceso de ventas en HubSpot al siguiente nivel, descarga el HubSpot Outbound Handbook gratuito, nuestra guía para construir un proceso Outbound escalable y efectivo en HubSpot. En esta guía, cubrimos:

• Los canales a usar
• Cómo captar la atención de tus prospectos
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