HubSpot Sales Funnel Stages: Beispiele & Best Practices

Was ist der Schlüssel zum Erfolg im Sales?

Ist es Charisma? Ein perfekt personalisierter Pitch? Die Augen schließen und so oft wie menschenmöglich auf „Senden“ drücken?

Sales ist am Ende des Tages ein Zahlenspiel: Die Reps, die am meisten wählen, schließen auch am meisten ab. Aber du kannst die Zahlen zu deinen Gunsten kippen – mit einem effektiven und optimierten Sales Prozess. Und wo fängt ein guter Prozess an? Mit gutem Funnel Management.

Wenn dein Team HubSpot nutzt, hast du die passende Funktionalität direkt eingebaut, um jeden Lead von Awareness bis Closed-Won zu tracken. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du den HubSpot Sales Funnel navigierst, um Conversions zu steigern, Deals schneller zu closen und Kundenbeziehungen zu stärken.

Key Takeaways

Wenig Zeit? Hier das tldr:

• Der HubSpot Sales Funnel spiegelt die heutige komplexe Buyer Journey wider und braucht ständige Optimierung.
• Deal Stages in der HubSpot CRM zu customizen ist entscheidend, um Leads zu tracken und Umsatz zu forecasten.
• Regelmäßige Analysen mit HubSpot-Tools schärfen deine Strategie und steigern Customer Value und Close Rates.

Hast du 10 Minuten mehr? Lies weiter und geh mit unseren Beispielen direkt in deinem HubSpot-Portal mit.

Was ist ein Sales Funnel?

Ein Sales Funnel visualisiert die Reise, die Prospects gehen, bevor sie zu Kunden werden. Er umfasst jede Interaktion – vom ersten Touchpoint mit deiner Marke bis zum Abschluss des Deals.

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Jede Stage im Funnel ist entscheidend, um Leads durch den Prozess zu führen, damit Sales Teams verstehen, wo Prospects stehen und was sie brauchen, um in die nächste Stage zu kommen.

Das Konzept ist dir sicher bekannt, aber dir ist vielleicht nicht klar, dass diese Stages in HubSpot an dein Geschäftsmodell angepasst werden können. 

HubSpot bringt Standard-Funnel-Stages mit, mit denen du direkt starten kannst – sie spiegeln die Customer Journey wider:

1. Awareness
2. Consideration
3. Decision

Lies weiter: Wir gehen die Stages im Detail durch und zeigen dir, wie du sie in deinem Sales Prozess nutzt.

HubSpot Sales Funnel Stages: Schritt für Schritt mit Beispielen

Sales ist alles andere als simpel. 

Die Buyer Journey entwickelt sich weiter – weg vom geraden Weg, hin zu einem komplexen, verwinkelten Prozess voller Wendungen. Internet, Social Media und jetzt auch AI sind echte Quantensprünge darin, wie Sales und Marketing sich weiterentwickeln müssen. Mit jeder neuen Entwicklung haben Kunden mehr Kontrolle und recherchieren oft ausgiebig, bevor sie mit Sales Teams in Kontakt treten.

Du kannst trotzdem erfolgreich sein! 

Es geht um Optimierung und darum, auf das zu achten, was funktioniert. Das fängt bei der Buyer Journey an, die wir gerade erwähnt haben:

• Awareness
• Consideration
• Decision

Diese drei Stages kannst du in HubSpot nutzen, um Prospects auf ihrem Weg durch deinen Sales Funnel zu tracken und die Effektivität deines Sales Prozesses zu bewerten.

Awareness: Neue Leads gewinnen

Die Awareness-Stage ist der erste Schritt in deinem Sales Funnel. 

Sie steht für den Moment, in dem deine Leads deine Marke zum ersten Mal entdecken. Wir nennen diese Leads oft „problem-aware, aber nicht solution-aware“ – sie wissen, dass sie ein Problem haben, suchen aber noch nicht aktiv nach einer Lösung. An diesem Punkt kennen sie deine Marke wahrscheinlich nicht, aber mit dem richtigen Nurturing kannst du eine Brücke von ihrem Problem zu deinem Produkt/Service als Lösung bauen. 

In HubSpot entspricht das typischerweise der Erfassung von Subscribern (Kontakte, die erstes Interesse gezeigt haben, z.B. durch das Abonnieren deines Blogs) oder der Anmeldung zu einem Newsletter. Diese Kontakte sind noch nicht sales-ready. Je nach Branche und Sales Cycle kann es dauern, bis sie bereit für direktes, gezieltes Outreach sind.

Trotzdem lohnt es sich, diese Kontakte zu tracken und auf die zu achten, die Interesse an deiner Marke zeigen. Welche besuchen z.B. deine Pricing-Seite, laden mehrere Lead Magnets runter oder öffnen häufig Newsletter? Solche Aktivitäten signalisieren Engagement und Interesse – die Basis für gezieltes und gut getimtes Outreach.

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Basierend auf meiner Erfahrung ist das meine Empfehlung für die Awareness-Stage:

• Bring Kontakte mit Inbound-Marketing-Strategien wie Content Marketing, SEO und Social Media in diese Funnel-Stage, um Interesse zu wecken.

• Stell Lerninhalte bereit – Blogs, E-Books, Guides – um dich als Thought Leader zu positionieren. Das baut Vertrautheit bei deinen Prospects und Vertrauen in deine Marke auf. 
• Nutze Lead Magnets wie kostenlose Tools, Trials oder Quizze, um Kontaktdaten zu sammeln.

Diese Kontakte sind noch nicht sales-ready, aber mit Zeit und Nurturing können sie zu Top-Zielen für dein Team werden. Wie das in HubSpot geht, zeige ich dir als Nächstes.

Consideration: Leads für den Sales nurturen

Sobald neue Kontakte ihre Optionen kennen, wechseln sie von Awareness zu Consideration. 

Das sind Leads, die aktiv Lösungen recherchieren und vergleichen – ideale Kandidaten für personalisiertes Nurturing, um sie für dein Outreach anzuwärmen. 

Leads in dieser Stage werden typischerweise als Marketing Qualified Leads (MQLs) klassifiziert. Sie zeigen bestimmte Kaufaktivitäten wie das Ansehen von Preisen, das Lesen von Case Studies oder das Testen eines Sandbox-Accounts. Welche Consideration-Aktionen das genau sind, hängt von deinem Business ab – deshalb wird Lead Scoring essenziell, damit die richtigen Prospects weitergehen. 

HubSpots eingebautes Lead-Scoring-Feature hilft dir, Leads nach ihrem Engagement mit deinem Content zu priorisieren. So bekommst du eine hyper-gezielte Liste von Prospects, die aktiv mit deiner Marke interagieren und eher offen für dein Outreach sind.

Aus meiner Erfahrung funktioniert das in der Consideration-Stage am besten:

• Nutze E-Mail-Marketing-Kampagnen, um Leads mit gezieltem Content zu nurturen.
• Biete Webinare, Case Studies und detaillierte Produktvergleiche an.
• Setz HubSpots Predictive Lead Scoring ein, um die Qualifizierung zu automatisieren und dich auf Leads mit hohem Potenzial zu fokussieren.

Dein Ziel hier ist nicht der Verkauf, sondern die Hand-Raiser für den nächsten Schritt zu finden: den Abschluss. 

Decision: Prospects zu Kunden machen

Jetzt kommt die Lieblings-Stage jedes Sales Reps: die Decision-Stage.

Hier sind die Leads bereit, direkt mit deinem Sales Team zu sprechen. Sie haben ihre Optionen geprüft und bewerten, ob dein Produkt oder Service das Richtige für sie ist.

HubSpot trackt diese Stage über Sales Qualified Leads (SQLs) und Opportunities – also Leads, die mit deinem Sales Team interagiert und ernsthafte Kaufabsicht gezeigt haben.

Jetzt ist es entscheidend, dass deine Sales Reps Einwände souverän handlen, Deals closen und Leads in Kunden verwandeln können.

Die Decision-Stage ist der Moment, in dem die Magie für dein Sales Team passiert. Aus meiner Erfahrung musst du hier alles daran setzen, es deinen Leads so einfach wie möglich zu machen. Das hat bei mir funktioniert:

• Plane personalisierte Demos, um Bedenken auszuräumen und klare Preise zu teilen.
• Rüste dein Team mit den Tools der HubSpot CRM aus, um alles organisiert zu halten.
• Nutze automatisierte Workflows für pünktliche Follow-ups und Erinnerungen – das hilft wirklich beim Closen.

Jetzt kennst du die verschiedenen Funnel Stages in HubSpot und weißt, wie du sie nutzt. Lies weiter für Tipps, wie du deinen Sales Funnel mit der Zeit optimierst und feinjustierst.

So optimierst du den HubSpot Sales Funnel für dein Team

Die Funnel Stages in HubSpot zu kennen ist eine Sache – der Erfolg deines Teams hängt aber davon ab, deinen Sales Funnel kontinuierlich zu optimieren.

Dafür musst du jeden Schritt deines Sales Funnels customizen und genau tracken, um Bottlenecks und Drop-offs früh zu erkennen und zu beheben. So holst du das Maximum aus jedem Teil deines Funnels raus.

• Deine Deal Pipeline und Stages planen
• Deal-Fortschritt tracken
• Bottlenecks erkennen und beheben

Deal Pipelines und Deal Stages verstehen

Der erste Schritt zum Meistern des HubSpot Sales Funnels ist, deine Deal Pipelines zu customizen.

Deal Pipelines helfen dir, deinen Sales Prozess zu visualisieren, Umsatz zu prognostizieren und Blocker zu identifizieren, die den Fortschritt bremsen.

Erinnerst du dich an die drei Phasen des Funnels von vorhin? Stell dir HubSpot Deal Stages als die Schlüsselschritte vor, die zeigen, wie Leads sich vom kalten Prospect zur heißen Opportunity entwickeln.

HubSpot bietet sieben Standard Deal Stages, jede mit einer zugeordneten Deal-Wahrscheinlichkeit, die die Closing-Chance anzeigt:

1. Appointment scheduled
2. Qualified to buy
3. Presentation scheduled
4. Decision-maker bought in
5. Contract sent
6. Closed won
7. Closed lost

Die Default Stages passen für viele Unternehmen, aber Firmen mit komplexeren Sales-Prozessen müssen Deal Stages evtl. anpassen oder ergänzen. Du kannst auch die Wahrscheinlichkeit pro Stage personalisieren, um dein Revenue Forecasting genauer zu machen.

Für noch mehr Flexibilität können Nutzer von HubSpot Sales Hub Professional oder Enterprise bis zu 50 verschiedene Pipelines erstellen – ideal für die Anpassung an unterschiedliche Produkte, Services oder Kundensegmente.

Deal-Fortschritt tracken und managen

Ein Deal Board einrichten und fertig? Nope. Gewinnende Sales Teams wissen: Das ist erst der Anfang – hier geht die eigentliche Arbeit los!

Wenn deine Deal Pipelines stehen, ist der nächste Schritt, den Fortschritt deiner Leads durch den Funnel zu tracken. Die HubSpot CRM bietet Tools, um Deal-Bewegungen zu überwachen – so erkennst du Bottlenecks oder langsam laufende Deals leichter.

Ein paar wichtige HubSpot-Tools, um den Deal-Fortschritt zu tracken:

• Deal Movement Reports: Diese Reports zeigen, wie lange Leads in jeder Stage bleiben – so erkennen Sales Manager Bereiche, die Aufmerksamkeit brauchen.

• Deal Change History: Mit diesem Feature siehst du den Verlauf jedes Deals, kannst Änderungen nachverfolgen und deine Strategie auf Basis historischer Daten anpassen.

Mit HubSpots eingebauten Tools zur Deal-Progression stellst du sicher, dass dein Sales Prozess effizient, organisiert und auf Erfolg optimiert ist.

Bottlenecks erkennen und Lead-Fortschritt optimieren

Mit diesen zwei Schritten kommst du schon weit. Aber wenn du deinen Sales Funnel nicht kompromisslos trackst und optimierst, wirst du irgendwann ausbremsen – ohne zu wissen, warum. 

Zum Glück macht HubSpot es einfach, den Lead-Fortschritt zu verfolgen und Bottlenecks im Sales Funnel zu identifizieren. Egal ob…

• Leads stecken bei „Qualified to Buy“ fest – ein Zeichen, dass dein Team mehr Ressourcen und effektivere Follow-up-Taktiken braucht.
• Du verlierst viele Prospects bei der Presentation-Stage – ein Signal, dass Demo- und Präsentations-Skills deines Teams besser werden müssen.
• Reps haben täglich stundenlange Leerlaufzeiten bei leerem Kalender – ein Zeichen für fehlende Leads aus dem Marketing oder zu wenig proaktives Outreach deines Teams.

Was auch immer es ist – HubSpot hilft dir, es zu erkennen und zu beheben. Um Bottlenecks in HubSpot zu identifizieren und anzugehen, empfehle ich Folgendes:

1. Lead-Qualität analysieren: Stell sicher, dass dein Team sich auf qualifizierte Leads und Target Accounts konzentriert.
2. Stage-Wahrscheinlichkeiten anpassen: Die Closing-Wahrscheinlichkeit in jeder Deal Stage muss akkurat sein.
3. Follow-up verbessern: Automatisiere Workflows und baue Sequenzen, um pünktliches Follow-up und Engagement mit Leads zu sichern.

Ich habe noch ein paar Tipps, um deinen Sales Prozess in HubSpot auf das nächste Level zu bringen – lies weiter!

So automatisierst du deinen Sales Funnel für maximale Effizienz

HubSpots Automatisierungs-Tools sind wie Raketentreibstoff für einen sauber aufgesetzten Sales Prozess.

Die HubSpot CRM bietet verschiedene Automatisierungs-Tools wie Workflows, die Deals automatisch durch die Pipeline bewegen – basierend auf Lead-Aktivität. Mit HubSpots Automatisierung kannst du z.B.…

• Einen Deal basierend auf Kontaktaktivität in die nächste Stage bringen
• Kontakte und Unternehmen basierend auf Website-Besuchen und Aktivität zu deiner CRM hinzufügen
• Tasks basierend auf Deal-Aktionen konfigurieren

Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Zum Start empfehle ich mindestens diese automatisierten Features in HubSpot, um deinen Sales Prozess zu unterstützen:

• Lead Scoring: Nutze Predictive Lead Scoring, um Leads mit hohem Potenzial automatisch zu priorisieren. HubSpots Scoring-System bewertet Leads anhand von Verhalten und demografischen Faktoren, damit dein Sales Team sich auf die Leads konzentriert, die am ehesten konvertieren.
• Task-Automatisierung: Richte Workflows ein, die Routineaufgaben automatisieren – wie Follow-ups planen, Mails versenden oder Leads an die richtigen Sales Reps zuweisen.

Wenn du tiefer in Workflows einsteigen willst, haben wir einen weiteren Artikel mit 10 Workflow-Beispielen für dein Sales Team. Vollgepackt mit praktischen Ideen, um deinen Prozess zu streamlinen – und eine CRM voller Leads in eine volle Pipeline (und ein glückliches Sales Team) zu verwandeln.

So powerst du deinen Sales Prozess mit Daten und Insights

Ein roter Faden zieht sich durch diesen Artikel: Optimiere deinen Sales Prozess. 

Die besten Sales Teams wissen, wie sie Daten und Insights nutzen, um Blocker zu identifizieren und auf das zu setzen, was funktioniert. Zum Glück macht HubSpot es dir kinderleicht, diese Insights in deiner CRM zu finden.

HubSpots Analytics- und Reporting-Tools sind entscheidend, um deinen Sales Funnel zu schärfen. Sie geben dir einen Gesamtüberblick über deine Pipeline und zeigen, welche Stages performen und welche Optimierungsbedarf haben.

Meine Lieblings-Sales-Metriken in HubSpot:

• Conversion Rates: Analysiere den Anteil der Leads, die erfolgreich von einer Stage zur nächsten kommen.
• Lead Response Times: Miss, wie lange dein Team für das Follow-up in den verschiedenen Stages braucht.
• Revenue Forecasting: Nutze Deal-Stage-Wahrscheinlichkeiten, um zukünftigen Umsatz genauer vorherzusagen.

Wenn du diese Metriken laufend reviewst, bleibt dein Sales Funnel optimiert und dein Team fokussiert sich auf die richtigen Leads zur richtigen Zeit.

So steigerst du den Customer Lifetime Value (CLV) mit Post-Sale-Strategien

Du denkst, Sales endet, wenn der Vertrag unterschrieben ist?

Das ultimative Ziel eines effektiven Sales Funnels ist nicht nur, Deals zu closen – sondern langfristige Beziehungen aufzubauen, die den Customer Lifetime Value (CLV) steigern.

Und auch hier hat HubSpot deinen Rücken! Mit der HubSpot CRM bleibst du nach dem Abschluss mit deinen Kunden in Kontakt – für Cross-Sells, Up-Sells und Renewals.

Meine Lieblings-Post-Sale-Best-Practices:

• Automatisierte Follow-ups: Nutze Workflows, um automatisch Follow-up-Mails oder Zufriedenheits-Umfragen nach dem Closing zu versenden.

• Kundeninteraktionen tracken: Mit der HubSpot CRM trackst du jede Interaktion mit einem Kunden – vom Erstkauf bis zu späteren Touchpoints.
• CLV steigern: Wenn du nach dem ersten Abschluss präsent bleibst und Mehrwert lieferst, steigt die Wahrscheinlichkeit für Folgegeschäft und langfristige Loyalität.

Du hast gelernt, wie du Leads in deiner CRM erkennst, sie von Stage zu Stage bewegst und HubSpots eingebaute Features nutzt, um einen erfolgreichen Sales Prozess zu bauen. Lies weiter für einige meiner Lieblings-Tools, mit denen du HubSpot integrierst und deinen Sales Funnel auf ein neues Level hebst.

Die besten Sales Tools für HubSpot

Klar, HubSpot liefert auch für die anspruchsvollsten Sales Teams ordentlich Power – aber es ist nicht das einzige Tool, das dir zur Verfügung steht.

Ja, HubSpot gibt dir eine voll ausgestattete CRM mit Automatisierung und AI-Features. Aber das sind einige meiner Lieblings-Tools, um unseren Sales Prozess noch weiter zu verbessern:

• Hublead: Hublead ist die Chrome Extension, die wir gebaut haben, um LinkedIn nahtlos mit HubSpot zu integrieren. Du kannst Kontakte direkt aus LinkedIn speichern (und deduplizieren), Messages und InMails synchronisieren und LinkedIn-Aktivität direkt in HubSpot reporten!
• Hublead Enrichment: Wir haben unserem Sales-Toolset ein Enrichment-Produkt hinzugefügt, mit dem du jede HubSpot-Kontaktliste in Sekunden anreichern kannst. Tschüss komplizierte Breeze AI Credits – hallo einfaches, schnelles und verlässliches Anreichern. 
• Clutterless: Clutterless powert ABM-Teams, indem es Echtzeit-Business-Intelligence direkt in die HubSpot CRM liefert – so können Sales und Marketing Target Accounts im richtigen Moment mit relevanten, gut getimten Insights ansprechen. 
• Propensity ABM: Propensity ABM hilft Unternehmen dabei, Target Accounts mit hoher Kaufabsicht über Predictive Data und Automatisierung zu identifizieren, anzusprechen und zu konvertieren.

Schau dir unseren Guide zu den Top ABM Tools für HubSpot an – für weitere Tools, die du in deinem Sales Prozess einsetzen kannst! Und wenn du stark auf LinkedIn prospectst und Kontakte nahtlos importieren, Messages synchronisieren und die Performance deines Teams tracken willst, kannst du Hublead hier kostenlos testen.