HubSpot Lead Status: So nutzt du ihn richtig

Das Problem von zu wenigen Leads kennt jeder. Wenn dein CRM zur Geisterstadt wird, nimmst du jedes Gespräch mit, das du bekommen kannst.

Aber was ist mit dem umgekehrten Problem: Zu viele Leads fließen in dein CRM und du hast keine Möglichkeit, sie zu priorisieren. Schlecht qualifizierte oder unpassende Leads verstopfen deinen Kalender, während gute Opportunities durchs Raster fallen. 

Wenn dir das bekannt vorkommt, brauchst du eine Möglichkeit, Leads in deinem CRM zu priorisieren und zu managen. Und in HubSpot gibt es dafür nichts Besseres als den Lead Status. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du den HubSpot Lead Status in deinem Vertriebsprozess nutzt und anpasst.

Wichtigste Erkenntnisse

Wenig Zeit? Hier die Kurzfassung:

• Sowohl Lead Status als auch Lifecycle Stage helfen dir zu verstehen, wo Kontakte im Sales Funnel stehen.
• Du kannst (und solltest) den Lead Status an deinen Vertriebsprozess anpassen. 
• Automatisierung und Workflow-Tools sind stark für Lead Tracking, besonders wenn du Tools wie Hublead integrierst, die LinkedIn-Informationen und Aktivitäten synchronisieren.

Hast du acht Minuten übrig? Dann lies einfach weiter!

Was ist Lead Status?

Lead Status (wie auch Lifecycle Stage, mehr dazu später) ist eine Eigenschaft in HubSpot, die Sales- und Marketing-Teams hilft, genau zu wissen, wo ein Lead im Sales Funnel steht.

Lead Status und das HubSpot Leads Object ermöglichen deinem Team, Prospects strategisch zu managen und sie von einer Stufe zur nächsten durch den Funnel zu bewegen. Die Kombination aus Lead Status und Leads Object erlaubt dir, Leads skalierbar zu tracken, Conversions zu optimieren und kalte Prospects effizient in heiße Opportunities zu verwandeln.

Durch die Sortierung nach Lead Status kann dein Team sich auf die wichtigsten Opportunities im Funnel konzentrieren, während Leads von Stufe zu Stufe wandern. Das strafft den Lead-Lifecycle und stellt sicher, dass deine Vertriebsarbeit effizient ausgerichtet ist und die wertvollsten Leads priorisiert werden. Besonders nützlich ist das, wenn du eine ABM-Strategie in HubSpot aufbauen willst.

Ich liebe es, Lead Status automatisch über HubSpot-Workflows basierend auf Aktivitäten zu aktualisieren: Deal-Fortschritt, Engagement auf der Website oder sogar Aktivitäten auf LinkedIn (dafür brauchst du allerdings Hublead, um LinkedIn und HubSpot zu verbinden).

Lifecycle Stage vs. Lead Status

HubSpot hat ja schon eine Möglichkeit zu tracken, wo ein Kontakt im Vertriebsprozess steht: die Lifecycle Stage. Ist Lead Status da überhaupt nötig?

Lead Status und Lifecycle Stage arbeiten Hand in Hand: Wenn ein Kontakt in der Lifecycle Stage als MQL (Marketing Qualified Lead) gesetzt ist und sein Lead Status auf Open steht, ist er bereit für die nächste Phase. Wie du später sehen wirst, sind beide für unterschiedliche Zwecke nützlich.

Die Lifecycle Stage deckt die Phasen ab, die ein Käufer vom ersten Touchpoint auf deiner Website bis zum Kunden durchläuft. In HubSpot ist die Lifecycle Stage eine Eigenschaft, die Kontakten automatisch zugewiesen wird, je nachdem, woher sie kommen, und die sich aktualisiert, während sie durch die Buyer Journey wandern. Die Standard-Lifecycle-Stufen in HubSpot sind:

• Subscribers: Kontakte, die dein Unternehmen kennen und sich für Content oder Newsletter angemeldet haben.
• Leads: Kontakte, die messbares Vertriebsinteresse zeigen, über reine Content-Anmeldungen hinaus.
• MQLs (Marketing Qualified Leads): Kontakte, die mit deinen Marketing-Kampagnen interagiert haben.
• SQLs (Sales Qualified Leads): Kontakte, die offen für Follow-ups vom Sales-Team sind und in der Consideration-Phase des Funnels stehen.‍
• Opportunities: Kontakte, die analysiert und nach Lead-Bewertungskriterien als valide Leads eingestuft wurden.‍
• Customers: Kontakte, die Deals mit deinem Unternehmen abgeschlossen haben.‍
• Evangelists: Kunden, die deine Marke aktiv weiterempfehlen.‍
• Other: Klassifizierung für Kontakte, die in keine Standard-Lifecycle-Stufe passen.

Mehr Infos findest du in unserem Leitfaden zu HubSpot Lifecycle Stages. Lifecycle Stage ist besonders für Marketer nützlich. Lies weiter, um zu sehen, wie Sales-Teams Lead Status im Prospecting einsetzen können.

Welche HubSpot Lead Status Stufen gibt es?

Erinnerst du dich an die Standard-Lifecycle-Stufen oben? Hier sind die Standard-Lead-Status-Werte in HubSpot:

• New
• Open
• In Progress
• Attempted to Contact
• Connected
• Open Deal
• Unqualified
• Bad Timing

Ich gehe jetzt jede Stufe mit dir durch.

New

„New“-Leads sind Prospects, die in den Sales Funnel eingetreten sind, aber noch nicht vom Sales-Team kontaktiert wurden. Sie können manuell vom Sales-Team eingetragen, aus LinkedIn importiert oder kürzlich über ein Formular auf deiner Website konvertiert worden sein. Egal wie sie ins CRM gekommen sind: „New“-Leads sind frische Opportunities zum Nurturing.

Open

Sobald Leads als passend erkannt wurden, können sie von „New“ auf „Open“ verschoben werden. Diese Leads wurden vielleicht noch nicht angesprochen, sind aber ideale Ziele, um eine Outreach-Strategie zu entwickeln.

In Progress

Der Lead Status „In Progress“ markiert Leads, die aktiv von Sales Reps bearbeitet werden. Hier hast du dein Zielbild definiert und startest deine Outreach-Kampagne. Es lohnt sich, diese Leads in Sequenzen einzuschreiben oder Outbound-Kanäle wie Telefon, E-Mail und LinkedIn zu kombinieren. 

Attempted to Contact

Egal ob du schon eine Antwort hast oder nicht: „In Progress“-Leads wandern zu „Attempted to Contact“, sobald du mit dem Outreach begonnen hast – bis zu dem Moment, in dem der Lead reagiert. Diese Leads sind gute Kandidaten für Follow-ups und für eine neue Strategie, falls sie weiterhin nicht reagieren.

Connected

Das wird wahrscheinlich dein zweitliebster Lead Status: „Connected“. Diese Leads haben auf dein Outreach reagiert. Ein entscheidender Punkt, an dem Leads bereit sind, mit deinem Team zu sprechen und weiter in den Funnel zu einer echten Opportunity zu wandern.

Open Deal

Leads mit dem Status „Open Deal“ sind aus „Connected“ weitergezogen und befinden sich in aktiven Verhandlungen oder prüfen ein Angebot. Leads in einem offenen Deal sind deine Top-Prioritäten und heiße Kandidaten für die „Closed Won“-Spalte. 

Unqualified

Wenn Leads durch deinen Sales Funnel wandern, solltest du sie entweder qualifizieren und priorisieren oder disqualifizieren und aus deiner Lead-Liste entfernen. Disqualifizierte Leads kannst du als „Unqualified“ markieren, weil sie nicht zu deinem aktuellen Angebot passen. Ein wichtiger Status – du hast nur begrenzt Zeit pro Tag und musst die passendsten Leads priorisieren. Ich empfehle, Leads frühzeitig zu disqualifizieren, um keine Zeit zu verschwenden.

Bad Timing

Einige Leads fallen zwangsläufig aus externen Gründen raus, die nichts mit deinem Team zu tun haben. Diese Leads kannst du unter „Bad Timing“ einordnen und für spätere Opportunities nurturen. So bleiben sie mit deinem Team in Kontakt und können in Zukunft zu neuen Opportunities werden.

So nutzt du Lead Status in deinem Vertriebsprozess

Die Grundidee dürftest du jetzt haben: Lead Status hilft dir, schnell zu erkennen, wo Leads in deinem Sales Funnel stehen. Aber es steckt noch mehr drin. So nutze ich Lead Status bei Hublead:

• Passende Leads priorisieren
• Den Vertriebsprozess automatisieren
• Datenbasierte Entscheidungen treffen
• Den Sales-Prozess reporten

Priorisiere deine passendsten Leads

Der mit Abstand beste Weg, Lead Status zu nutzen, ist die Priorisierung von Leads und ihre Bewegung durch deinen Vertriebsprozess. Sales ist schnelllebig, also ist es entscheidend, zu wissen, welche Leads du zuerst angehst und welche mehr Nurturing brauchen. 

Leads nach Lead Status zu segmentieren und zu priorisieren erlaubt dir:

• Sofort Leads mit hohem Potenzial zu erkennen und sicherzustellen, dass dein Team sich auf die Kontakte konzentriert, die am ehesten konvertieren.
• Das Risiko zu reduzieren, Opportunities zu verlieren, weil Follow-ups oder Übersicht fehlen.
• Einen strukturierten Sales-Ansatz aufzubauen, bei dem kein Lead vergessen oder übersehen wird.

Dein Sales-Team kann außerdem in Sekunden HubSpot-Views erstellen, um Leads besser zu verfolgen:

Automatisiere den Lead-Fortschritt mit Workflows

In meinem HubSpot-Setup liebe ich es, Workflows zu bauen, die den Lead Status automatisch basierend auf bestimmten Bedingungen aktualisieren.

Diese Workflows sorgen dafür, dass alle Lead-Status-Werte konsistent und aussagekräftig bleiben. Ich habe ein kurzes Tutorial zusammengestellt, das dir genau zeigt, wie du solche Workflows in HubSpot erstellst, inklusive mehrerer Beispiele, die ich selbst in meinem HubSpot CRM nutze. Lies dazu meinen Artikel zum Erstellen von HubSpot-Workflows.

Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Workflow zu bauen, der das Feld Lead Status aktualisiert:

1. Gehe zu Workflows: Navigiere im HubSpot-Dashboard zu „Automation“ und dann zu „Workflows“.
2. Neuen Workflow erstellen: Klicke auf „Create workflow“ und wähle „Contact-based“ als Workflow-Typ.
3. Trigger setzen: Wähle den Trigger „Contact property“ und dann „Lead Status“. Setze die Bedingung auf „is equal to“ und wähle „New“.
4. Aktion hinzufügen: Wenn der Trigger steht, füge eine Aktion hinzu: „Set a contact property value“. Wähle eine Datumseigenschaft (eventuell musst du eine eigene Datumseigenschaft erstellen, z. B. „Date Lead Set to New“) und setze sie auf das aktuelle Datum.‍
5. Workflow aktivieren: Wenn alles eingerichtet ist, schalte den Workflow scharf. Jetzt wird jedes Mal, wenn ein Lead-Status auf „New“ gesetzt wird, das Datum in der gewählten Eigenschaft erfasst.

Triff datenbasierte Entscheidungen

Wozu ein CRM, wenn es dir nicht hilft, smarter statt härter zu arbeiten? 

Lead Status hilft dir, klügere Entscheidungen zu treffen, indem du trackst, wie Leads durch deinen Sales Funnel wandern. So erkennst du Probleme und Engpässe schnell und kannst sie beheben, damit nichts ins Stocken gerät.  

Um darin besser zu werden, schau in unseren Leitfaden zum Reporting und Analytics in HubSpot (mehr zu Reports gleich). Du kannst auch lernen, wie du Leads in HubSpot effektiv scorst. So bleiben Sales und Marketing aligned und fokussieren sich zur richtigen Zeit auf die richtigen potenziellen Kunden.

Reporte deinen Vertriebsprozess (und optimiere ihn)

Ich liebe HubSpot für seine Reporting-Funktionen. Da passiert der „Aha-Moment“: Wenn alle Daten und Aktivitäten zusammenkommen und du sehen kannst, was funktioniert und was du verbessern musst. 

Mit Lead Status kannst du in HubSpot folgende Reports bauen:

• Die Anzahl der Kontakte in jeder Stufe
• Wie viele neue Opportunities pro Monat entstehen
• Die Rate an Prospects, die disqualifiziert werden oder abspringen
• Aktivitäten auf offenen Opportunities pro Rep 

Mit den HubSpot-Reports bekommst du ein umfassendes Bild, wie Leads durch deinen Sales Funnel wandern.

Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung für einen Lead-Status-Report:

1. Zu Reports gehen: Navigiere im HubSpot-Dashboard zu „Reports“ und dann zu „Reports Home“.
2. Neuen Report erstellen: Klicke auf „Create custom report“ und wähle „Company-based“.
3. Kriterien setzen: Filtere die Unternehmen nach der Eigenschaft „Lead Status“ und setze sie auf „New“.
4. Zeitraum wählen: Für Insights in einer bestimmten Periode setze den Zeitraum basierend auf der eigenen Datumseigenschaft, die du erstellt hast („Date Lead Set to New“).
5. Daten visualisieren: Wähle eine Visualisierung, z. B. ein Balken- oder Liniendiagramm, um die Anzahl der Unternehmen darzustellen, die im Zeitverlauf in die Stufe „New“ eintreten.

Falls du nicht weißt, wie man einen Report erstellt, schau es dir in meinem Video unten an:

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So passt du Lead Status an, um dein Outbound Prospecting zu verbessern

Die Standard-Lead-Status-Werte sind völlig in Ordnung. Mit neuen Werten kannst du dein Outbound-Leben aber auf ein neues Level bringen:

1. Initial Contact: Setze diesen Status, wenn du LinkedIn-Kontakte zu HubSpot importierst und sie zu deinem Netzwerk hinzufügst.
2. Engaged: Für Leads, die erstes Interesse gezeigt oder auf ein Outreach per E-Mail oder LinkedIn-Nachricht reagiert haben (vergiss nicht, die HubSpot Chrome-Extensions zu nutzen, um E-Mails zu importieren und LinkedIn-Nachrichten zu HubSpot zu synchronisieren).
3. Follow-up Required: Setze diesen Status für Leads, die kontaktiert wurden, aber mehr Nurturing brauchen, um im Vertriebsprozess weiterzukommen.
4. Meeting Scheduled: Setze diesen Status, wenn ein Lead einem Gespräch oder einer Präsentation zugestimmt hat.

Diese neuen Stufen geben dir eine noch feinere Steuerung deines Outbound-Prozesses. So arbeiten BDRs schnell beim Generieren von Leads, SDRs bewegen sich schneller beim Qualifizieren und Abschließen, und deine Manager haben bessere Sichtbarkeit in ihre Teams. So passt du den HubSpot Lead Status an:

1. Klicke auf das Settings-Icon in deinem HubSpot-Account.
2. Gehe zu „Properties“ > „Contact properties“.
3. Finde und klicke „Lead status“.
4. Ergänze oder ändere in „Radio select options“ die Status.
5. Berücksichtige deine Outreach-Schritte und den Punkt, an dem Leads disqualifiziert werden.
6. Speichere deine Änderungen.

Bringe deine Outbound Strategie in HubSpot mit dem Outbound Playbook auf das nächste Level

Mit dem HubSpot Lead Status kann dein Team Leads effizient managen, von der Erstellung bis zum Closed Won. 

Lead-Priorisierung ist aber nur ein Teil eines wirksamen Vertriebsprozesses. Damit du einen skalierbaren Sales-Prozess in HubSpot aufbaust, haben wir das HubSpot Outbound Handbook geschrieben. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du in HubSpot besser prospectst und dein CRM gleichzeitig aktuell und sauber hältst.

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